Совершенствование структуры управления предприятием 3 (стр. 4 из 4)

Одновременно администратор ставит в известность директора о мероприятии, и уже как бухгалтер готовит платежные поручения для оплаты закупаемых продуктов и напитков. Директор ставит задачу перед охраной, даёт распоряжение на проведение оплаты продуктов, напитков.

При работе с текущими клиентами. Информационные связи упрощаются. Они имеют горизонтальный характер: посетитель заказывает имеющиеся в наличии блюда и напитки у официанта или бармена, заказ исполняется из продуктов и напитков в баре, горячие блюда и некоторые закуски заказываются в производственном отделе. При этом бармен контролирует качество и своевременность исполнения заказов официантом. Официант при необходимости может дать команду охране на удалении из бара слишком расшумевшегося посетителя, или по «тревожной» кнопке вызвать милицию. Сложившаяся система управления близко напоминает линейно-функциональную с присущими для неё достоинствами и недостатками. Она нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Все службы имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности. Некоторые присущие этой структуре управление в ООО «Мечта» такие как: длительная процедура принятия решений, возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место, практически отсутствуют. Это связано с тем, что коллектив ООО «Мечта» небольшой, все структурные элементы управления прозрачны и легко взаимодействуют друг с другом..

2.3 Исследование и проектирование функций управления

Исследование и проектирование функций управления является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изменение приводит к изменению структуры управления. Выделение функций управления вызвано ещё и многообразием управленческой деятельности, то есть процессами принятия решения. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятельность, то совокупность таких функций позволяет формировать конкретную систему управления. На современном этапе у учёных нет единого мнения о трактовке и содержании функций управление.

Функция управления - это однородный вид деятельности, объективно необходимый для реализации целей функционирования и выделенный по определенному признаку. Выделяются общие и специфические функции управления

К общим функциям управления относятся: планирование, организация, регулирование, контроль, учёт, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям относят управление:

- основными производственными процессами;

- вспомогательными и обслуживающими процессами;

- оперативное (производством);

- технической подготовкой производства;

- сбытом продукции и др.

Поскольку для ООО «Мечта» главные количественно сформулированные цели: увеличение числа клиентов, желающих получить полноценный отдых в кафе и прибыльности предприятия. То для реализации этих целей необходимо удовлетворять требованиям клиентов.

Отсюда выстраиваются следующие цепочки:

№ п. п.	Функция	Исполнитель	Кто контролирует
1.	Принятие заказа от клиента	Официант, бармен	Бармен, администратор
2.	Передача заказа в производственный отдел (на кухню)	Официант, бармен	администратор
3.	Изготовление заказанногоблюда	Повар	Официант, бармен
4.	Подача блюда клиенту	Официант	Бармен
5.	Наблюдение за безопасностью клиентов	Охранник	Официант, бармен, администратор

Для обеспечения кафе продуктами и напитками выполняются следующие действия:

№ п. п.	Функция	Исполнитель	Кто утверждает, контролирует
1.	Составление меню, списка необходимых продуктов и напитков	Официант, бармен по заказам клиентов	Администратор
2.	Передача списка продуктов в бухгалтерию	Официант, бармен	Администратор
3.	Оплата продуктов и напитков	Бухгалтер	Директор
4.	Получение продуктов и напитков от поставщиков	Водитель, экспедитор	Администратор
5.	Складирование продуктов и напитков	Экспедитор, помощник повара	Администратор

Взаимодействие с предприятиями поставляющими электроэнергию, воду, тепло, контролирующими организациями при необходим осуществляет директор, с налоговой инспекцией -бухгалтер. Платежи в эти инстанции готовит бухгалтер по распоряжению директора и под его контролем, за его первой подписью.

Анализ этих управленческих функций показывает:

1. Явную перегруженность администратора.

2. Отсутствует отдел (или физическое лицо) планомерно работающее с клиентами, изучающие их потребности, вкусы, планирующие какие-либо мероприятия. Официанты заняты текущей работой по обслуживанию клиентов. Администратор и так перегружен. В функции бармена это не входит.

Глава3. «Исследование и проектирование структуры управления»

Как уже было отмечено выше коллектив ООО «Мечта» достаточно успешно справляется с возложенными на него задачами. Однако перегруженность администратора позволяет не всегда успешно обеспечивать продуктами и напитками кафе, замедляется процесс подготовки платежей, не всегда вовремя производится закуп необходимых продуктов. Столь большой объем работы, выполняемый им, не позволяет ему полноценно играть роль штаба для реализации главной цели холдинга. Для работы по достижению этой цели требуется, передать часть функций другим сотрудникам, дополнительно принять одного двух специалистов. Кроме того, нужно начать более планомерно работать с клиентами, изучать их вкусы, потребности, проводить рекламные компании, начать PR-работу. Функции администратора и экспедитора следует передать одному из опытных сотрудников, желательно из официантов. Так как официанты хорошо знают своих клиентов, имеют опыт общения с ними и могут передавать опыт работы с ними вновь принятым на работу официантам. Официант хорошо разбирается в качестве продуктов, может работать как экспедитор.

С учетом высказанных предложений структура управления ООО «Мечта» будет выглядеть следующим образом (см. рис. 3.1).

Рис. 3.1 Структура управления ООО «Мечта»

Данная структура управления, на наш взгляд, более полно отвечает целям и задачам строительства холдинга его главной цели, а также целям ООО «Мечта»:предоставить полноценный отдых людям, имеющим средний достаток при сохранении хорошего уровня рентабельности и прибыльности. Администратор перестанет выполнять функции бухгалтера, они будут возложены на бухгалтерию. При такой структуре управления, администратор сможет сосредоточиться на приеме клиентов, при необходимости сможет поддержать с ними беседу, создать уютную обстановку, контролировать работу официантов и бармена. В случае отсутствия администратор делегирует свои функции бармену. В дневные часы, когда посетителей в кафе немного, администратор сможет исполнять функции экспедитора. Такая структура управления повысить контроль за работой официантов, позволит лучше их настраивать на вежливое предупредительное отношение с посетителями. При необходимости администратор сможет подстраховать официантов, если при большом наплыве посетителей им потребуется помощь.

Заключение

Выполнив данную работу мы пришли к выводу, что действия по разрешению проблем связанных со структурой необходимо предпринимать как можно раньше. Проблемы структуры являются хроническими, но не острыми. С ними можно мириться некоторое время, однако с ростом конкуренции и в условиях изменяющейся рыночной ситуации, они могут стать серьёзным препятствием на пути к успешной деятельности.

В работе нами сделана попытка анализа структуры управления ООО «Мечта» и предложен вариант новой структуры управления для него.

Предложенная нами структура является гибкой и органичной, однако, она потребует несколько больших затрат на выполнение управленческих функций, но существенно повысит эффективность деятельности ООО «Мечта».

Список использованной литературы и источников

1. Конспект лекций по курсу «Менеджмент»

2. ГерчиковаИ. Н. Менеджмент. Учебник Третье издание. - М.: ЮНИТИ, 2002.

3. Мескон М. X., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. Пер. с англ. М.: Дело, 1992.

4. Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. Менеджмент организации. Учебное пособие - М.: ИНФРА-М, 1997

5. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. Учебник. Третье издание. - М.: Гардарики, 2001.

6. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента. Конспект лекций. - Т: ТРТУ, 1995.

7. С.В. Рогожин, Т.В. Рогожина Теория организации. М.: Издательство «Экзамен», 2002.- 320 с.

8. Игнатьева А.В., Максимцов М.М Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 157 с.

9. Б.З. Мильнер Теория организаций. - М.: ИНФРА-М, 2000

10.Психологические аспекты подбора и проверки персонала. Составитель сборника Н.А. Литвинцева. - М.: 1996/1997. - 400 с.

И.Н.А. Литвинцева. Психологический автопортрет. - М. : АОЗТ «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.- 304 с.