3.2 Первичный учет топлива
Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в СПК «Дружба» графиком документооборота. Документооборот организуется на основании планов-графиков.
Планы-графики разрабатываются главным бухгалтером СПК «Дружба» - Романовой Т.И., в них формируются все сведения о первичной документации и утверждаются руководителем.
В графике документооборота исследуемого предприятия присутствует полный перечень используемых документов по учету материалов, среди которых:
- Доверенность (Ф. № М-2а);
- Приходный ордер (Ф. № М-4);
- Лимитно-заборная карта (Ф. № М-8);
- Требование-накладная (Ф. № М-11) и т.д.
Также в графике документооборота указаны: № формы, количество составляемых экземпляров документа, сроки его исполнения, сроки передачи в бухгалтерию другими подразделениями, а также сроки архивного хранения.
Рассмотрим подробнее организацию первичного учета топлива в СПК «Дружба».
Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов являются основой организации материального учета.
Непосредственно по первичным документам в кооперативе осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью топлива.
Первичные документы по движению топлива в СПК «Дружба» оформляются должным образом, содержат все необходимые реквизиты, в том числе подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения топлива возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений СПК «Дружба».
Остановимся на документальном оформлении поступления материалов в СПК «Дружба».
Сырье материалы на предприятие поступают от поставщиков и подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке какого-либо вида расчетов.
Для выполнения производственной программы в СПК «Дружба» определяют потребность в топливе и приобретают их. На поставку топлива кооператив заключает договора с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.
Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования топлива в СПК осуществляет экономист. С этой целью ведутся ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке по их количеству, цене, срокам отгрузки и др. Главный бухгалтер осуществляет контроль за организацией оперативного чета.
Поступающие в организацию топливо оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.
Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает кооперативу расчетные документы - платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно в СПК «Дружба», другой — через банк), счета-фактуры и товарные накладные и т.д. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.
В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки а самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату).
Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию СПК «Дружба», а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки топлива.
Экспедитор принимает прибывшее топливо по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Поскольку топливо в СПК «Дружба» поставляются, главным образом, из близлежащих районов, то для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества топлива данным счета поставщика. Принятое кладовщиком топливо оформляют Приходными ордерами (Ф. № М-4).Приходный ордер составляется в одном экземпляре и подписывается заведующим складом и экспедитором.
Особенностью ведения первичного учета по поступлению топлива в СПК «Дружба» является следующее. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными в СПК «Дружба» часто осуществляется оприходование топлива без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика – товарной накладной, проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается, что облегчает дальнейшее ведение учета.
В тех случаях, когда количество и качество прибывшего на склад топлива не соответствуют данным приходных документов от поставщика, приемку топлива производит комиссия и оформляет Акт о приемке топлива (Ф. № М-7), который служит основанием для предъявления претензии поставщику, составляется в 2-х экземплярах. В составе комиссии обычно, наряду с материально ответственными лицами кооператива присутствует представитель поставщика. Акт составляют также при приемке топлива, поступивших на предприятие без счета-фактуры поставщика (неотфактурованные поставки).
Поскольку доставка топлива в СПК «Дружба» осуществляется автотранспортом сторонних организаций, то в качестве первичного документа применяется товарно-транспортная накладная. Товарно-транспортная накладная составляется грузоотправителем в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй - для оприходования материалов СПК «Дружба»; третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; а четвертый - является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Часто в СПК «Дружба» товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной.
Особо важное внимание следует обратить на изучении документального оформления движения топлива в СПК «Дружба»
Топливо отпускают со склада кооператива на производственное потребление - для переработки, хозяйственные нужды, на сторону и т.д. Для обеспечения контроля за расходованием топлива и правильного документального его оформления СПК «Дружба» осуществляет соответствующие организационные мероприятия.
Недостатком ведения учета топлива в СПК «Дружба» является отсутствие утвержденного перечня должностных лиц, которым может быть предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада топлива, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия.
Порядок документального оформления отпуска топлива зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.
Важным условием контроля за рациональным использованием топлива, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.
Для учета движения топлива в СПК «Дружба» применяют однострочные или многострочные Требования-накладные (Ф. № М-11). Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего материалы, передается получателю ценностей.
В конце месяца заведующие складами СПК «Дружба» формируют материальные отчеты, отражающие движение топлвиа, этот документ является регистром натурально-стоимостного учета, и передается в бухгалтерию. Использование данного документа сокращает трудоемкость учетно-вычислительных работ, благодаря чему достигается тождественность складского и бухгалтерского учета.
Важным недостатком организации первичного учета в СПК «Дружба» на данном этапе является отсутствие строго установленных сроков сдачи материальных отчетов в бухгалтерию, что может впоследствии нарушить дальнейшую организацию учетного процесса.
В установленные дни (в соответствии с графиком документооборота) все другие, необходимые для последующего ведения учета, документы по приходу и расходу топлива сдаются в бухгалтерию по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера, а второй остается на складе.
3.3 Синтетический и аналитический учет топлива
Прежде чем начать рассмотрение особенностей ведения учета топлива непосредственно в бухгалтерии рассмотрим, каким образом в СПК «Дружба» ведется учет топлива на складах.
Учет топлива на складах ведут материально ответственные лица либо, с их согласия, учетчики (операторы) в Карточках учета материалов в количественном выражении (Ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер материалов открывается отдельная карточка, которая из бухгалтерии на склад передается в полузаполненном виде.