Типы организационных структур управления 5 (стр. 5 из 6)

Полномочия (права) представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определённых задач.

Идея этой системы проста – речь идет о представлении работникам определенной свободы действий в рамках данного задания и периодического контроля. Суть делегирования состоит в том, что руководитель предоставляет подчиненным свободу действий в решении тех или иных вопросов, специальных заданий, т.е. передает им часть своих полномочий, при этом всю ответственность, как правило, продолжает нести этот руководитель. Обычно делегируются: специализированная деятельность, рутинная работа, частные вопросы деятельности, подготовительные работы (проекты и т.п.). Не подлежат делегированию: постановка целей, принятие решений по выработке политики предприятия, контроль результатов и т.п., задачи особой важности, задачи высокой степени риска, необычные, исключительные дела, актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и перепроверки.

Различают два типа полномочий – линейные и аппаратные.

Линейные полномочия – это полномочия, которые передаются от начальника к подчиненному, а от него к другому подчиненному. Самыми большими линейными полномочиями обладает руководитель организации.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организацией. Процесс создания иерархии называется склярным процессом, в процессе которого выстраивается склярная цепь (цепь команд). Любая организация, за исключением очень маленьких, имеет данную цепь команд.

Аппаратные полномочия характерны для аппаратов управления в крупных компаниях. Существует три вида аппаратов:

1. Консультативный аппарат оказывает помощь линейному руководителю путем его консультирования в области новейшей технологии, юриспруденции и так далее.

2. Обслуживающий аппарат – это аппарат, сосредоточенный в функциональных отделениях организации. Оказывает помощь линейному руководителю в области финансов, планирования, связей с общественностью и так далее.

3. Личный аппарат – это разновидность обслуживающего аппарата (секретари, референты и так далее).

Основные виды аппаратных полномочий:

1. Рекомендательные полномочия. Линейные руководители обращаются за консультацией к консультативному аппарату.

2. Обязательное согласование. В некоторых организациях записана в уставе обязанность согласования решения по некоторым вопросам с консультативным аппаратом, но руководитель не обязан принимать его рекомендации, хотя в любом случае окончательное решение и результат аппарат должен знать.

3. Параллельные полномочия. Высший орган управления фирмой может расширить объем полномочий аппарата, предоставив ему право отклонять решения линейного руководителя. Целью параллельных полномочий является установление системы контроля и предотвращение грубых ошибок .

4. Функциональные полномочия. Это полномочия функциональных подразделений организации, которые могут действовать по указаниям руководителя, но могут и запрещать некоторые решения в пределах своей компетенции .

Полномочия (права) должны быть эффективно распределены. Ключевую роль в их распределении играет делегирование линейных полномочий. Лицо, получившее полномочия, принимает на себя личную ответственность за порученную работу и отвечает перед руководителем за ее выполнение. Делегирование требует эффективной коммуникации. Руководители неохотно делегируют полномочия по нескольким причинам: они или часто берут всю работу на себя, или не умеют руководить, или не доверяют подчиненным, или боятся риска, или отсутствует контроль над работой подчиненных.

Подчиненные, со своей стороны, пытаются заблокировать процесс делегирования полномочий либо из-за боязни критики от руководителя; либо из-за отсутствия у сотрудников информации и ресурсов для выполнения задания; либо подчиненный уже имеет большой объем работ; либо из-за отсутствия стимулов за дополнительную ответственность; зачастую у многих сотрудников нет уверенности в себе.

Для эффективности делегирования полномочий руководитель должен:

1. Создать систему контроля.

2. Создать систему стимулирования при принятии ответственности за больший объем работы.

3. Соблюдать принцип соответствия полномочий (прав) и ответственности.

4. Осуществлять четкий обмен информацией.

5. Оказывать больше доверия сотрудникам.

6. Заботиться о повышении квалификации сотрудников.

Достоинство делегирования полномочий заключается, прежде всего, в том, что оно способствует формированию в коллективе атмосферы творческого труда. Работник, которому делегированы определенные полномочия, получает самостоятельный участок и отвечает перед своим руководителем за него (т.е. на него возлагается определенная ответственность), что само по себе является мобилизующим фактором.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Под обязательством понимается выполнение индивидом, занимающим определенную должность в организации, конкретных рабочих требований. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия.

Независимо от уровня ответственности подчиненного, руководитель должен уважать его положение. Делегирование ответственности и полномочий – и уважение к людям, которым они передаются, - является одним из наилучших способов поднять моральный дух, увеличить интерес к работе и организовать слаженную команду.

3. Предложения по изменению организационной структуры управления ООО «Форпост-Парфюм»

3.1. О компании «Форпост-Парфюм»

Компания «Форпост-Парфюм» создана в 1998г. Являясь самым крупным дистрибъютором парфюмерии и бытовой химии в г. Челябинске, организация имеет ряд филиалов по всей России. На сегодняшний день штат компании насчитывает более 1000 рабочих мест. Основная деятельность – качественная и количественная дистрибъюция на введенной территории. В основном, в портфеле компании мировые бренды, сотрудничающие с ООО «Форпост-Парфюм» на правах эксклюзивного партнера. Охватывая все каналы продаж, покрытие организации составляет более 90% от всех торговых точек г.Челябинска и Челябинской области. Высокий уровень сервиса (логистика, лояльность к партнерам и т.д.) является важным, но не основополагающим принципом работы. Главным в работе организации остаются люди: профессионалы и начинающие сотрудники. Руководители всех уровней чаще всего – это сотрудники «выращенные» компанией.

Я очень рада, что имею возможность работать именно в этой компании.

3.2. Структура ООО «Форпост-Парфюм»

Организационная структура компании – линейная.

Характеристика: во главе каждого структурного подразделения находится руководитель единоначальник, наделенный полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредотачивающий в своих руках все функции управления. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения, каким – либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.

При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов.

Линейная структура управления является простейшей, сущность которой состоит в том, что управляющие воздействия на объект могут передаваться только одним доминантным лицом – руководителем, получающий официальную информацию только от своих, непосредственно ему подчиненных лиц, принимает решения по всем вопросам, относящимся к руководимой им части объекта, и несет ответственность.

Другими словами все функции управления и подчинения сосредотачиваются у руководителя, создается вертикальная линия управления и прямой путь воздействия на подчиненных.