В то же время, с понятием информации тесно связано такое понятие, как информационные издержки. В целом издержки поиска информации включают в себя расходы на поиск информации и потери, связанные с неполнотой и несовершенством собираемой информации. Испытывают потребность в информации и несут информационные издержки и предприятия, и потребители, и государственные структуры.
Что касается фирм, то успешная деятельность невозможна для них без обеспеченности необходимой информацией, способствующей повышению качества принимаемых решений. Поэтому фирмы вынуждены собирать информацию по множеству вопросов. Помимо сведений о своем собственном положении дел они осуществляют сбор информации как о других фирмах – потенциальных и реальных конкурентах или партнерах, так и о потребителях, их мнениях и предпочтениях, а также о мероприятиях и планах государственных структур в экономической, политической и социальной сферах деятельности.
Значимость информационного обеспечения функционирования фирмы на рынке подчеркивал еще К. Эрроу, отмечая, что эффективность производства зависит от того, располагает ли фирма источниками оперативной информации (чем их больше, тем быстрее предприятие реагирует на изменение внешних обстоятельств). А. Харт же (первым в экономической науке) доказал, что производственный цикл невозможен без постоянного притока новой информации. Кроме того, он считал, что «если фирма имеет мало информации, то ее шансы завоевать рынок очень невелики».
Обладание необходимой информацией является важным условием эффективного применения фирмой располагаемых ею ресурсов. Соответственно, недостаток информации затрудняет обмен, парализует активность бизнеса и ведет к нерациональному применению всех ресурсов. Являясь причиной неоптимального поведения как продавцов, так и покупателей, зачастую неполнота информации ограничивает конкуренцию, мешает заключению долгосрочных сделок.
В целом можно утверждать, что практически все процессы, происходящие в фирме, связаны, так или иначе, с поиском информации и с ее распространением.
Рассмотрим, к примеру, информационное наполнение трех основных этапов, на которые разбивается процесс производства:
1) НИОКР (научно-исследовательские и проектно-конструкторские работы), выпуск опытного образца и опытная эксплуатация;
2) собственно процесс производства;
3) этап реализации товара.
Первый этап воспроизводственного процесса связан с разработкой новых товаров или услуг. На этой стадии фирмы испытывают потребность в информации, необходимой для осуществления НИОКР и проведения маркетинговых исследований (причем в настоящее время НИОКР, маркетинговые исследования и сопровождающие работы считаются наиболее дорогостоящим этапом воспроизводственного процесса). Информационная продукция (в форме изобретений, ноу-хау, методик, проектов и прочего), пополняющая после соответствующего лицензирования нематериальные активы предприятий- владельцев и имеющая свои информационные рынки сбыта, создается именно на стадии НИОКР.
На этапе производства товара или услуги предприятия проходит через последовательность технологических процессов. Осуществление каждой отдельной операции в технологической цепи требует определенного информационного обеспечения. В целях минимизации издержек производства и максимизации выпуска фирмы осуществляют информационные издержки, необходимые для принятия решений о выборе поставщиков материальных ресурсов и технологий, о привлечении и обучении кадров, об осуществлении финансовых операций, об оптимизации управленческой деятельности и прочих.
Третий этап – этап реализации товара или услуги – связан с информацией, необходимой предприятию в целях решения задач относительно продажи продукции/услуг.
Таким образом, все процессы, происходящие в фирме, требуют сбора и распространения информации и, соответственно, связаны с информационными издержками, которые, в свою очередь являются частью трансакционных издержек предприятия.
В то же время проблема снижения трансакционных издержек бизнеса является одной из важнейших проблем российской экономики.
Российские экономисты также говорят о значительном влиянии, которое способен оказывать на состояние экономики уровень трансакционных издержек. К примеру, В.Е. Дементьев отмечает: «Экономической теорией давно доказано, что возможности рыночной саморегуляции зависят от уровня трансакционных издержек; все, что снижает последние, одновременно служит фактором повышения дееспособности рыночных механизмов».
Особую роль в информационном обеспечении деятельности предприятий и снижении их трансакционных издержек играют средства массовой информации.
Во-первых, информационное обеспечение бизнеса, а также информирование рынка о товарах, услугах и об организациях, их производящих и продающих, входит в число основных задач СМИ.
С одной стороны, СМИ обеспечивают доступ рекламодателей-фирм и предпринимателей к их целевым аудиториям. Тем самым, реклама создает условия для увеличения фирмами объемов продаж, увеличения занимаемой доли рынка. И, с другой стороны, СМИ обеспечивают предприятия информацией, необходимой им для функционирования на рынке.
Во-вторых, СМИ способны играть важную роль в снижении трансакционных издержек предприятий.
В зависимости от того, в какой степени предприятие обеспечено необходимой информацией и насколько продуманными являются информационные расходы, можно говорить о большей или меньшей конкурентоспособности продукции и/или услуг предприятия.
В то же время на практике организация информационного обеспечения деятельности российских предприятий является зачастую неэффективной.
Обеспечение информационных потребностей российских предприятий является одной из серьезных проблем функционирования бизнеса. В целом можно назвать ряд причин, по которым предприятия получают из всех возможных источников далеко не всю необходимую им информацию:
-препятствия в получении информации (в частности, высокие цены на информацию; недостаток специализированных организаций, способных предоставить информацию и прочие);
- не удовлетворительное с точки зрения потенциальных покупателей качество экономической информации (достоверность, полнота и своевременность).
Недостаточной эффективностью организации работы с информацией на многих российских предприятиях объясняется наличие следующих проблем:
1) предприятия собирают (а также, соответственно, перерабатывают, анализируют, хранят, распространяют) не всю значимую для них информацию, даже в случаях, когда она доступна, отличается высоким качеством и является сравнительно дешевой;
2) часть получаемой информации не является значимой для успешной деятельности предприятий, расходы на нее являются нерациональными;
3) предприятия приобретают необходимую для них информацию, но в силу ряда причин (например, недостаточной осведомленности о ценах поставщиков информационной продукции) переплачивают за нее;
4) предприятия приобретают недостоверные, неполные, устаревшие сведения (в силу ряда причин, в частности, в результате отсутствия у сотрудников, занимающихся сбором информации, необходимой компетенции);
5) часть собранной значимой информации (по причине умышленных или неумышленных действий сотрудников, работавших с ней) попадает к пользователям внутри предприятия и/или внешним пользователям неполной, недостоверной, устаревшей;
6) часть собранной значимой информации теряется внутри предприятия, не попадая к ее пользователям.
В целях решения перечисленных проблем российского бизнеса и для обеспечения предприятий информацией, необходимой для повышения качества принимаемых решений, целесообразным является организация в фирмах службы информационного обеспечения.
Конечно же, на практике работа с информацией в фирмах в большинстве случаев осуществляется без создания служб информационного обеспечения. Часть функций по работе с информацией выполняется сотрудниками других подразделений. Однако в таком случае процесс работы с информацией (включающий в себя сбор, обработку, анализ, хранение и распространение информации) не является непрерывным, некоторым этапам процесса уделяется незначительное внимание, отдельные виды работы с информацией дублируются, не обеспечивается взаимодействие всех подразделений предприятия по работе с информацией. Поэтому в случае, когда предприятие не обладает службой информационного обеспечения, часть проблем информационного обеспечения не может быть решена.
Основной целью службы информационного обеспечения, является обеспечение своевременного получения руководителем и службами предприятия максимального объема качественной информации, необходимой им для принятия обоснованных решений, разработки рекомендаций и предложений.
В число основных задач службы информационного обеспечения входят следующие:
1. Создание единого информационного пространства предприятия;
2. Обеспечение оперативного доступа сотрудников к необходимой информации;
3. Внедрение и использование информационных технологий;
4. Повышение уровня профессиональной подготовки сотрудников предприятия.
Помимо формулирования цели и задач, при организации службы информационного обеспечения необходимо также определить ее структуру, наметить направления сотрудничества службы с прочими подразделениями предприятия, а также разработать документацию, регулирующую деятельность службы (положение о службе, должностные инструкции специалистов службы, штатное расписание).