4. Телефонограмма – это служебный документ, который составляет оперативное сообщение, переданное телефоном. Телефонограммы составляет секретарь-референт или другой работник по поручению руководителя.
Текст телефонограммы должен быть четким, сжатым (до 50 слов), с акцентом на факты, дать, время и место проведения мероприятий. Если в тексте есть слова, которые плохо воспринимаются на слух, то нужно каждую букву передавать словами. Составленную и оформленную телефонограмму должен проверить и подписать руководитель или ответственный работник предприятия. Если телефонограмму передают нескольким адресатам, то составляют список их с номерами телефонов. Оформляя исходную телефонограмму , отмечают: название вида документу, адресата, дату подписания, индекс (входной номер), подпись, фамилию и номер телефона лица, которое пережало телефонограмму, фамилию и номер телефона лица, которое приняло телефонограмму, дату и время передачи телефонограммы.
6. Программное обеспечение по организации работ с документами.
Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.
Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача менеджера составить документ
(менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.
Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:
регистрация поступающей корреспонденции, сортировка в зависимости от предназначения, отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции, сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у менеджера должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого. Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.
Хранить документы в кабинете менеджера нет никакой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.
Библиографический список
1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 1998. - 435 с.
2. . Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. -- 1. с. 35 - 39.
3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов-на-Дону 2001 - 536 .с
4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Издательско-книготорговый центр "Маркетинг", 2002. - 642 с.
5. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В.
6. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Сост. М.Т.Лихачев. - М.: Экономика, 1991. - 641 с.
7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998
8. Евдокимова Л. И. Еще раз о делопроизводстве. - Новосибирск: СибАГС, 2003. - 464 с.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО "Бизнес-школа "Интел - синтез" 2002 - 384 с.
10. Палеха Ю. И Документационное обеспечение управлення. - М: "МАУП", 2004. - 521 с.
11. Санкина Л.В., Быкова Т.А.. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 482 с.
12. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - рапорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997.
13. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-рапорядительной документации. Требования к оформлению документов". Серия "Управление документацией". - М.: Дело, 1999. - 325 с.