Исследование систем управление на примере ООО Алена (стр. 4 из 6)

Сергей Р.: Предприятие создано и работает для получения прибыли через качественное предоставление услуг клиентам.

Алена Р.: Миссия предприятия в том, чтобы «скрасить досуг людей, живущих в нашем городе. В городе мало мест, где люди могут полноценно отдохнуть. Необходимо сделать все, чтобы ожидания людей оправдались»

Уже на уровне миссии предприятия заложены определённые противоречия в фундаменте предприятия: предоставление полноценного отдыха по приемлемой цене для клиентов может привести к убыточности в работе предприятия, стремление к прибыльности, в том числе за счет снижения затрат, может привести к снижению качества обслуживания, снижению качества отдыха.

Указанный комплекс факторов привел к формированию такой структуры линейной структуры управления ООО «Алена» (см. рис. 1.9.). Следует добавить, что должность администратора, бухгалтера и экспедитора исполняет одни человек – Алёна Р. В этом совмещении, возможно, отражается стремление минимизировать расходы общества, работать с большей прибылью. Однако, совмещать три различных функции в одном лице достаточно трудно. На наш взгляд необходимо разделить три функции, бухгалтер должна заниматься непосредственно бухгалтерией, а функции администратора и экспедитора возможно совмещать в одном лице. Это одно из предложений по развитию системы управление обществом, о котором будет сказано ниже.

Под указанный комплекс услуг было приобретено и установлено оборудование (см. табл. 1.1), общей стоимостью свыше 40 тысяч рублей.

К настоящему моменту времени клиентская база более-менее установилась, стабилизировались внешние связи (см. рис. 1.10) и внутренние взаимодействия.

Внутренние взаимодействия выстроены таким образом, чтобы максимально (при выполнении ограничений о которых было сказано выше) быстро и качественно выполнять заказы клиентов, удовлетворять требованиям контролирующих органов, расплачиваться с монополистами.

Таблица 1.1

Оборудование ООО «Алена»

№ п.п.	Тип оборудования	Количество	Назначение, виды продукции
1.	Электролита	1	Первые и вторые блюда
2.	Жарочный шкаф	1	Кондитерские изделия
3.	Фритюрница	1	Пельмени, блюда из овощей, картофеля
4.	Микроволновая печь	1	Быстрое изготовление блюд из полуфабрикатов и подогрев готовых блюд.
5.	Миксер	1	Соусы, напитки
6.	Электрический чайник	2	Горячая вода для кофе, чая

В качестве примера можно привести информационную цепочку работы с клиентом заказывающим небольшое мероприятия (день рождения, свадьба узким кругом друзей, юбилейные торжества у какой-либо фирмы и некоторые другие массовые мероприятия, заказ на которые поступает за несколько дней до самого мероприятия).

Клиента встречает официант. Он знает, какой имеется базовый набор блюд, напитков, что может приготовить дополнительно производственный отдел. В ходе переговоров стороны согласуют список блюд и напитков. Официант ставит в известность своего непосредственного руководителя - бармена и администратора о поступившем заказе, а также, справочно, повара – руководителя производственного отдела. Администратор (иногда бармен) ставит задачу перед руководителем производственного отдела, вместе сверяют наличие продуктов, напитков и сроки поставки тех, что отсутствуют. Эта полученная от администратора информация является для повара фактически приказом к исполнению. В дальнейшем информацию о потребности клиента повар может уточнить у официанта, но для этого уже не потребуется дополнительного распоряжения администратора или директора Обмен устанавливается на горизонтальном уровне: клиент – официант – повар – экспедитор – поставщик требуемого продукта (напитка).

Одновременно администратор ставит в известность директора о мероприятии, и уже как бухгалтер готовит платежные поручения для оплаты закупаемых продуктов и напитков. Директор ставит задачу перед охраной, даёт распоряжение на проведение оплаты продуктов, напитков.

При работе с текущими клиентами. Информационные связи упрощаются. Они имеют горизонтальный характер: посетитель заказывает имеющиеся в наличии блюда и напитки у официанта или бармена, заказ исполняется из продуктов и напитков в баре, горячие блюда и некоторые закуски заказываются в производственном отделе. При этом бармен контролирует качество и своевременность исполнения заказов официантом. Официант при необходимости может дать команду охране на удалении из бара слишком расшумевшегося посетителя, или по «тревожной» кнопке вызвать милицию, когда с ситуацией охрана может не справиться (что бывает крайне редко) становится не

Сложившаяся система управления близко напоминает линейно-функциональную с присущими для неё достоинствами и недостатками. Она нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Все службы имеют в своём составе специалистов высокой квалификации, выполняющих в зависимости от возложенных на них задач конкретные виды деятельности. Некоторые присущие этой структуре управление в ООО «Алена» такие как: длительная процедура принятия решений, возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место, практически отсутствуют. Это связано с тем, что коллектив ООО «Алена» небольшой, все структурные элементы управления прозрачны и легко взаимодействуют друг с другом..

Однако серьезной проблемой становится по мере увеличения числа клиентов нагрузка на администратора –бухгалтера -экспедитора. Алёна Р., исполняющая все эти роли, сильно устает, не всегда справляется некоторыми возложенными на неё обязанностями.

2. Уточнение целей системы и выбор критериев эффективности

В процессе проектирования организационных систем целесообразно ориентироваться на такие понятия , как официальные, оперативные и операционные цели.

Официальные цели соответствуют общему назначению, миссии стратегическим замыслам организации, они характеризуют внешнюю направленность организации, перспективы её развития и защитные функции. Эти цели содержатся в уставе организации, отражаются в рекламе и официальных изданиях и используются при создании имиджа организации.

Оперативные цели соответствуют текущему моменту деятельности организации и тому, что на самом деле занимается организация. Эти цели отличаются внутренней направленностью, мобилизацией ресурсов и отражаются в планах работы организации.

Операционные цели характеризуются конкретизацией и детализацией задач, более чётки распределением функциональных обязанностей, контролем за исполнительской дисциплиной, возможностью изменения параметров.

Эта классификация позволяет выделить необходимые цели-ориентиры той последовательности, которая наилучшим образом способствует достижению главной цели организации.

После разработки развёрнутой во времени последовательности целей ориентиров необходимо определить стратегическую концепцию организации. Правильный выбор стратегии позволяет перейти к следующему этапу организационного проектирования – к созданию организационной структуры. На рис. 2.1 показана последовательность действий перехода от цели организации к организационной структуре управления с последующей оценкой эффективности построения этой структуры (9).

Выполнение всех этапов организационного проектирования должно сопровождаться экономическим анализом, учитывающим как ресурсные возможности организации, так и потребности внешней среды. Поскольку проектирование организации определяет её будущее и последовательность её развития, все этапы проектирования предусматривают проведение вычислительных экспериментов с использованием процедур моделирования. В частности, цель, определяемая на первом этапе проектирования, - это исходная модель будущего состояния организации. Другие элементы модели организации могут быть представлены в виде развёрнутого алгоритма. Отражающего последовательность действий на этапах организационного проектирования (см. рис. 2.2).

Анализ результатов проведенного опроса руководителей холдинга Сергея и Алены Р. (литературы по проведению опросов в настоящее время достаточно много публикуется, можно привести 10, 11) показал, что существует несколько целей работы всего холдинга в целом и отдельных его составляющих, в частности ООО «Алена». Иерархию целей можно представить следующим образом:

1. Для всего холдинга в целом главной целью является: всемерное возрастание финансовых и материальных ресурсов холдинга, роста его влияния на социально-экономическую жизнь в городе Н-ске.

2. Для ООО «Джи-бар» и ООО «Алена». Стать лучшими в городе заведениями для хорошего полноценного отдыха, занять основную долю рынка в этой сфере.