Отчет по ознакомительной практике в салоне офисной мебели (стр. 2 из 3)
Основные функции руководителя торгового отдела:
· организация торгового процесса в отделе;
· обеспечение выполнения плановых показателей отдела;
· организация приема и размещения товара в торговом зале;
· контроль товарных остатков;
· организация и контроль ведения документооборота отдела;
· контроль кассовой дисциплины;
· осуществление взаимодействия с ключевыми клиентами предприятия;
· разрешение конфликтных ситуаций с покупателями;
· управление персоналом подразделения и пр.
2. Характеристика процесса прохождения практики
2.1 Описание должности и должностных обязанностей
Помощник директора относится к категории технических исполнителей. На данную должность в компании «Ф-Мебель» назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Помощник директора подчиняется непосредственно руководителю ООО «Ф-Мебель». Его должностные обязанности, права и ответственность определены должностной инструкцией (См. Приложение В).
Основные требования, предъявляемые к помощнику руководителя в компании «Ф-Мебель», - это знание основ делопроизводства, методов оформления и обработки документов, архивного дела, машинописи, правил пользования приемно-переговорными устройствами, основ этики и эстетики, правил делового общения, основных положений административного права и законодательства о труде и т.п.
На помощника директора возлагаются следующие функции:
· осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
· ведение делопроизводства, учета поручений, требующих контроля за их исполнением;
· участие в разработке мероприятий по рационализации документооборота;
· организация приема посетителей.
Основные обязанности помощника директора компании «Ф-Мебель»:
· принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
· вести делопроизводство;
· принимать документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия;
· готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
· организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
· по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
· выполнять работу по подготовке и проведению заседаний и совещаний, проводимых руководителем;
· обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе и т.п.
Помощник директора компании «Ф-Мебель» играет роль своеобразного фильтра, через который к руководителю поступает информация из внешней и внутренней среды организации. Для руководителя же помощник является своеобразным «рупором», посредством которого он доносит значимую информацию до сотрудников предприятия, а также до представителей внешнего окружения компании. Место помощника директора в деятельности компании «Ф-Мебель» схематически представлено в Приложении Г.
Перечень ежедневных обязанностей, которые я выполняла в должности помощника руководителя, включал в себя:
· утренний протокол (разбор корреспонденции, регистрация и переадресация факсов, проверка и первичная обработка электронной почты и т.п.);
· прием телефонных звонков;
· составление расписания деловых встреч;
· прием посетителей;
· организация совещаний;
· подготовка документов;
· сбор и анализ информации;
· организация деловых поездок;
· ведение файлинга;
· выполнение личных поручений руководителя.
Основной задачей моей работы было обеспечение административной поддержки всех направлений и бизнес-процессов, в которых участвует руководитель.
В процессе прохождения практики мною были организованы два совещания, в которых принимали участие директор компании, товаровед и руководитель торгового отдела по вопросам разработки гибкой системы скидок и поддержания выполнения плана продаж.
Мною были размещены объявления в печатных и электронных СМИ о вакансии продавца-консультанта; проведены предварительные телефонные переговоры и организованы собеседования соискателей с руководителем торгового отдела и директором предприятия.
В период прохождения практики я принимала участие в деловой встрече директора компании «Ф-Мебель» с руководителем компании-поставщика. Для этой цели мною был сформирован пакет документов, необходимый для проведения встречи.
Моя ознакомительная практика проходила в торговой компании – салоне «Ф-Мебель». Фирма работает на мебельном рынке Екатеринбург недавно (2 года) и специализируется на продаже офисной мебели premium-класса. Помимо продажи мебели компания также оказывает ряд услуг, в числе которых: консультация дизайнера и разработка дизайн-проекта; замеры помещения; доставка, сборка и установка мебели; гарантийное и постгарантийное обслуживание мебели и пр.
На данном предприятии я проходила практику в должности помощника директора.
В ходе практики мне удалось:
· изучить организационную структуру предприятия и его подразделений;
· изучить нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы и др.), касающиеся деятельности предприятия и выполняемой работы;
· познакомиться со спецификой работы специалистов различных подразделений и, прежде всего, со спецификой работы руководителя предприятия.
Практика обогатила меня практическими знаниями в сфере ведения деловой переписки, организации и проведения совещаний, приема посетителей и пр. Она также позволила изучить процесс управления предприятием «изнутри».
Практика показала, что работа руководителя предприятия многогранна и сложна. Она включает стратегическое планирование, организацию и руководство текущей деятельностью предприятия, управление персоналом, ведение переговоров, распоряжение имуществом и многое другое. Соответственно, основной задачей помощника директора является обеспечение административной поддержки всех направлений и бизнес-процессов, в которых участвует руководитель. Это требует от человека, занимающего данную должность сосредоточенности, внимательности, пунктуальности, собранности и ответственности.
Список использованных источников
1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая (с изм. и доп.) // Справочно-правовая система «Гарант».
2. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ (с изм. и доп.) // Справочно-правовая система «Гарант».
3. Официальный сайт компании «Ф-Мебель» - http://www.f-mebel.ru/.
4. ТОП-лист ДК: Мебельный ритейл // Деловой квартал, № 19 (639) от 26 мая 2008 г.
ТОП-лист журнала «Деловой квартал»[3]
| Компании-поставщики | ||||||||||
| № | Компания | Товарооборот компании-поставщика в 2007 г., млн руб. | Торговая площадь салонов в Екатеринбурге, кв. м | Структура товарооборота по странам-производителям | Год начала работы в Екатеринбурге | Город, где находится головной офис | Ф.И.О. руководителя | Адрес, телефон, факс, e-mail, сайт | ||
| Россия, СНГ | Европа | Азия | ||||||||
| 1 | «Феликс» | 111 | 580 | 70% | 30% | 0% | 1991 | Москва | Мамлеев Дмитрий Саввович | ул. Восточная, 7г, тел./факс: 378-30-78, e-mail: felixural@mail.ru, www.felix.ru |
| 2 | AZ GROUP | 90 | - | Н/д | 1997 | Екатеринбург | Богданов Илья Александрович | пр. Ленина, 50д, тел. 222-77-15, факс: 375-89-79, e-mail: mail@azd.ru, www.az-group.ru | ||
| 3 | Мебельная компания «Альтернатива» | 64 | - | 65% | 35% | 0% | 2003 | Екатеринбург | Зиганшин Артур Рашидович | ул. Гагарина, 49, тел. 379-34-12, факс: 374-24-62, e-mail: alternativamebel@mail.ru, www.alternativamebel.ru |
| 4 | «Ф-Мебель» | З/д | 250 | 90% | 10% | 0% | 2007 | Екатеринбург | Колясников Сергей Владимирович | ул. Техническая, 32, тел./факс: 354-84-28, e-mail: info@f-mebel.ru, www.f-mebel.ru |
| 5 | ЮНИТЕКС | З/д | 120 | 50% | 20% | 30% | 1992 | Москва | Костромина Анна Сергеевна | ул. Гагарина, 27, тел. 216-10-70, факс: 217-82-20, e-mail: unitex@convex.ru, www.unitex.ru |
Рисунок – Организационная структура компании «Ф-Мебель»
Утверждаю
Директор ООО «Ф-Мебель»
Колясников С.В.
_____________________________
«____» ________________ 200_ г.
Должностная инструкция помощника директора
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с менеджером по рекламе и связям с общественностью и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.