Другие локально-нормативные акты могут приниматься работодателем единолично, так и с учетом мнения представительного органа.
Нормативные требования к составлению и оформлению протокола:
Протокол – это организационно-правовой документ, создаваемый коллегиальным органом, или группой лиц, требующим совместного обсуждения и принятия решения. Значение протокола в том, что в нем отражается не только принятие решения, а так же исполнители и сроки исполнения задания.
Значительная часть протоколов является документом постоянного характера, с долговременным сроком хранения (протокол общего собрания учредителей, протокол счетной комиссии, и др.).
В зависимости от видов совещания и вида применения, они могут быть развернутыми и краткими.
По способам и полноте записи могут быть стенографическими и конспективными.
Конспективные или краткие протоколы ведутся на оперативных совещаниях, в ходе которых в тексте протокола формируется основной вопрос повестки дня и поручений, с указанием фамилии, должностного лица и сроков его исполнения. При составлении протокола необходимо подтвердить его юридическую полноценность. Это обеспечивается полнотой оформления всех реквизитов.
Завершающим этапом является редактирование его текста, согласование с председателем и участниками.
Реквизиты протокола:
· Наименование организации;
· Название документа (протокол);
· Дата составления и дата события;
· Номер документа;
· Место составления;
· Вид заседания (заседание по трудовым спорам, и др.);
· Подписи.
Текст протокола состоит из двух частей:
1) Вводная – указывается, кто присутствовал;
2) Основная.
Протокол не будет считаться действительным, если на заседании не будет нужного количества участников.
Пример: Присутствовало 47 человек, (сведения об участниках заседания, если их количество значительное, в протоколе не перечисляется, а оформляется отдельным документом).
Если в состав приглашенных входят представители других организаций, то перечисляется их должность, наименование организации, ФИО представителя.
В соответствии с повесткой дня отражается ход заседания, который может состоять из трех частей: 1) Слушали, 2) Выступали, 3) Постановили.
1) Слушали – кого слушали, ФИО, краткое содержание выступления;
2) Выступали – ФИО, краткое содержание выступления.
Если в ходе заседания задаются вопросы, то они будут оформляться: Кто задал вопрос, содержание вопроса, ответ, кто отвечает.
После слов «постановили» - записывается решение, оно может иметь инструктивный или распорядительный характер и может начинаться со слов: «Получить», «Представить», «Завершить».
Если протокол содержит поручения, то указывают сроки и исполнителей. Эта часть протокола может содержать оценки: «Одобрить», «Огласить», «Утвердить», «Признать работу удовлетворительной».
Так же в этой части указывается результат голосования: «Единогласно», «За» - 15, «Против» - 1, «Воздержались» - 3.
Сверенные и отредактированные протоколы подписываются председателем и секретарем (с расшифровкой подписи).
Некоторые протоколы утверждаются руководителем ведомства, тогда гриф утверждения находится в правом верхнем углу.
Подготовка и оформление правил и инструкций:
Это самостоятельные документы, которые подписываются или утверждаются руководителем. Утверждения оформляются в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа.
Положение принимается в том случаи, если в нем устанавливается системно-связанный между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа организации или самой организации.
Положение о структурных подразделениях, положения кадровой службы, положение комиссии о трудовых спорах, положение об оплате труда, положение о премировании.
В правилах устанавливаются нормы и требования обязательные для выполнения.
Пример:
Правила внутреннего трудового распорядка, правила внутриобъектного режима.
В инструкциях излагается порядок осуществления деятельности, или принимаемые положения о законодательных и нормативных актах.
Пример:
Инструкции по делопроизводству, инструкции о служебных командировках, инструкции по охране труда, инструкция по технике безопасности.
Порядок подготовки правил и инструкций, соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта, правил и инструкций печатается на фирменном бланке организации.
В тексте используют слова: «Должен», «Следует», «Необходимо», «Не допускается», «Запрещается».
Общие положения содержат основания разработки проекта, основное назначение акта, сфера назначения и ответственность.
Основной текст может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь название, нумеруется римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими.
Статья 189 ТК.
Правилами внутреннего трудового распорядка так же могут устанавливаться:1) Перечень работников с ненормированным рабочим днем статья 101 ТК.
2)Порядок ведения суммированного учета рабочего времени - статья 104 ТК.
3) Перечень работ, где по условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, а так же места для приема пищи и отдыха - статья 108 ТК
4) Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска для работников с ненормированным рабочим днем - статья 119 ТК
5) День выплаты заработной платы - статья 136 ТК.
В правилах внутреннего трудового распорядка лучше всего указать, как они будут дополняться и изменятся, тогда они оформляются в виде приложения о внесении изменения внутреннего трудового распорядка.
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются с учетом мнения представительного органа, и, как правило, является приложением к коллективному договору - статья 190 ТК.
Соблюдение правил обязательно для работников, поскольку, на основание статьи 56 ТК, работник заключая ТД обязуется соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
Работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка – статья 189 ТК.
Правила внутреннего трудового распорядка должны содержать:
· Общие положения;
· Порядок приема, перевода и увольнения работников;
· Основные права, обязанности и ответственность работодателя;
· Основные права и обязанности, ответственность работника;
· Рабочее время и время отдыха;
· Поощрение за успехи в работе;
· Меры взыскания и порядок их применения.
Статья 189 «Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка»:
Проект правил работодатель разрабатывает сам, после того как проект разработан, его надо утвердить, при этом учитывается мнение профсоюза - статья 372.
Работодатель направляет проект правил в профсоюзный орган, а профсоюзный орган в течение 5 дней, с момента получения проекта правил, направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.
Профсоюз может: полностью согласиться с проектом, может выдвинуть предложения по совершенствованию правил.
В случае отсутствия согласия профсоюзного органа работодатель может учесть выдвинутые предложения, либо в течении трех дней после получения мотивированного мнения обязан провести консультации с профсоюзным органом.
В том случае если согласие не достигнуто, то оформляется протокол разногласий, после этого, работодатель вправе принять правила, но они могут быть обжалованы в суде.
Права и обязанности работника: статья 21.
В ТД могут быть указываться и иные права и обязанности работника, если это не ухудшает его положения по сравнению с законодательством.
Перечень обязанностей, который выполняет каждый работник по своей должности, специальности, профессии, определяется должностными инструкциями или ТД.
В качестве дополнительной обязанности работника можно предусмотреть обязанность соблюдать коммерческую тайну.
Права и обязанности работодателя:статья 22.
Правила внутреннего трудового договора могут содержать и др. условия.
Рабочее время и время отдыха:
В данном разделе правил указывается время начала и время окончания работы и перерывов - статья 106 – 126.
В этом разделе указывается категория работников с ненормированным рабочим днем, а так же категория работников со сменным режимом рабочего времени.
В этом же разделе мы указываем порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.
Так же указываем перечень категорий работников, которым предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск, а так же продолжительность его.
Поощрение за успехи в работе:
Статья 191 – объявление благодарности и др. В правилах внутреннего трудового распорядка могут быть и другие поощрения.
Трудовая дисциплина: статья 192
Кроме мер дисциплинарного взыскания из статьи 192, работнику, нарушившему трудовую дисциплину, может полностью или частично не выплачивать премию за выполнение производственных показателей, или она может быть уменьшена. Тогда в этом разделе указывают, на сколько уменьшается премия при вынесении замечания, выговора.
Штатное расписание:
Является первичным учетным документом по учету кадров. Штатное расписание является обязательным документом. В случае его отсутствия может быть применена статья 5.27 КОАП РФ – штраф от 5 до 50 минимальных оплат труда (100 руб.).
Документ применяется для оформления структуры, численности в организации.
В данном документе нужно, чтобы должности, профессии и специальности соответствовали наименованиям и требованиям, указанным в квалификационном справочнике:
1) Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий – 6 приказов, которыми утверждены эти работы и профессии по разделам: