В сложных – при решении 1 кадрового вопроса заголовок формируется в зависимости от решаемого вопроса («Об изменении оклада»). Констатирующая часть (преамбула) может начинаться словами: «В целях», «В соответствии», «В связи», «На основании», «В исполнении».
Пример:
В связи с изменением выполняемых работ…
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.
Распорядительная часть начинается словами: «приказываю», его печатают прописными буквами, с новой строки, без абзаца, в конце ставят двоеточие.
Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В каждом пункте формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт лучше начинать с указания конкретного исполнителя, которым может быть должностное лицо, структурное подразделение.
Глагол, который используется для формулировки предписуемого действия, должен иметь неопределенную форму: «Составить», «обеспечить», «изменить».
Первый пункт распорядительной части приказа начинается с указания должности, ФИО исполнителя, затем формируют предписуемые действия, после чего проставляется срок исполнения. Срок дается в каждом пункте приказа, либо отдельной строкой.
Дата приказа – это дата его подписания, или дата утверждения. Дату оформляют арабскими цифрами в определенной последовательности (день, месяц, год: 03.03.2008 или 03 марта 2008 или 2008.01.31).
Срок исполнения выделяется в обобщенный пункт, если он одинаков для всех действий указанных в приказе. В этом случае выделяется отдельный пункт о сроках, он нумеруется. При этом обязательно указывать структурное подразделение, или должностное лицо контролирующего исполнение приказа. Контроль за исполнением приказа директор может оставить за собой. Это пишется или не пишется в тексте приказа. Приказ подписывается руководителем организации, или должностным лицом, исполняющим должностные обязанности, в его отсутствие (это указано в отдельном приказе). Запрещается ставить предлог «за», или косую черту перед должностью «/», ручкой дописывать нельзя.
Локальными нормативными актами должны быть определены полномочия должностных лиц в подписании документов. Подпись нельзя отрывать от текста, если она не вмещается, то несколько строк переносят на следующий лист вместе с ней.
Реквизиты подписи:
· Личная подпись;
· Расшифровка подписи;
· Должность.
При подписи несколькими должностными лицами их подписи располагают в порядке субординации, но при этом подписание документа должно идти снизу вверх.
При заверении копии приказа к подлиннику: ниже реквизитов подписи проставляют надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись его и число, расшифровка подписи.
Подпись кадрового работника заверяется печатью кадрового отдела. Подпись руководителя заверяется печатью предприятия.
Использование факсимильной подписи можно использовать при соглашении сторон (кроме финансовых документов).
Издание приказов по основной деятельности:
Издаются во исполнение нормативно-правовых актов вышестоящих органов власти и управления.
Во исполнение распоряжения главы администрации, а так же в целях осуществления, собственной распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач, стоящих перед организацией.
Проекты приказов готовят соответствующие подразделения или должностное лицо, по поручению руководителя организации.
Подготовке проекта приказа предшествует проработка нормативных актов касающихся излагаемых проектов приказов.
За качество проекта приказа отвечает исполнитель проекта, который проект приказа согласовывает с исполнителем работ, и с заинтересованными лицами.
Возражения по проекту приказа при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносят изменения принципиального характера, то он редактируется, перепечатывается и повторно согласовывается и после этого проект перепечатывается, пересогласовывается и отдается на подпись.
Приказы печатают на бланке организации (кроме, по личному составу), и нумеруются по порядку в пределах календарного года.
По личному составу к №Приказа добавляют букву «К» или «ЛС».
Пример: №1-К, №1-ЛС.
Приказы печатают на бланке, шрифтом 13,и имеет реквизиты:
· наименование организации;
· наименование вида документа;
· дата, №;
· заголовок к приказу (должен кратко и точно отражать содержание приказа – с большой буквы, точка не ставится).
Если заголовок состоит из двух и более строк, то его печатают полужирным шрифтом, через 1 межстрочный интервал.
Текст отделяется от заголовка двумя – тремя строками, печатается шрифтом размером 13, через полуторный межстрочный интервал.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Если приказ издается на основании другого документа, то в преамбуле указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер, заголовок.
Если приказ изменяется, дополняет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа), с указанием его номера, даты, заголовка.
Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу».
Нормативные требования к оформлению акта в организации:
Акт – документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные факты, события, действия.
Чаще всего акт составляется комиссией, как постоянно действующими, так и назначенными.
Акт составляется в случаях:
1) по результатам проверок и обследований;
2) по вопросам аварий;
3) по результатам инвентаризации;
4) расследование несчастных случаев;
5) по результатам проверок наличия и состояния дел и документов;
6) по результатам проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;
7) состояние техники безопасности и труда;
8) по фактам нарушения трудовой дисциплины;
9) уничтожение штампов, печатей, утраты документов и др.
Акты содержат реквизиты:
1) Наименование организации;
2) Название документа (акт);
3) Дата составления и дата события;
4) Номер документа;
5) Место составления;
6) Гриф утверждения;
7) Резолюция;
8) Заголовок;
9) Текст;
10) Подписи.
Заголовок пишется перед текстом, и начинается «Об» или «О». Текст состоит из двух и более частей:
1) введение;
2) констатирующая часть;
3) выводы и предложения.
Введение – имеет ссылку на распорядительный или организационный документ, послуживший основанием проведения проверки, обследования, списания, приемки и других действий. Во введении указывается должностное лицо, принимавшее участие в составлении акта, в некоторых случаях указывается состав комиссии (председатель и члены комиссии).
Если состав комиссии из разных организаций, то указывается полное наименование должности, название организации и фамилии в алфавитном порядке.
В констатирующей части – содержатся сведения о проведенной работе, ее характере, сроках проведения и других установленных факторах, и результатах проведенной работы.
В ходе проверки, делая выводы члены комиссии должны сделать ссылку на нормативные акты по существу вопроса.
Пример: Нарушение статьи №__ отсутствует.
Выводы и предложения - могут писаться по пунктам.
Завершающая часть - содержит сведения о количестве созданных экземпляров.
Пример: Акт составлен в двух экземплярах. Первый экземпляр направлен…, второй экземпляр в личное дело…
Текст завершается подписью председателя и всех составителей. Должность и ФИО не указываются, если это не предусмотрено в нормативно-правовом акте. Если кто-то из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о не согласии. Его мнение излагается на отдельном листе и прилагается к акту (Приложение к акту).
Функции кадровых служб:
Перечень функций в соответствии с ТК и обязанностями работодателя статья 62.
1) Выдача документов, связанных с работой
2) При заключении договора с лицами, поступившими на работу впервые, нужно завести трудовую книжку, если работник проработал более 5 дней. Срок для заведения трудовой книжки - статьи 66.
3) Составление и ведение графика отпусков, в котором устанавливается очередность его предоставления, а так же предупреждается работник о времени начала отпуска за 2 недели - статья 123-124.
4) Ознакомление работника с действующими локальными нормативными актами.
Документирование деятельности кадровой службы:
Обязательные документы кадровой службы – должны руководствоваться наименованием должностей и специальностей, включенных в штатное расписание.
Работник заключает ТД, должен соблюдать правила внутреннего трудового распорядка – статья 56, 189, 190.
Работник под расписку должен быть ознакомлен с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работника, а так же об их правах и обязанностях - пункт 8 статьи 86.
При сменной работе обязательным документом являются графики сменности - статья 103.
ТК предусматривает закрепление в локально-нормативных актах порядок решения вопросов:
1) Об установлении системы зарплаты тарифных ставок, окладов, различных видов выплат – раздел 6 ТК.
2) О введении, замене и пересмотре норм труда – статья 162.
3) Об установлении системы премирования и стимулирования - статья 144.
Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимается с учетом представительного органа работника – статья 162, 103, 123, 135, 144, 162, 190.
Штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции принимается работодателем единолично.