Штат Управления включает в себя семнадцать человек: начальник Управления, два заместителя, три начальника подразделения, восемь главных специалистов, два ведущих и один инспектор. Главные, ведущие специалисты и инспектор подчиняются непосредственно начальникам соответствующих отделов. Прием и увольнение с работы осуществляется приказом руководителя аппарата администрации города по предоставлению начальника Управления, по согласованию с начальником отдела кадровой работы и муниципальной службы. Таким образом, структуру Управления муниципальным заказом можно представить в виде схемы (см. "Приложение 2: Структура Управления муниципального заказа"). Как видно из схем структура администрации города Воронежа - линейно-функциональная, а структура Управления - линейная.
В администрации города Главе города подчиняются как линейные руководители (заместители по городскому хозяйству, по социально-экономической политике и т.д.), так и функциональные (начальник юридического управления, начальник управления по охране окружающей среды города и т.д.). Линейные руководители управляют только подвластным им муниципальным подразделениям и Управлениям, а функциональные имеют право на контроль всех муниципальных подразделений и Управлений. Тенденция чрезмерной централизации, которая свойственна данной ОСУ, вполне оправдана, так как для нормального управления такой большой организацией необходим постоянный контроль муниципальных подразделений и Управлений через функциональных управляющих.
Структура Управления муниципальным заказом также эффективна. Для линейной структуры управления характерны оперативность принятия управленческих решений; четко закрепленная и ясно выраженная личная ответственность; единство и четкость распорядительства. Недостатки, свойственные данной структуре оправданы. Высокая концентрация власти на высшем уровне необходима для точной и отлаженной работы Управления и администрации в целом. Повышенные требования к профессионализму руководителей обоснованны, так как Управление Отделами является стратегически важными как для Управления, так и для администрации. Сложности горизонтальных коммуникаций преодолимы в связи с тем, что подразделения малы по своему количеству и численности работников. Структура Управления - четырехуровневая:
1. Уровень: управление Администрацией города Воронежа.
2. Уровень: управление муниципальным подразделением.
3. Уровень: управление отделами муниципального подразделения.
4. Уровень: исполнители.
Несмотря на эффективность существующей структуры, не совсем ясна необходимость во втором заместителе начальника Управления. Предлагается сократить его полномочия путем распределения его обязанностей между 1-м заместителем, начальником Управления и начальниками отделов.
2.2. Анализ должностных инструкций
Для анализа должностных инструкций выбран штат отдела контроля исполнения муниципальных закупок. Отдел состоит из начальника отдела, двух главных специалистов, одного ведущего и инспектора.
Начальник отдела дает указания сотрудникам отдела; определяет порядок делопроизводства, отчетности и контроля; дает указания руководителям подразделение администрации в рамках своей компетенции, требует и получает от подразделений всю необходимую для деятельности отдела информацию и т.д. Другими словами начальник Отдела контроля исполнения муниципальных закупок представляет в своем лице работу Отдела посредством его руководства.
Главные специалисты и ведущий работают в команде. Главный специалист составляет программы проведения тематических проверок, участвует в проводимых документальных ревизиях, проверяет номенклатуру, объемы и цены закупаемой продукции; проводит контроль исполнения условий муниципальных контрактов и т.д. Ведущий специалист обязан участвовать в вышеперечисленных работах как в качестве ассистента Главного специалиста, так и в качестве самостоятельного исполнителя. Специалисты имеют право запрашивать все необходимые для своей деятельности документы; контролировать номенклатуру, объемов и цен закупаемой продукции; контролировать исполнение муниципального заказа и т.д.
Инспектор выполняет задачи делопроизводственного характера: осуществляет правильный учет входящей и исходящей информации, регистрацию и передачу исполнителям или руководителю; контролирует исполнение документов и информирует руководство об этом; оформляет документы; дает справки по документам и т.д.
Ответственность за деятельность Отдела в целом несет его начальник. Ответственность за разглашение служебной тайны; достоверность, полноту и качество подготовленных документов; неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на отдельных работников, несет соответствующий сотрудник.
Сотрудники отдела обязаны творчески подходить к выполнению своей работы. В организации имеют место методы взыскания за "бездействие", то есть работники обязаны помимо выполнения своих непосредственных обязанностей вносить на рассмотрение руководству предложений по усовершенствованию работы подразделения. Возможности для творчества четко прописаны в должностных инструкциях. Специалисты имеют право выступать инициаторами принятия нормативно правовых документов органов местного самоуправления; готовить предложения по устранению нарушений и препятствий исполнения договорных обязательств; проводить семинары и консультации по вопросам Отдела. Некоторые задачи специалисты могут (должны) выполнять самостоятельно (без ассистента и указаний руководителей). Инспектор имеет право вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы отдела.
Для определения степени использования предоставленных возможностей для творчества было проведено тестирование сотрудников Отдела (см. "Приложение 3: Результаты теста по выявлению возможностей к творчеству сотрудников"). Итоги теста показали, что основные проблемы в творческом подходе к работе заключаются во взаимоотношениях с вышестоящим руководством. В первом случае начальство ограничивает независимость тестируемого (возможно, используя авторитарный стиль руководства). Это способствует увеличению творческой заинтересованности сотрудника в своей работе. Однако лишение свободы действий не всегда может обеспечить эффективный процесс творчества. Во втором случае, наоборот, тестируемому предоставляется чрезмерная независимость, что тормозит процесс творчества в целом. Итоговые результаты на среднем уровне (между 22 и 49). Это вполне хороший результат, так как чрезмерная творческая активность (также как и ее отсутствие) могут отрицательно сказаться на деятельности организации.
Отдел занимается контролем номенклатуры, объемов и цен закупаемой продукции; контролем исполнения условий муниципальных закупок, решений муниципальной конкурсной и котировочных комиссий и другими задачам, связанными с контролем деятельности Управления. Непосредственно эти задачи выполняют специалисты. Оформлением документации, связанной с деятельностью Отдела (и Управления) занимается инспектор. Координирует работу Отдела начальник Отдела. Все работы распределены между сотрудниками.
3. Стратегические и тактические планы
Долгосрочные планы Управления муниципальным заказом формируются в соответствии с местным бюджетом. Ежегодно Воронежская городская Дума рассматривает законопроект городского бюджета. В соответствии с ним выявляются потребности города и осуществляется поиск источника финансовых ресурсов на их удовлетворение.
Одновременно с бюджетом Администрацией представляется годовой план муниципальных закупок. Отчет об исполнении плана представляется в Воронежскую городскую Думу за 1 полугодие, 3 квартал и 4 квартал не позднее 1,5 месяца со дня окончания отчетного периода. (см. «Приложение4: Типовые формы плана муниципального заказа»; «Приложение5: Типовые формы отчета об исполнении плана муниципального заказа»).
На основе годового плана муниципальных закупок составляются полугодичные планы (см. «Приложение6: Распоряжение главы города Воронежа об утверждении плана муниципального заказа на второе полугодие 2002 года»).
Деятельность же самой администрации планируется ежеквартально. Управление организационно-кадровой работы по предложениям структурных подразделений администрации города готовит проект плана работы администрации на квартал.
Ежеквартальный план представляет собой документ, состоящий из списка заданий и списка исполняющих их Управлений и других муниципальных подразделений. Задания разбиваются по месяцам и относятся к следующим вопросам: рассмотрение проектов постановлений администрации города, рассмотрение распоряжений главы города, контроль за ходом исполнения распорядительных документов, городские мероприятия.
План работы администрации на квартал утверждается распоряжением главы города, а его выполнение контролируется начальником организационно-кадровой службы. По согласованию с главой города, его заместителями, руководителями аппарата администрации в план работы в ходе его выполнения могут вноситься изменения и дополнения, о чем управление организационно-кадровой работы информирует не позднее, чем за две недели до запланированного мероприятия.
План мероприятий на предстоящую неделю и заявки на помещения, в которых будут проводиться мероприятия предоставляются руководителями структурных подразделений администрации не позднее 17 часов в четверг на текущей неделе в управление организационно-кадровой работы, которое готовит сводный план мероприятий на предстоящую неделю.
Проведение незапланированных мероприятий (не включенных в план) на текущей неделе осуществляется по письменной заявке руководителей подразделений с разрешения руководителя аппарата администрации.