В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока. Вот некоторые конкретные способы совершенствования информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.
Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности винформации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных.
Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.
Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действийруководителя по совершенствованию обмена информацией.
Системы обратной связи. В той же мере, в какой обратная связь может способствоватьсовершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать исистемы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляютчасть системы контрольно-управленческой информационной системы ворганизации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людейиз одной части организации в другую с целью обсуждения определенныхвопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такиеопросы можно проводить с целью получения информации от руководителей ирабочих буквально по сотням вопросов.
Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации.
Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям.
Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные
бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.
Современная информационная технология. Последние достижения в области информационной технологии могутспособствовать совершенствованию обмена информацией в организациях.
Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.
Коммуникативная сеть руководителя.
Поток информации в организованной социальной системе является существенным элементом ее эффективного функционирования. Значительную часть задачи по управлению любой организацией составляет создание коммуникативной сети и гарантия обеспечения поступления правильной информации нужным людям в нужное время. Необходимо разработать такую коммуникативную сеть, чтобы в ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и прежний опыт.
Заключение
В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией друг с другом.
И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни.
Знание и умение правильно использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает приблизиться к решению основной задачи менеджмента - получению прибыли.
Между организацией и ее окружением, между выше и нижерасположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы.
Этапы процесса - разработка идеи, кодирование и выбор канала, декодирование (расшифровка) сообщения. Возможное искажение в значении послания связано с наличием впроцессе коммуникации шума. Обратная связь позволяет обеим сторонам коммуникационного процесса подавлять шум, т. е. то, что искажает смысл предаваемого сигнала, сообщения. Обратная связь - это реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает преодолеть шум.
Различия в восприятии распространенной преградой на пути обмена информацией, поскольку люди реагируют только на то, что воспринимают. Если у них разные системы ценностей и предпочтений, они, скорее всего, будут воспринимать и интерпретировать информацию по-разному.
Руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия - семантики и восприятия, - представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.
Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулирую информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материал информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.
Список литературы
1.Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. М., 1995г.
2.Герчикова И.Н. Менеджмент. М.: «Юнити.» -2002г.
3.Красовский Ю.Д. Организационное поведение, М.: «Юнити», 1999г.
4.Лафта Дж. К.Менеджмент: учеб. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: «ТК Вслби», 2005г.
5.Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. -
М.: «Дело», 1999г.