Бухгалтерия (департамент финансов) отражает операции по заключению и ведению договоров страхования жизни, страхования имущества и добровольного медицинского страхования. При ведении бухгалтерского учета ОАО «СТРАХОВОЙ КОМПАНИИ» использует тот же План счетов, что и головная организация, а также согласно приказу Минфина от 04.09.2001 г. № 69 страховая организация применяет специальные счета, отражающие особенности деятельности:
1) счет 22 «Выплаты по договорам страхования, сострахования и перестрахования»;
2) счет 77 «Расчеты по страхованию, сострахованию и перестрахованию»;
3) счет 92 «Страховые премии (взносы)»;
4) счет 95 «Страховые резервы».
СТРАХОВая КОМПАНИя ведет аналитический учет по видам страхования, страхователям, договорам страхования, договорам с медицинскими учреждениями, страховым случаям и др. Страховая организация раздельно учитывает доходы и расходы по договорам страхования, сострахования и перестрахования.
При составлении бухгалтерской отчетности раскрывается информация:
1) об изменениях учетной политики, оказавших существенное влияние на финансовое положение;
2) о движении денежных средств или финансовых результатов деятельности организации;
3) об операциях в иностранной валюте;
4) о материально-производственных запасах;
5) об основных средствах;
6) о доходах и расходах организации;
7) о последствиях событий после отчетной даты;
8) о последствиях условных фактов хозяйственной деятельности;
9) о предоставлении той или иной информации об активах, капитале и резервах и обязательствах организации.
В такой информации раскрывается динамика важнейших экономических и финансовых показателей деятельности страховой организации за ряд лет:
1) объем всех страховых премий и страховых выплат, с расшифровкой по видам страхования по договорам страхования (основным договорам) и договорам перестрахования;
2) удельный вес страховых премий по видам страхования в объеме страховых премий по договорам страхования (основным договорам);
3) состав и объем страховых резервов;
4) прибыль до налогообложения, в том числе от операций по страхованию жизни и от операций страхования иного, чем страхование жизни);
5) характеристика инвестиционной деятельности (состав инвестиций, полученный инвестиционный доход, эффективность инвестиционной деятельности, предполагаемые изменения в структуре инвестиций);
6) политика управления рисками;
7) планируемое расширение проводимых видов страхования и территории оказания страховых услуг, используемых методов по продаже страховых полисов;
8) предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения;
9) политика в отношении заемных средств, управления рисками.
Департаменты страхования (юридических и физических лиц) выполняют следующие функциональные обязанности:
- организуют и управляют деятельностью отделения;
- руководители департаментов являются непосредственными начальниками для штатных и внештатных сотрудников, работающих в отделении;
- организуют работу штатных сотрудников отделения (разрабатывают, утверждают и контролируют график работы сотрудников отделения,
определяют и закрепляют непосредственный сектор территории за каждым сотрудником отделения, разрабатывают, утверждают и контролирует график работы сотрудников отделения на закрепленном секторе, производят процедуру документооборота бланков строгой отчётности, по согласованию с руководителем департамента организуют материальную мотивацию штатных сотрудников в соответствии с утвержденным положением о мотивации;
- организуют работу внештатных сотрудников отделения ( привлекают к сотрудничеству агентов - физических и юридических лиц, организуют процедуру оформления агентских договоров в соответствии с утвержденным положением о заключении агентских договоров);
- производят обучение сотрудников отделения новым продуктам страхования и технологиям продаж и обслуживания клиентов, внедряемым на предприятии.
К функциональным обязанностям департамента персонала относятся:
- разработка текущих и перспективных планов комплектования фирмы кадрами с учетом изменения состава работающих;
- анализ состава, деловых и других качеств специалистов фирмы с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей;
- контроль за расстановкой и использованием кадров рабочих и служащих, руководящих работников и специалистов;
- оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководства;
- подготовка материалов для представления сотрудников к поощрениям и награждениям;
- контроль за исполнением постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами;
- осуществление систематического контроля и инструктажа работников по учету кадров;
- изучение движения кадров, причин текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению.
В данной компании директор свои права распределяет между руководителями департаментов, оставляя за собой наиболее ответственные обязанности, требующие активного, а порой и оперативного решения. Среди них:
- повышение рентабельности страховой компании;
- поддержание личных контактов с крупной клиентурой страховой компании;
- установление окончательных размеров премий по индивидуальным страховым рискам.
Департамент персонала представляет: сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением сотрудников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменения правил внутреннего трудового распорядка.
Взаимодействие подразделений осуществляется посредством трех блоков: распорядительного, исполнительного и контрольного. Тесной границы между этими блоками провести нельзя. В ряде случаев они тесно взаимодействуют, а порой и переплетаются.
Одна из главнейших задач, стоящих перед руководством страховой компании, - это организация деятельности всех служб компании, направленная на обеспечение ее финансовой устойчивости. Фактически каждая служба, работник страховой компании, выполняя свои функциональные обязанности, обозначенные в должностных инструкциях, вносят определенный вклад в обеспечение финансовой устойчивости.
Особая роль в этом вопросе отводится экономическим службам, ведущим: планирование деятельности страховой компании по приходным и расходным статьям; анализ выполнения запланированных показателей; учет и контроль за движением денежных средств; начисление и анализ резервов; анализ поступивших страховых платежей и выплат по страховым событиям и окончившимся договорам; платежи в бюджет и текущие платежи; обеспечение финансовых потоков страховой компании.
Статья 25 Закона РФ «Об организации страхового дела в Российской Федерации» (ред. от 10 декабря 2003 г.) гласит: «Гарантиями обеспечения финансовой устойчивости страховщика являются экономически обоснованные тарифы; страховые резервы, достаточные для исполнения обязательств по договорам страхования, сострахования, перестрахования, взаимного страхования; собственные средства; перестрахование». В страховой компании ежедневно в значительных объемах происходит оборот наличных и безналичных средств. Для слежения за приходом средств и обеспечением своевременных выплат по страховым событиям и окончившимся договорам, плановым налоговым платежам, выплатам заработной платы и другим регламентированным и текущим расходам составляется календарных график прихода и расхода средств с ежедневным контролем его исполнения и внесением корректировок. В расходную часть графика вносятся: выплаты по рисковым событиям; перечисления перестраховочным компаниям части страховых платежей по перестрахованным рискам, принятым в перестрахование; расходы на ведение дела. Расходы на ведение дела должны соизмеряться с доходами страховой компании. Во избежание излишних расходов в компании расходы на ведение дела (РВД) текущего месяца считают от величины дохода предыдущего. Такой подход к расходам удерживает от соблазна излишних затрат за счет резерва. Если планируемые затраты текущего месяца не укладываются в расчетный лимит РВД, дефицит гасится за счет резерва. В этом случае сумма дефицита под проценты берется из резерва. Погашение дефицита РВД производится не более чем за 3 месяца. В РВД входят: фонд оплаты труда (ФОТ), начисления на ФОТ, прочие РВД. Состав ФОТ: комиссионные по заключенным договорам, заработная плата штатным работникам, резерв отпусков, территориальный повышающий коээфициент. Прочие РВД: налоги, плата банкам, услуги связи, аренда помещений, транспорта, реклама, обслуживание оргтехники, амортизационные отчисления.
Статьи затрат РВД постоянно контролируются, подвергаются анализу и при необходимости корректируются. Начисление резервов, их размещение, слежение за их целевым использованием возложены на управляющего резервами. Управляющий резервами, бухгалтерия и отдел выплат создают расходную часть графика управления финансовыми потоками. Управление маркетинговыми службами, управление резервами создают приходную часть графика. В данном графике должно соблюдаться следующее правило: поступление средств по срокам должно опережать дату выплат или очередных платежей. Как правило, управляющий резервами при заключении договоров по инвестированию резервов учитывает предстоящие сроки выплат. Он же учитывает сроки получения и величину инвестиционного дохода. На ежедневных оперативных совещаниях у руководства страховой компании уточняются заключенные или перезаключенные договоры страхования, размеры страховых платежей и сроки их проплаты страхователям. Ежедневно бухгалтерия получает выписки банков о поступлении средств на расчетный счет страховой компании, которые являются исходными материалами ежедневного рассмотрения комиссией управления финансовыми потоками.