фискального чека.
Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию дохода подотчетного лица, который облагается подоходным, социальным налогом и отчислением в пенсионный фонд.
В случае, если вся сумма расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный бухгалтером авансовый отчет. Остаток неиспользованных средств вносится сотрудником в кассу, а в случае перерасхода из кассы предприятия подотчетному лицу выдаются излишне потраченные суммы.
Согласно авансовому отчету приобретенные материальные ценности числятся за отчитавшимся лицом. Материально-ответственное лицо должно не только отчитаться об использовании денежных средств на приобретение тех или иных ценностей, но и передать их на склад организации. Передача на склад происходит по внутренней накладной или приходному ордеру. После того, как все документы проверены бухгалтером и в авансовых отчетах на оборотной стороне проставлены счета, корреспондирующие со счетом 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам», обобщенные обороты по счетам операции, отраженные в авансовом отчете, подлежат отражению на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
Регулярно бухгалтер компании должен производить анализ дебиторской задолженности компании (инвентаризацию счетов) (Таблица 1).
Таблица 1 – Типовая таблица для инвентаризации счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам» на 1 апреля 2008 г.
| Фамилия, имя, отчество | Дата возникновения задолженности | Дебет | Кредит | Дата закрытия задолженности |
| Захаров Н.П. | 29.03.08 | 7210 | 1251 | 01.04.08 |
| Иванов Н.П. | 31.03.08 | 1251 | 1010 |
Инвентаризация расчетов (подтверждение, сверка задолженности) в обязательном порядке производится к составлению финансовой отчетности. Несвоевременно погашенная задолженность влечет к ухудшению финансового состояния компании.
При приобретении каких-либо материальных ценностей их необходимо сначала оприходовать, т.е. показать в учете, что они поступили на склад предприятия, а затем составить акт об их использовании и списать со склада на расходы компании. Поэтому приобретаемые подотчетным лицом канцтовары в случае их сдачи на склад следует отразить на счете 1350 «Прочие запасы». Однако в том случае, когда канцтовары на склад не сдаются, а используются сразу после приобретения, например, в ходе командировки, то их можно списать на расходы на счет 7210 «Административные расходы».
Все суммы выделенного НДС по полученным от поставщиков счетам-фактурам, билетам, квитанциям отражают на счете 1420 «Налог на добавленную стоимость». Бухгалтер проставляет корреспондирующие счета, проверяя все приложенные первичные документы.
В таблице 2 приведена корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.
Таблица 2 – Фрагмент журнала хозяйственных операций ТОО «Тантал-Б» - за январь-февраль 2008 года
| № п/п | дата | Документ | Дебет | Кредит | Сумма | Содержаниехозяйственнойоперации | Аналитика | |
| Дебет | Кредит | |||||||
| 1 | 05.01 | РКО № 1 | 1251 | 1030 | 7 000,00 | Выдано на хоз. расходы | Исаев С.А. | |
| 2 | 08.01 | Авансовый отчет № 1 | 1350 | 1251 | 6 585,00 | Приобретены запчасти | Запчасти | Исаев С.А. |
| 3 | 08.01 | ПКО № 2 | 1030 | 1251 | 415,00 | Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету № 1 | Исаев С.А. | |
| 4 | 17.01 | РКО № 2 | 1251 | 1030 | 15 000,00 | Выдано на хоз. расходы | Исаев С.А. | |
| 5 | 20.01 | Авансовый отчет № 2 | 1311 | 1251 | 13 043,00 | Приобретены материалы | Электроматериалы | Исаев С.А. |
| 6 | 20.01 | Авансовый отчет № 2 | 1420 | 1251 | 1 957,00 | НДС в зачет | Исаев С.А. | |
| 7 | 21.01 | РКО № 3 | 1251 | 1030 | 130 000 | Выдано в подотчет для оплаты счетов | Исаев С.А. | |
Таким образом, рассмотрели документальное оформление и учет расчётов с подотчётными лицами по хозяйственным операциям в ТОО «Тантал-Б».
Командировкой считается поездка работника предприятия в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором.
Основанием для направления в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем ТОО «Тантал-Б». Приказ должен содержать указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки. Копии приказов по командировкам и обосновывающие документы находятся в отдельной папке.
В приказе возможно прямое указание для бухгалтерии произвести расчет суммы командировочных расходов. Приказ может быть оформлен в таком виде (Приложение 2)
Помимо Трудового Кодекса Республики Казахстан для правильного учета подотчетных сумм, выдаваемых на командировочные расходы и другие цели, а также для составления учетной политики по этим вопросам бухгалтерия предприятия ТОО «Тантал-Б» основывается на следующих нормативных документах:
Налоговый кодекс РК от 01.01.2008 "О налогах и других обязательных платежах в бюджет";
Закон РК от 28.07.2007 года №234-III "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности";
Постановление правительства РК от 22.09.2000 N 1428 "об утверждении правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов парламента РК" (ред. от 28.07.2005);
Постановление правительства РК от 24.12.2001 N 1677,"об утверждении норм представительских расходов и суточных выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода" (ред. от 14.03.2005);
Правила о служебных командировках в пределах РК работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента РК являются действующим документом, которым руководствуются не только государственные, но и частные компании, т.к. в нем описаны основные принципы оформления и ведения учета.
На основании приказа в бухгалтерии ТОО «Тантал-Б» составляется предварительная калькуляция на командировочные расходы. При составлении калькуляции бухгалтер должен учесть стоимость билетов туда и обратно, стоимость проживания в гостинице во время нахождения в другом городе, размер суточных за весь период командировки.
Согласно ст.93 Налогового Кодекса Республики Казахстан от 01.01.2008 года, к компенсациям при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся:
1. Фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь.
2. Фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь.
3. Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке, в размере не более трех месячных показателей в сутки в пределах Республики Казахстан.
4. Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке за пределами РК, в пределах норм, установленных Правительством РК.
Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командированным лицам, на оплату проезда (туда и обратно), суточных расходов и расходов по найму помещения, рассчитанных согласно сроку командировки.
Размер суточных может устанавливаться руководителем компании в виде соответствующего приказа, но, как правило, их величина соответствует тому размеру, который в соответствии с Налоговым кодексом разрешается относить на вычеты. В 2008 году в соответствии со ст. 93 Налогового кодекса на вычеты можно относить суточные в размере, не превышающем, 3 МРП, т.е. не более 3504 тенге (1 168 х 3).
Руководитель и главный бухгалтер ТОО «Тантал-Б» в своих расчетах руководствуются постановлением Правительства РК от 22.09.2000 г. № 1428 или обосновать производственной необходимостью превышение норм. Рассчитанная бухгалтером сумма всех предполагаемых расходов по командировке утверждается руководителем (Приложение 3).
Утвержденная руководителем ТОО «Тантал-Б» смета подшивается к расходному ордеру, по которому сотруднику, направляющемуся в командировку, выдают рассчитанную сумму командировочных расходов. При этом составляется расходный кассовый ордер (РКО) (Приложение 4).
На основании приказа командированному работнику перед началом командировки выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем. При этом заполняется вся лицевая сторона командировочного удостоверения, а на оборотной стороне делается отметка о выбытии сотрудника из организации в командировку. Датой выбытия считается дата начала командировки, указанная в приказе, на которую должен быть приобретен билет, по которому сотрудник выезжает в город командировки.
Командированный сотрудник должен сделать на второй стороне командировочного удостоверения отметку о прибытии в командируемый город в той организации, в которую он направлен, а также отметку о выбытии из этого города. Именно по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения определяется фактическое время пребывания в местах командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дате прибытия и дате выбытия делаются в каждом из них, а также отметка о возвращении в свою организацию.