Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Секретарь обязан востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.
Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Сегодня эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса.
Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода.
На подготовительном этапе определяется общий объем работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.
В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, секретарь знает, кто приедет из других городов. По каждому такому участнику совещания обязательно выясняется, будет ли он нуждаться в размещении.
Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию секретаря, ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы. Секретарь сообщает, сколько и каких мест необходимо забронировать, и держит вопрос размещения под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.
В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении секретаря или ответственного за транспортное обслуживание.
Для больших совещаний, особенно с участием иногородних может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно культурную программу предложить путем приглашения в день регистрации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.
Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.
Таким образом, при подготовке совещания можно выделить вопросы:
1 Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания;
2 Определение места совещания (выбор помещения);
3 Оповещение участников совещания:
а. составление приглашения;
б. передача приглашения.
4 Уточнение списка участников;
5 Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:
а. основного сообщения;
б. справочно-информационных материалов;
в. проекта решения.
6 Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей;
7 Определение финансовых расходов;
8 Проведение организационных мероприятий:
а. заказ гостиницы;
б. заказ транспорта;
в. организация кофе-паузы;
г. организация культурно-массовых мероприятий;
д. закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.
9 Проверка готовности помещения (количество мест и техническая
оснащенность).
Приступая к подготовке совещания, секретарю хорошо иметь такой перечень под рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.
Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.
В зависимости от возможностей линий связи такое совещание может быть обменом только текстовой и графической информацией, но может
быть добавлена аудио- и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить качество связи с каждым его участником. С лицами, не принимавшими ранее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.
Но и при традиционной форме совещания, когда участники собираются в одном помещении, компьютер используется сегодня для демонстрации материалов по ходу выступления. В этом случае организатору совещания необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация и перед совещанием проверить представленные материалы.
Задача: Прочтите следующий сценарий. Подумайте, как вы справились бы с описанной в нем ситуацией. Воспользуйтесь теоретическим материалом по соответствующей теме.
Вы руководите отделом обслуживания клиентов компании MoutainVievMicrobrewery.Карла – новичок в вашей команде, состоящей из 10 человек, она работает у вас всего 6 недель. Раньше она была агентом по обслуживанию клиентов в агентстве по продаже автомобилей и пришла в MoutainViev с хорошими рекомендациями с прежнего места работы. Однако, вскоре после появления в вашем отделе, Карла опоздала с подготовкой важного заказа на поставку. Когда вы начали ей об этом говорить, она заявила, что заявка потерялась, но спустя пару дней вы нашли документ в ее папке для входящей документации, где он и должен был находиться. Затем, только на прошлой неделе, она оказалась не в состоянии оперативно отреагировать на жалобу неудовлетворенного клиента, что, по сути, было совсем несложной задачей. В результате рассерженный клиент выразил свое неудовольствие в письме на имя исполнительного директора компании. И вот теперь новый инцидент, который произошел с Карлой только вчера. Дело в том, что в рамках реализуемой в вашей компании программы всеобщего управления качеством члены вашей команды обязаны подготавливать периодические отчеты об услугах, предоставленных клиентам за истекший период; на основе этих отчетов менеджеров оценивают на более высоком уровне управления. Карла не сделала это вовремя, и вам позвонили, требуя объяснений причины задержки. Испытательный срок Карлы будет продолжаться еще 6 недель, и вы понимаете, что наступил момент серьезно поговорить с ней о ее неудачах и выяснить их причины.
Решение:
Прежде всего, необходимо серьезным тоном пригласить Карлу в свой офис для беседы, назначить определенное время, чтобы у нее было время подумать, подготовить ответы перед беседой, а также, чтобы Карла осознала важность этой беседы. Во время беседы с Карлой, безусловно, необходимо быть тактичным, не допускать повышенных тонов. В первую очередь, нужно выразить, показать Карле важность данной должности для организации и ответственность ее работника. В то же время, необходимо поинтересоваться, в чем причины перечисленных в задании ошибок Карлы и действительно ли ей необходима эта должность и сможет ли она сама оценить реальность выполнения обязательств с ее стороны. Многое, безусловно, будет зависеть от ее ответов. Поэтому продолжение беседы будет зависеть от конкретного развития ситуации.
Список использованной литературы:
1. «Стратегическое управление» О.С. Виханский 2-е издание М.: «Гардарики», 2000.
2. «Основы менеджмента» М.Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури, М.: «Дело», 2004.
3. «Стратегический менеджмент» Ф.Аналоуи, А.Карами, М.: «Юнити», 2005.
4. «Менеджмент» О.С.Виханский, А. И. Наумов, М.:Гардарики, 2005.
5. «Менеджмент организации» Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др., М.: ИНФРА-М, 1995.
6. Степанов Е. А., Корнеев И. К. Информационная безопасность и защита информации: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА – М, 2001. – с 183-191
7. Теория управления: учебник / под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. – М.: изд-во РАГС, 2003.-558с.