Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между работником и работодателем либо по просьбе работника, либо по инициативе администрации предприятия (ст. 49 КЗоТ).
Учет рабочего времени может быть поденным, понедельным и суммированным. При поденном учете продолжительность рабочего дня постоянная. При недельном учете рабочего времени должно выполняться правило: в пределах недели соблюдается установленная продолжительность рабочего времени при том, что в один день может быть отработано больше ( по сравнению с нормой) часов, а в другой - меньше. Суммированный учет рабочего времени применяется на предприятиях с непрерывным циклом производства при установлении сменного режима работы, например, на транспорте. В основе суммированного учета рабочего времени лежат нормы рабочего времени, рассчитанные на определенные периоды (месяц, квартал, год) исходя из нормальной продолжительности рабочего времени.
Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет отработанного времени. Для учета использования рабочего времени всех категорий служащих и контроля за соблюдением рабочими и служащими рабочего распорядка, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду на предприятиях ведется табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12 и Т-13).
Формы Т-12 “Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы” и Т-13 “Табель учета использования рабочего времени” утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года №71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве” и могут использоваться на предприятиях всех форм собственности. Табель учета рабочего времени представлен в Приложении 2.
Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом. Заполненный табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, и руководителем, после чего сдается в бухгалтерию предприятия, где на его основе рассчитывается заработная плата. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).
Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле отведено две строки - одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом ( листок о нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).
Состав фонда заработной платы и выплат социального характера определен Инструкцией от 1.01.96г. В соответствии с Инструкцией о составе фонда заработной платы расходы организации, связанные с оплатой труда и другие выплаты работникам делятся на три части: фонд заработной платы; выплаты социального характера; расходы, не относящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера. Средства направляемые на потребление объединяют денежные и натуральные выплаты, носящие индивидуальный характер. Фонд потребления включает выплаты за счет фонда социальной защиты и расходов на содержание объектов здравоохранения, культуры и спорта. В состав средств, направляемых на потребление включаются: средства фонда оплаты труда. Взаимосвязь фонда потребления и средств, направленных на потребление представлена на рисунке 2.
Фонд заработной платы включает: оплата за отработанное время, оплата за неотработанное время (ежегодные и дополнительные отпуска, льготные часы подростков и т.д.), единовременные поощрительные выплаты (разовые премии, вознаграждение по итогам работы за год, годовое вознаграждение за выслугу лет, материальная помощь (кроме предоставленной работникам на погребение, по семейным обстоятельствам и т.д., которые относятся к выплатам социального характера), дополнительные выплаты при предоставлении ежегодного отпуска, денежная компенсация за неиспользованный отпуск, стоимость бесплатно выдаваемых работникам в качестве поощрения акций или льгот по приобретению акций и другие единовременные поощрения, включая стоимость подарков); выплаты на питание, жилье, топливо.
Выплаты социального характера - компенсации и социальные льготы,
предоставленные работникам, без социальных пособий из государственных и негосударственных бюджетных фондов - надбавка к пенсиям работающим в организации, единовременные пособия уходящим на пенсию ветеранам труда,
оплата путевок работникам и членам их семей на лечение, отдых, экскурсии, путешествия за счет средств организации, расходы на погашение ссуд, выданных работникам организации, суммы предоставленные работникам для первоначального взноса или на погашение кредита на жилищное строительство и другие.
Расходы, не относящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера. К этим расходам относятся: доходы по акциям и другие доходы от участия работников в собственности организации (дивиденды, проценты, выплаты по долевым паям и т.д.); страховые взносы в Фонд социального страхования, фонды обязательного медицинского страхования; выплаты из внебюджетных фондов, а также договорам личного, имущественного и иного страхования; стоимость выданных бесплатно форменной одежды, обмундирования, остающихся в личном постоянном пользовании или сумма льгот в связи с их продажей по пониженным ценам; командировочные расходы, выплаченные взамен суточных и другие.
Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют следующие формы документов.
1) приказ (распоряжение) (формы Т-1) о приеме на работу составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров. На оборотной стороне указывают в качестве кого может быть использован работник, его разряд, оклад, испытательный срок;
2) личная карточка (формы Т-2) заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В восьми ее разделах содержатся сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и т.д.), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, отпуске и другие;
3) приказ ( распоряжение) (формы Т-5) о переводе на другую работу;
4) приказ ( распоряжение) (формы Т-6) о предоставлении отпуска;
5) приказ (распоряжение) (формы Т-8) о прекращении трудового договора. Указывают причину увольнения, расчет по начисленным и удержанным суммам и приводятся сведения о несданных имущественных ценностях.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы Т-12) и Табель учета использования рабочего времени (формы Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины.
Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов: наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и другие. Независимо от формы первичные документы содержат в себе следующие реквизиты: место работы (цех, участок), время работы (дата), наименование и разряд работы, количество и качество работы, фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих, норму времени и расценку за единицу работы, сумму заработной платы рабочих, шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата, количество нормо - часов по выполненной работе.
Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоев, на доплаты, актами о браке и др.) передаются в бухгалтерию. Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной
ведомости (форма №19), которая служит и для выплаты заработной платы за месяц. В левой части этой ведомости записывают суммы начисленной заработной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в правой - удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.
На ряде предприятий применяют вместо расчетно-платежной ведомости отдельно расчетную ведомость и платежные ведомости. В расчетной ведомости определяют суммы заработной платы, подлежащие выплате. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы.
Аванс за первую половину месяца выдают по платежной ведомости. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам.
Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней. По истечение этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делают отметку “депонировано”, составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выданную заработную плату и неполученную заработную плату. Суммы невыплаченной заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.
Выплаты, не совпадающие со временем общей выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные) производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку “Разовый расчет по заработной плате”. Расчетно-платежная ведомость является регистром аналитического учета расчета с рабочими по заработной плате.