Приказы по личному составу хранятся 75 лет в архиве предприятия или организации. Образец приказа по личному составу составлен в Приложении Б.
- трудовая книжка
Основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный стаж работы.
Трудовые книжки на работников ведутся на предприятии независимо от формы собственности. В них содержатся следующие сведения о работнике:
- фамилия, имя, отчество – полностью, без сокращений;
- дата рождения (число, месяц, год);
- образование (указывается на основании дипломов, справок, сертификатов);
- профессия, специальность;
- сведения о работе: приеме, переводе, увольнении;
-сведения о награждении и поощрении;
-сведения об открытиях и изобретениях, на которые выданы авторские свидетельства.
Взыскания в трудовую книжку не вносятся. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она впервые была заполнена. Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки его наименования. Все записи производятся в точном соответствии с приказами о приеме, переводе или увольнении. Если возникает необходимость внести исправления, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ[6]. Образец трудовой книжки см Приложение В.
- личная карточка
Основной документ по учету персонала предприятия, который заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.
Личная карточка заполняется в одном экземпляре рукописным или машинописным способом секретарем-референтом или лицом, ответственным за работу с персоналом. Форма Т-2 может заполняться с помощью компьютера, куда предварительно вводятся данные о сотрудниках. Основанием для записи в личной карточке служат паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д. в обязательном порядке ставится дата заполнения карточки и личная подпись сотрудника.
Личная карточка заполняется после подписания приказа о приеме на работу.
Образец личной карточки формы Т-2 см. Приложение Г.
- характеристика
Официальный документ кадровой документации, который выдаёт администрация, учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст подписи; печать. Подписывает характеристику, как правило, руководитель предприятия. Образец характеристики представлен в Приложении Д.
- автобиография
Автобиография (греч. autos – сам, bios – жизнь, grapho – пишу), форма биографии, где главным героем является автор.
Цель автобиографии – представить жизнь (или какую-то ее часть) как некое целое, когда описываемые события отделены от настоящего неким временным промежутком и автор может отнестись к ним более или менее беспристрастно, а сами события успели приобрести в его глазах большую или меньшую осмысленность (Приложение Е).
- трудовой контракт – документ, фиксирующий соглашения между работником и организацией, в соответствии с которым он обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а организация обязуется обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, и выплачивать заработную плату.
В трудовом договоре указываются:
- место работы (с указанием структурного подразделения);
-дата начала работы;
-наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
-права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
-характеристика условий труда, компенсаций и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и(или) опасных условиях;
- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об исполнении; о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной); об обязанности работника отработать после обучения, а также иные условия.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Один экземпляр контракта храниться на предприятии, другой – у работника. Условия договора могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме[7].
Состав документов, оформляемых при приеме на работу указан в Приложении Ж.
1.3 Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров
К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание (Приложение З), правила трудового распорядка, должностные инструкции (Приложение И), квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.
Структура и штатная численность персонала оформляются документом за подписью заместителя руководителя организации или руководителя
структурного подразделения, необходимыми визами, утверждаются первым лицом и содержат перечень наименований структурных подразделений и должностей. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.
Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приема, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и его использования, основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему режиму и организации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).
Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.
Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая составляется на основе Положения о структурном подразделении и квалификационной характеристики и определяет права, обязанности и ответственность сотрудников, начиная с заместителей руководителей подразделений. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений — положениями о них.
Должностная инструкция может быть индивидуальной (ориентированной на определенную должность и конкретное лицо) или типовой, разрабатываемой применительно к группе должностей одного уровня.
Должностная инструкция и изменения в ней утверждаются приказом руководителя организации.
1.4 Приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.
Процедура издания приказа по личному составу включает следующие стадии:
- инициирование решения (обоснование необходимости издания приказа);
- сбор и анализ информации по вопросу;
- подготовка проекта документа;
- согласование проекта документа;
- доработка проекта приказа по замечаниям;
- принятие решения (подписание документа);
- доведение (ознакомление) до исполнителей.
Оформление приказа: приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора»[8].
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.
Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его увольнения.
При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).