Подготовка и проведение бизнес-переговоров (стр. 1 из 4)

КОНСОРЦИУМ ПО ПОДГОТОВКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ КАДРОВ

ПРЕЗИДЕНТСКОЙ ПРОГРАММЫ

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

МЕНЕДЖМЕНТ

РЕФЕРАТ

ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ БИЗНЕС–ПЕРЕГОВОРОВ

(Профессиональные навыки менеджера)

Группа 3.1

Автор: Комиссар О.Н.

Руководитель: Романенко В.А.

Калуга-1999

СОДЕРЖАНИЕ

1. ЦЕЛИ БИЗНЕС-ПЕРЕГОВОРОВ…………………………………………..…..3

2. ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ……………………………………..…….….3

3. АНАЛИЗ АУДИТОРИИ……………………………………………………...…5

4. ПЛАНИРОВАНИЕ РЕЧИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ…………………………….7

4.1. Планирование времени……………………………………………..….…..7

4.2. Выбор стиля выступления……………………………………………..…..8

4.3. Разработка речи или презентации……………………………………..…..9

4.4. Выполнение выступления…………………………………………………9

4.5. Использование наглядных методов и материалов ……………………..11

4.6. Ответы на вопросы …………………………………………….…..……14

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….….15

1. ЦЕЛИ БИЗНЕС-ПЕРЕГОВОРОВ

Под бизнес-переговорами понимают совещания представителей разных фирм по рассмотрению бизнес-вопросов. В зависимости от рассматриваемых вопросов бизнес-переговоры могут иметь следующие цели:

Презентация фирмы. Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

Презентация бизнес-проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке (см. ниже), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

* Отчет о выполненных работах. Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

* Обсуждение плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.

2. ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Можно выделить следующие этапы, которые должны быть выполнены для успешной подготовки к бизнес-переговорам:

Речи и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения. Но речи и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.

Например, если выступающий работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.

Такие речи могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, как показывает данный график, уровень взаимодействия аудитории с выступающим.

График зависимости взаимодействия аудитории с выступающим в зависимости от целей последнего (Рис. 1) показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях. (см. подробнее в следующей главе)

Уровень

взаимодействия

с аудиторией

Высокий

Средний

Низкий

Информирование Мотивирование Убеждение

Цели совещания

Рис. 1. Зависимость уровня взаимодействия с аудиторией от целей совещания

* Мотивирование. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда вы говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите, как он помог компании. В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.

* Информирование. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.

* Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.

Зачастую речи и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно.

3. АНАЛИЗ АУДИТОРИИ

Как только поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается ?

Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи.

Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.

Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.

Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед презентацией:

Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации.

Анализ аудитории можно проводить в соответствии с вопросами, приведенными в таблице 1.

Вопросы для анализа аудитории

Таблица 1

Основные разделы вопросов по характеристике аудитории	Конкретные вопросы по обозначенным темам.
Размер и состав аудитории.	· Сколько человек придет на презентацию· Выяснить, есть ли у них какие-либо политические, религиозные, национальные, профессиональные особенности.· Соотношение мужчин и женщин, · Возраст присутствующих
Анализ возможной реакции публики	· Зачем конкретные люди пришли на переговоры.· Определите отношение публики к предмету переговоров1. Заинтересована ли в переговорах аудитория или равнодушна.2. Как аудитория реагировала на аналогичные рассматриваемые вопросы на прошлых переговорах3. Какие вопросы и в каком свете лучше представить данной аудитории.4. Будут ли затруднения в понимании частей вашей выступления· Настроение публики в момент выступления: будут ли они уже уставшими, будут ли они голодны и ожидать скорого обеда и т. д.· Какой способ преподнесения информации будет наиболее эффективным, выгодным и произведет наибольшее впечатление на присутствующих: предоставление технической информации, статистического анализа, исторической информации, демонстрация, подобный пример и т. д.· Предугадайте ответ публики: пропишите пути реакции на ваши действия· Смоделируйте возможно наихудшую аудиторию и попытайтесь попробовать действовать в такой ситуации.· Предугадайте возможные уточнения и вопросы.Проанализируйте наихудшее, что может произойти на презентации.
Уровень понимания аудитории.	· Определите, знает ли аудитория, что-нибудь об объекте презентации, например проанализируйте есть ли среди присутствующих кто-либо с таким же набором знаний по данному вопросу.· Проанализируйте знакома ли аудитория с вашим словарем.· Спрогнозируйте, все ли способны понять то, что вы говорите.· Определите, какую поддерживающую информацию необходимо предоставить аудитории для лучшего понимания предмета.· Подумайте о конкретных цифрах и спецификациях, которые вас могут попросить предоставить или вам нужно будет сказать.· Проанализируйте, включает ли в себя объект презентации рутинное, длительное предоставление информации, знакома ли тема присутствующим.
Отношения презентующего с публикой.	· Проанализируйте как такая аудитория обычно реагирует на выступления ораторов.· Определите насколько аудитория дружественна, открыта, гостеприимна вашей точке зрения, вашему стилю презентации.· Определите как аудитория настроена по отношению к вам.· Проанализируйте, чего присутствующие от вас хотят.· Подумайте о ваших прежних отношениях с аудиторией.· Определите вашу роль и статус.· Определите есть ли у аудитории склонности, которые могут работать против вас.· Проанализируйте возможное отношение публики к построению вашей презентации.· Определите какие аспекты поддерживающей информации будут выглядеть для данной аудитории наиболее надежно.

4. ПЛАНИРОВАНИЕ РЕЧИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ