В личные документы подшивают (перечень документов приобщаемых к личному делу определяется лицом, отвечающим за ведение кадрового учета самостоятельно):
· Личное заявление о приеме на работу.
· Трудовой договор.
· Заверенная копия диплома (отделом кадров заверена).
· Копия приказа о приеме на работу.
· Все копии приказов на работника (об изменении квалификации, повышении зарплаты и др.).
· Заявление об увольнении.
· Копия приказа о прекращении ТД.
· Копия паспорта.
· Копия пенсионного страхового свидетельства.
· Копия ИНН и др.
Личные дела хранят 75 лет.
На обложке личного дела пишут:
· Наименование организации.
· №личного дела.
· ФИО в именительном падеже.
· Дата начала личного дела (день поступления на работу).
· Дата окончания работы.
· Количество листов (после увольнения).
· Срок хранения.
· Составить внутреннюю опись личного дела (записываем заголовки документов, и страница, на которой находится документ, в конце пишем – итого документов….., количество листов…, должность (инспектор отдела кадров), обязательно пронумеровать листы, кроме листов описи).
Справки и другие документы кратковременного характера в личное дело не подшивают и во внутреннюю опись не вносят.
Уволившемуся работнику личное дело на руки не выдают, оно может выдаваться только во временное пользование.
Журналы и книги по учету кадров:
Сроки хранения журналов и учету кадров.
· Книги (журналы) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – срок хранения 75 лет.
· Журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений – 5 лет.
· Журналы (книги) учета отпусков – 3 года.
· Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек и ТД – 75 лет.
· Книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждения форма, книга обязательна) – срок хранения 50 лет.
· Книги (журналы) о выдаче зарплаты, стаже, месте работы – 3 года.
· Журналы учета поощрений и взысканий.
· Книга учета военнообязанных и призывников.
· Журнал учета больничных листов.
· Журнал учета совместителей.
Материальная ответственность - статья 233 – сторон ТД наступает за ущерб, причиненный ей другой стороной этого договора, в результате его виновного, противоправного поведения, действия или бездействия. Материальная ответственность наступает при одновременном наличии условий:
1) Противоправного поведения, действия или бездействия причинителя.
2) Причинной связи между противоправным действием и материальным ущербом.
3) Вины за противоправное действие или бездействие.
Материальная ответственность работодателя:
Статья 234 – обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться.
Статья 235 – Материальная ответственность работодателя за ущерб, причиненный имуществу работника.
Статья 236 – Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты зарплаты и др. выплат, причитающихся работнику.
Статья 237 – Возмещение морального вреда, причиненного работнику.
Материальная ответственность работника:
Статья 22 – работодатель имеет право привлекать работника к материальной ответственности. Статья 21 – Работник, должен бережно, относится к имуществу работодателя, и имуществу третьих лиц, и др. работников. Работник должен возместить прямой ущерб, нанесенный работодателю.
Статья 238 – материальная ответственность работника за ущерб, причиненный работодателю.
Статья 239 – Обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника.
Нормальный хозяйственный риск – по постановлению пленума от 16.11.2006 года, №52 – действие работника, соответствующее современному знанию и опыту, когда поставленная цель не могла бы быть достигнута по другому.
Работник проявил определенную степень осмотрительности, принял меры по предотвращению ущерба и объектом риска явились материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.
Ограниченная материальная ответственность – Ограниченная ответственность работника возместить работодателю прямой действительный ущерб в размерах своего среднемесячного заработка.
Полная материальная ответственность - статья 242 – только в случаях предусмотренных трудовым кодексом и др. законами – статья 243.
Письменные договоры о полной материальной ответственности:
Могут заключаться только с теми работниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, утвержденным постановлением мин. Труда России от 31.12.2002 года, №85.
Данный перечень является закрытым.
Если сотрудник при приеме на работу отказывается заключать договор о полной материальной ответственности – это считается нарушением трудовых обязательств. Пункт 36 постановление Пленума верховного суда РФ от 17.03.2004 года, №2 - статья 192-193 ТК.
Статья 277 – Руководитель организации несет полную ответственность за прямой действительный ущерб.
Коллективная материальная ответственность – возникает при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причиненный ущерб.
Статья 246 – Определение размера причиненного ущерба. Для этого проводят проверку и требуют письменное объяснение работника. Если объяснения не даются, то составляют акт.
Если невозможно определить день причинения ущерба, то работодатель имеет право исчислять размер ущерба на день его обнаружения. Постановление « 52 от 16.11.2006 года. Если размер ущерба не превышает среднемесячного заработка, то взыскание с виновного сотрудника производится по распоряжению работодателя.
Статья 248 – Взыскание производится через суд, если:
1) Истек месячный срок.
2) Работник не согласен, а сумма, подлежащая взысканию, превышает месячную зарплату.
Проверка гос. инспекции труда. Глава 57 ТК. Статья 354-365.
Основные права инспекции труда:
1) Беспрепятственно, в любое время суток, при наличии удостоверений, посещать в целях инспекции организации и всех организационно – правовых форм, работодателей и физических лиц.
2) Запрашивать у работодателей и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимую для выполнения надзорных и контрольных функций.
3) Предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания, об устранении нарушений трудового законодательства.
4) Выдавать предписания об отстранении от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучения безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктажей по охране труда, стажировку на рабочих местах, и проверку знаний по охране труда - статья 257.
Инспекция проверяет:
· Трудовой договор.
· Штатное расписание.
· Табель учета рабочего времени.
· Правила внутреннего трудового распорядка.
· Положение о защите персональных данных работника.
· График отпусков.
· Личные карточки.
· Приказы по унифицированным формам.
· Основания к приказам (по личному составу – докладные, заявления).
· Книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
· Трудовые книжки.
· Все документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты, отпускных, компенсаций, «расчетных» при увольнении.
Ошибки, которые чаще всего находят:
Локальные нормативные акты по труду.
В правилах внутреннего трудового распорядка не должно содержать штрафных взысканий с работника за опоздания и т.д.
В случае если заключается коллективный ТД проверяют процедуру заключения.
Правила внутреннего трудового распорядка – обязательно установить перечень должностей с ненормированным рабочим днем.
Проверяют правила выплаты зарплаты.
Проверяют правильность отражения на предприятии выходных дней, если они отличаются от общепринятых выходных.
Условия предоставления ежегодных дополнительных отпусков, их продолжительность.
А так же порядок компенсации работнику в случае, если с согласия работника ему дополнительный отпуск не предоставляется. Должностная инструкция – должна быть утверждена, проверяется соответствие ТК.
Положение об оплате труда – утверждается работодателем, не должно противоречить др. локальным нормативным актам, действующим на предприятии (штатному расписанию, должностной инструкции).
Зарплата на испытательный срок должно быть такой же, как и после испытательного срока.
Персональные данные работника – должно быть положение о защите, журнал в котором работник расписывается по защите персональных данных.
Статья 65 – нельзя требовать документы, которые не обязан предоставлять работник.
Ошибки при оформлении на работу:
Заявление, приказ, ТД.
Обязательные сведения, которые должны быть в ТД – содержатся в статье 57.
При заключении срочного ТД - статья 59.
Испытание при приеме на работу - статья 70.
Совместители: обязательно указать, что принят на работу по совместительству.
В ТД необходимо включать условия об оплате работника. Если у нас в штатном расписании, или ином локально нормативном акте предусмотрены дополнительные выплаты, надбавки и льготы в пользу работника - статья 57, нужно в ТД записать это.
Ведение трудовых книжек – правильность записи, смотрят личную карточку работника, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, она должна быть пронумерована, прошита и поставлена печать.