Комплекс программ «АСУ» предназначен для выполнения следующих основных задач:
– расчеты, зависящие от табеля рабочего времени, а именно повременная оплата труда, доплаты (за вредность, совмещение профессий, пересменку и прочее), переработки, ночные, вечерние, компенсация питания, расчет всех видов премий;
– расчеты листков нетрудоспособности;
– расчеты отпусков (донорские, компенсаций и прочих выплат, рассчитываемых по среднему заработку);
– расчет налога с дохода физических лиц;
– расчет различного вида удержаний из заработной платы (алименты, выплата ссуд, перечисления в сберкассу, оплата коммунальных услуг и прочее).
Комплекс включает в себя полный перечень выходных форм, требуемых бухгалтеру для отчетности и формирования отчислений, а именно:
– расчетные листки работников;
– платежные ведомости;
– справки о доходах работников на расчетный период с начала года;
– контрольный свод по всем видам начислений (с контрольной суммой для проверки отчислений в различные фонды);
– свод по категориям работников и видам оплат;
– свод по фондам в разрезе категорий работников и категорий персонала;
– ведомость распределения заработной платы, включающую в себя суммы отчислений в фонды;
– ведомости для перечисления сумм удержаний из заработной платы работников;
– платежные поручения по всем видам отчислений в фонды;
В результате ежемесячного расчета заработной платы формируется и накапливается информация в файлах базы данных. Используя эту информацию, имеется возможность заполнения реестра сведений о доходах физических лиц, а также передачи информации в комплекс программ для пенсионного фонда «Персонифицированный учет».
Результатом полного расчета заработной платы является определение двух сумм – суммы начислений и суммы удержаний по каждому работнику. В сумму начислений за данный период входят:
– повременная оплата;
– премии, доплаты;
– суммы по листам временной нетрудоспособности;
– отпускные;
– другие;
В «Итого удержано» за данный расчетный период входят:
– удержания (погашение ссуды, алименты и т.п.);
– профсоюзные взносы;
– налог на доходы физических лиц.
Сумма, выдаваемая работнику на руки, составляет разницу между суммами начислений и удержаний.
Расчет заработной платы по всем работникам текущего списка производится после выбора из меню пункта «Расчет». Перед этим должна быть проведена настройка параметров, премий, доплат, проведен расчет больничных и отпускных.
Постоянные удержания производятся на основе следующих видов документов, поступающих в бухгалтерию:
– исполнительные листы;
– поручений – обязательств по кредиту;
– заявления на перечисление квартплаты и другие.
При автоматизированной системе первичные документы учитываются в хронологическом порядке в журнале хозяйственных операций.
Все первичные документы, поступающие в расчетный отдел, дублируются отделом кадров и плановым отделом.
Таким образом, программа «АСУ» соответствует всем требованиям современного учета. Единственный недостаток заключается в том, что расчетный отдел, отдел кадров и плановый отдел не объединены в единую компьютерную сеть, то есть локально-вычислительной сетью. Это бы способствовало более высокому уровню контроля, так как в настоящее время контроль осуществляется только на бумажных носителях.
То, что начисление заработной платы ведется в другой программе, затрудняет работу других бухгалтеров. Например, кассиру для составления авансовых отчетов необходим справочник «Сотрудники». Так как справочник «Сотрудники» находится в другой программе, был сформирован еще один справочник в программе «1С». Это требует дополнительных затрат времени бухгалтера. Сведения о поступлении и увольнении работников вносятся дважды – в программу «АСУ» и в «1С».
Таким образом, внесение некоторых первичных документов, сведений приходится дублировать, что увеличивает трудозатраты работников бухгалтерии. Предлагается вести расчет заработной платы в комплексе «1С: – Предприятие 7.7» в типовой конфигурации «Зарплата + Кадры».
В данной конфигурации, как уже было отмечено, имеется справочник «Сотрудники», который предназначен для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы. Данный справочник содержит приказ о приеме на работу, приказ о кадровых изменениях, приказ об изменениях окладов, приказ об увольнении. Справочнику «Сотрудники» починены такие справочники, как «Кадровые данные», «Налоговые вычеты», «Трудовая деятельность», «Образование» и т.д.
Конфигурация позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.
Таким образом, справочник «Сотрудники» в «1С» содержит больше информации, чем аналогичный справочник в специальной программе.
Для автоматического начисления заработной платы предусмотрен документ «Начисление заработной платы». Расчетные и платежные ведомости формируются автоматически. При начислении заработной платы в «1С:» сразу же проставляется корреспонденция счетов затрат, которые заранее выбраны из плана счетов. Таким образом, это облегчит работу бухгалтера, учитывающего себестоимость услуг и работ, так как журнал хозяйственных операций будет формироваться с учетом сумм начисленной заработной платы и страховых взносов, а не заноситься из другой программы вручную.
Так как расчет заработной платы будет выполняться в программе «1С», это позволит получать необходимую информацию другим пользователям прямо из базы данных, а не на бумажных носителях. Таким образом, видны значительные преимущества применения программы «1С» при расчете заработной платы.
Программа позволяет выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Поскольку машина может увязывать исполнение документов с определенными сотрудниками, а также фиксировать случаи задержки документов, программу контроля можно использовать при материальном стимулировании и поощрении работников.
После внедрения комплексной автоматизации бухгалтерского учета, будут автоматизироваться все участки учета. Учет на всех рабочих местах будет осуществляется с использованием одного программного продукта, установленного в локальной компьютерной сети. Данные, веденные на одном участке, записываются в единую базу данных. Подобная технология автоматизации позволяет избежать двойного ввода одних и тех же данных.
Учет расчетов по заработной плате в настоящее время ведут два бухгалтера. Применение программы «1С» позволит высвободить одного работника. Перевод данных из одной программы в другую потребует дополнительных затрат, однако организация в итоге получит экономию. Рассчитаем экономию от перевода расчетов по заработной плате.
Таблица 4 – Расчет экономического эффекта
| Показатели | Сумма, руб. |
| Расходы | |
| Перенос данных из программы «Расчет заработной платы» в «1С» | 3600 |
| Обучение бухгалтера расчетного стола программе «1С» | 3900 |
| Итого | 7500 |
| Доходы | |
| Экономия фонда заработной платы работника бухгалтерии в год | 128724 |
| Освобождение одного рабочего места (стол, стул, другое) | 4500 |
| Итого | 133224 |
| Экономический эффект | 125724,0 |
Таким образом, перевод расчетов оплаты труда в «1С:» сэкономит 125724 руб. Кроме того, значительно снизятся трудозатраты и затраты времени работников бухгалтерии.
Так как начисление заработной платы ведется в отдельной программе, контроль становится более необходимым, так как обороты по счету 70 формируются отдельно, а при переносе в программу «1С» при неправильном начислении зарплаты могут быть искажены другие участки работы бухгалтеров.
Для совершенствования организации заработной платы необходимо:
– обеспечить прямую связь оплаты труда с его количеством и качеством, конечными производственными результатами;
– связать материальное стимулирование с увеличением объемов продаж;
– повысить ответственность работников за производственные упущения, нарушения трудовой дисциплины.
Эффективность труда зависит от правильно организованной заработной платы, которая является основным источником доходов трудящихся.
Рост и совершенствование заработной платы должны происходить лишь в пределах средств, заработанных коллективом. Рост средней зарплаты не должен опережать рост производительности труда.
Изыскания на предприятии возможностей для повышения зарплаты требует мобилизации всех технических, организационно-экономических и социальных факторов повышения эффективности производства, всестороннего совершенствования организации оплаты труда.
Источниками указанных средств являются:
– экономия фонда заработной платы, полученная за счет осуществления дополнительных мероприятий по повышению производительности труда, снижению трудоемкости, уменьшению численности персонала, сокращению потерь рабочего времени, увеличению объема продукции;
– экономия фонда зарплаты, достигнутая в результате проведения мероприятий по совершенствованию организации заработной платы (пересмотра норм трудовых затрат и расценок, премиальных выплат, надбавок и доплат).
Одним из важнейших участков деятельности бухгалтерии любого предприятия, как в России, так и за рубежом, является учет заработной платы работников предприятия. Учет труда и заработной платы является одним из наиболее трудоемких и ответственных участков работы бухгалтера. Он по праву занимает одно из центральных мест во всей системе учета на предприятии.