Учет хозяйственных расходов
К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д. При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету контрольно-кассовый и товарный чеки. В случае оплаты текущего ремонта к авансовому отчету следует приложить, кроме ККЧ, акт выполненных работ.
В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке" работник учреждения, которому выданы денежные средства под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке, то есть такой предел должен быть не более 60 тыс. руб.
Согласно п. 160 Инструкции N 70 учет выданных денежных средств на хозяйственные расходы ведется в соответствии с КОСГУ на счетах 0 208 12 000, 0 208 13 000, 0 208 14 000.
Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации <5> хозяйственные расходы оплачиваются по следующим подстатьям ЭКР:
310 "Увеличение стоимости основных средств"
320 "Увеличение стоимости нематериальных активов"
340 "Увеличение стоимости материальных запасов"
--------------------------------
<5> Приказ Минфина России от 10.12.2004 N 114н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ".
Рассмотрим стандартную ситуацию по использованию денежных средств, выданных на хозяйственные расходы.
Пример 1. Михайлов И.И. получил под отчет аванс на приобретение запасных частей к автотранспорту в сумме 5000 руб. Запчасти приобретены на общую сумму 3500 руб. Остаток денег в сумме 1500 руб. возвращен в кассу учреждения.
Денежные средства поступили в кассу бюджетного учреждения из банка с лицевого счета внебюджетных средств на общую сумму 5000 руб. по подстатье 340 "Увеличение стоимости прочих материальных активов".
В учете будут сделаны следующие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Выдан из кассы для приобретения запасных частей аванс | 2 208 14 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов | 2 201 04 610 Выдача из кассы | 5000 |
| Приобретены запасные части | 2 105 05 340 Увеличение стоимости прочих материальных запасов | 2 208 14 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов | 3500 |
| Возвращен в кассу учреждения остаток неизрасходованного аванса | 2 201 04 510 Поступления в кассу | 2 208 14 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов | 1500 |
Учет подотчетных сумм на иные расходы
Из кассы денежные средства выдаются под отчет не только на хозяйственные расходы и командировки, но и на другие цели, а именно: на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и др.
Приведем пример учета расчетов по авансам, выданным на иные расходы.
Пример 2. Михайлову И.И. выданы под отчет для оплаты услуг связи 500 руб. Оплачено согласно авансовому отчету услуги связи в сумме 500 руб.
Операции по этим видам расходов оформляются в том же порядке, что и операции по командировочным и хозяйственным расходам.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Выдано из кассы для оплаты услуг связи | 0 208 02 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи | 0 201 04 610 Выдано из кассы | 500 |
| Оплачены услуги связи | 0 401 01 221 Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи | 0 208 02 660 Уменьшение дебиторской задолженности по оплате услуг связи | 500 |