Краткий курс кадрового делопроизводства (стр. 1 из 13)

Состав организационно-распорядительных документов

Организационно-распорядительные документы (ОРД) – документы, возникающие в процессе осуществления деятельности организации, и имеют 3 направления:

ГОСТ Р6.30 2003:

1) Организационные документы Унифицированная система;

2) Распорядительные документы организационно-распорядительной;

3) Информационно-справочные документы документации. Требования к оформлению документов.

Организационные документы создаются для нормативно-правовой регламентации деятельности организации, ее структурных подразделений, деятельности отдельных работников, каких либо направлений деятельности организации.

К ним относят:

· Устав организации;

· Должностные инструкции;

· Положение о структурных подразделениях;

· Штатное расписание;

· Структура;

· Штатная численность;

· Инструкции, правила.

Пример: Структура организации может быть такой:

Утверждаю:

Ген.директор Сазанкова А.С.

8 марта 2008 года

· Бухгалтерия (4 чел.) Административно-хозяйственный отдел (7 чел).

· Начальник отдела (1 чел.) Начальник отдела (1 чел).

· Главный специалист (2 чел.) Уборщицы производственных помещений (4 чел).

· Ведущий специалист (1 чел.) Водители (2 чел.).

· Планово-производственный отдел (3 чел.)

Общая численность 28 человек. Месячный фонд оплаты труда 120000 рублей.

Создание их связано с необходимостью принять акт по основным вопросам деятельности организации. В этих случаях издают:

1- Постановления;

2- Решения;

3- Приказы;

4- Распоряжения.

Если в Уставе не прописано, что могут издаваться распоряжения, то можно издавать только приказы.

Пример: Приказываю – для приказов.

Обязываю или предлагаю – для распоряжений.

К информационно-справочным документам относят документы, служащие средством общения между организациями и частными лицами, подтверждение каких-либо фактов, событий:

· Письмо (вся деловая переписка);

· Телефонограммы, факсограммы;

· Докладные, служебные записки;

· Справки;

· Заявления;

· Объяснительные.

Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему должностному лицу, или руководителю данной или вышестоящей организации. В указанном документе подчиненный сообщает руководителю предложения, излагает факты, просьбы, делает выводы.

Служебная записка – для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне.

Пример: Начальник отдела другому начальнику отдела.

Необходимые реквизиты любого вида документа:

· Наименование организации;

· Вид документа;

· Дата;

· Регистрационный номер;

· Место составления (г. Краснодар);

· Заголовок;

· Текст;

· Подпись надлежащим должностным лицом.

Пример 1:

Закрытое акционерное общество «Исток»

Акт

20 марта 2008 года г. Краснодар №2

Об уничтожении гербовой печати

Пример 2:

Закрытое акционерное общество «Исток»

Акт

20 марта 2008 года №2

г. Краснодар

Об уничтожении гербовой печати.

Деловая переписка, деловое письмо – Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средствами связей с другими организациями и физическими лицами (почта, электронная почти, факс).

Текст письма состоит из двух частей (вводная и основная).

Вводная – причины, вызвавшие его составление.

Основная – основная часть письма (отказ, предложение, гарантии).

По содержанию:

· Инструктивные;

· Информационные;

· Рекламные;

· Коммерческие;

· Рекламационные (претензионные, т.е. с претензиями);

· Письма – запросы;

· Сопроводительные письма;

· Гарантийные письма.

Начало письма:

Уважаемый Игорь Леонидович…

Уважаемый Господин Зорин...

В связи с…

Рассмотрев ваши предложения…

В соответствии с вашей просьбой…

Нами рассмотрены ваши предложения…

Согласно вашего запроса…

Согласно контракта…

Используют следующие формы изложения:

· Направляем…

· Сообщаем…

· Просим рассмотреть…

· Просим перечислить…

· Считаем необходимым…

· Согласно нашей договоренности, отправляем вам….

В письмах-извещениях

Используют:

· Форма подтверждает получение…

· Сообщаем вам, что…

· Подтверждаем, что партия товара получена…

· Ставим вас в известность…

· Считаем необходимым поставить вас в известность…

В письмах-просьбах «благодарностях»:

· Мы будем благодарны вам, если вы сможете…

· Мы признательны вам…

· Выражаем благодарность за…

· Нам хотелось бы получить…

· С благодарностью подтверждаем…

· Мы очень заинтересованы в решении этого вопроса…

· В соответствии с договоренностью просим вас…

Письма заканчиваются фразами:

· Надеемся, что наша просьба не будет для вас затруднительна…

· Мы рассчитываем на успешное сотрудничество…

· Мы надеемся (рассчитываем) на вашу заинтересованность в расширение связи…

Основание возникновения трудовых отношений.

Трудовой договор (ТД).

ТД - является первичным документом, на основе которого осуществляется прием на работу с оформлением.

ТД – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник берет на себя обязанность выполнять определенную соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции. Обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату.

ТД – заключается в письменной форме. Сторонами договора является работник и работодатель. На трудовом договоре нужно отметить, что второй экземпляр договора получен.

ТД – вступает в силу со дня его подписания, работником и работодателем, если иное не указано в договоре или другом нормативном акте.

Работник должен преступить к должностным обязанностям со дня определенного трудовым договором, или на следующий день. Если день начала работы не оговорен.

ТД – аннулируется, если работник не преступил к работе без уважительной причины в течение 1 недели, после установленного срока.

Трудовые отношения возникают на основании ТД, в результате:

· Избрания на должность;

· Назначения;

· Избрания на конкурсной основе на замещение соответствующей должности;

· Фактическое допущение к работе с ведома, или по поручению работодателя, независимо от того был ли ТД надлежаще оформлен;

· Судебное решение о заключении ТД.

Значение ТД.

Документы, предъявляемые при заключении ТД:

· Паспорт, или иной документ удостоверяющий личность;

· Трудовая книжка;

· Страховое свидетельство пенсионного страхования;

· ИНН;

· Документы воинского учета для военнообязанных;

· Документы об образовании;

· Дополнительные документы, с учетом специфики работы: санитарная книжка, медицинская книжка.

Возраст, при котором допускается заключение ТД.

С 16 лет принимаем на работу. С лицами, достигшими 15 лет, только в случае окончания 9 классов. С 14 лет – легкий труд, с согласия 1 родителя в письменном виде, если работа не мешает учебе и не вредит здоровью. Менее 14 лет можно принять на работу, без ущерба для здоровья и развития. И с согласия 1 родителя.

Работник обязан оформить с работником ТД, не позднее трех дней со дня фактического допуска к работе.

Реквизиты ТД как документа:

- Наименование организации;

- Вид договора;

- Регистрационный номер и дата;

- Место составления;

- Текст (статья 57 ТК);

- Подписи сторон;

- Реквизиты сторон;

Существенные условия трудового договора;

- Место работы (структурное подразделение);

- Место начала работы;

- День окончания работы (при срочном виде договора, когда окончание срока известно). В этом случае в трудовом договоре оговариваются причины и обстоятельства, послужившие заключению срочного ТД;

- Наименование должности, специальности, профессии, с указанием классификации (В штатном расписании наша должность должна соответствовать квалификационному справочнику);

- Права и обязанности работника;

- Права и обязанности работодателя;

- Характеристика условий труда (компенсации и льготы работникам за работы в опасных условиях труда);

- Режим труда и отдыха в отношении тех работников, характер работы которых отличается от других (отпуск, и др.);

- Условия оплаты труда;

- Виды и условия социального страхования.

Журнал учета и регистрации ТД и изменений к ним

Рег. №	Дата	ФИО работника	Структурное подразделение, должность	Изменение или дополнение ТД	Расписка в получении 1 экземпляра ТД	Примечание
1	04.01.2007	Сидоров Владимир Владимирович	Канцелярия, курьер	04.01.2007, подпись	-
2	06.01.2007	Нимакин Игорь Петрович	Автохозяйство, водитель	-	06.01.2007 подпись	Договор аннулирован, т.к. не приступил к работе без уважительной причины
3	12.02.2007	Игорьков Игорь Игоревич	Аппарат управления, инспектор отдела кадров	Дополнительное Соглашение от 05.05.2007, №1, о переводе Игорькова на должность начальника отдела кадров	05.05.2007 Подпись 05.05.2007 подпись	-

В ТД, могут просматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника, по сравнению с установленным трудовым законодательством, и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:

· об уточнении места работы, с указанием структурного подразделения и его расположения, и на рабочем месте

· об испытании

· о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой)