2. Вторая - "Реквизиты состава удостоверения документов".
3. Третья группа реквизитов - это "Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления".
Чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно указать название фирмы, название документа (должностная инструкция), оставить место для даты, место для номера и написать название города. Некоторые недовольны тем, что наименование «должностная инструкция» пишется в углу. В принципе, если сделать название в центре, это не будет большим нарушением. На юридическую силу влияет то, что вы что-то не дописали или написали, но неправильно.
2.5. Внесение изменений в текст должностной инструкции
В целом инструкция может действовать годами. Изменения требуются только в отдельных случаях, например с изменением функций, переименованием организации и т.д.
Некоторые кадровики обновляют должностные инструкции, например, если сменился работник, расписавшийся на инструкции. Следует помнить о том, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность.
Встречается и другая довольно распространенная ошибка. В некоторых организациях при изменении той или иной функции положение об этой функции просто вычеркивается и делается новая запись. В этом случае зачеркивание не допускается.
Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Заменены или заново утверждены, должностные инструкции могут быть в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.
Глава 2.
Анализ должностных инструкций
Итак, в практической части своей курсовой работы я должна проанализировать должностные инструкции, а именно должностные инструкции сотрудников Отдела организационно-кадровой работы и контроля департамента земельных и имущественных отношений мэрии г. Новосибирска, в котором я проходила практику. Для анализа я взяла три должностные инструкции: должностные инструкции двух главных специалистов и должностную инструкцию техника отдела.
Анализ должностной инструкции главного специалиста отдела организационно-кадровой работы и контроля
Первый раздел как по нормативной структуре, так и в моей инструкции называется “Общие положения”. Его содержание также соответствует структуре, т.е. в нем отражены все пункты (Назначение должности; Структура подчинения и взаимодействия; Нормативные документы, регламентирующие деятельность; Процедуры назначения на должность и освобождения от должности). Недочетом является только то, что не указаны Процедуры замещения должности во время отсутствия. Кроме того, не освещено внутридолжностное квалификационное категорирование.
Второй раздел называется “Должностные обязанности”, и в нем перечислены обязанности работника, что также соответствует требованиям. Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены в должностных обязанностях его работников. Но по этому поводу не могу сказать ничего определенного (все они отражены или не все), поскольку у меня нет на руках должностных инструкций всех сотрудников отдела. Единственное, хочу сказать по поводу последнего пункта: “Выполнение других поручений, даваемых начальником отдела организационно-кадровой работы и контроля”. Необходимо отметить, что поручения должны даваться только в рамках должности и в рамках должностных обязанностей данного работника.
Следующий раздел “Права” соответствует структуре. Правильным является то, что количество прав меньше количества обязанностей, иначе бы это послужило поводом для превышения властных полномочий. Недочетом является то, что последний пункт начинается конструкцией “Имеет право на…”, в то время как предыдущие пункты начинались с глаголов в неопределенной форме. Поэтому чтобы сохранить “синхронность” синтаксических конструкций, необходимо перестроить предложение в последнем пункте так, чтобы оно тоже начиналось с инфинитива.
Четвертый раздел как по нормативным требованиям, так и по моей инструкции называется “Ответственность”. Содержание его в целом соответствует требованиям, только вместо указания соответствующих форм ответственности за определенные нарушения здесь даны ссылки на законы, что в принципе допустимо.
В большинстве источников четвертый раздел является последним. Но на лекциях говорилось, что существует еще раздел “Требования объективной квалификации”, который в случае четырех разделов должен был быть освещен в Общих положениях.
В моей должностной инструкции имеется еще 5-й и 6-й разделы “Профессиональные знания” (что является одним из подпунктов Требований объективной квалификации) и “Квалификационные требования” (которые и нужно было указать в Общих положениях). Здесь же они выделены в отдельные разделы, но тем не менее освещены.
По нормативам в конце документа должно быть три подписи. Но в моей должностной инструкции одна в принципе отсутствует: нет подписи лица, разрабатывавшего должностную инструкцию (руководителя кадровой службой или структурного подразделения). Гриф СОГЛАСОВАНО выполнен не совсем верно: нет расшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. В реквизитах ОЗНАКОМЛЕНИЯ также не хватает расшифровки подписи и даты.
Гриф об утверждении сделан в целом в соответствии с требованиями, только не достает даты (есть только год).
Анализ должностной инструкции главного специалиста отдела организационно-кадровой работы и контроля
Раздел “Общие положения” должностной инструкции второго главного специалиста идентичен должностной инструкции первого главного специалиста (за исключением второго пункта, где перечислено меньшее количество объектов взаимодействия, чем в первом случае), поэтому останавливаться на анализе первого раздела не буду.
Следующий раздел “Должностные обязанности” соответствует структуре. От первой инструкции отличается набор обязанностей, поскольку это все-таки другой человек. А в целом замечания для раздела такие же, как и в первом случае.
Раздел “Права” тоже практически идентичен соответствующему разделу первой должностной инструкции, только менее объемный (в нем на 1 пункт меньше). Комментарии и рекомендации аналогичны первому случаю.
Раздел “Ответственность” абсолютно совпадает с первой инструкцией, поэтому останавливаться на нем не буду.
Пятый раздел называется “Профессиональные знания”, но в данной должностной инструкции название почему-то не напечатано. Возможно это издержки ксерокопирования. Этот раздел также как и последний (“Квалификационные требования”) полностью идентичен первому документу. Поэтому замечания аналогичны.
Как и в первом случае почему-то нет подписи лица, разрабатывавшего должностную инструкцию. Гриф СОГЛАСОВАНИЯ выполнен не верно: нет расшифровки подписи (фамилии и инициалов) и даты. А в реквизитах ОЗНАКОМЛЕНИЯ вообще подпись не стоит. Как работник руководствуется данным документом – не понятно.
Гриф УТВЕРЖДАЮ оформлен верно, но не хватает даты.
Анализ должностной инструкции техника отдела организационно-кадровой работы и контроля
Первый раздел как по нормативной структуре, так и в данной инструкции называется “Общие положения”. Его содержание соответствует требованиям, т.е. в нем отражены все необходимые пункты. Минусом по структуре является только то, что не указаны Процедуры замещения должности во время отсутствия. И замечания по содержанию: почему-то в пункте “Назначение должности” имеется фраза “В своей работе взаимодействует с муниципальными служащими департамента”. На мой взгляд, ее нужно поместить в пункт “Структура подчинения и взаимодействия”. Абсолютно мне не понятна фраза из 3-го пункта: “…и нормативно-правовых актов муниципалитета в интересах населения города, соблюдение и защиту прав и законных интересов горожан”. Как выделенное курсивом относится к Нормативным документам, регламентирующим деятельность, неизвестно. Вероятно, это оборванная фраза, скопированная откуда-то, у которой просто отсутствует начало.
Второй раздел называется “Должностные обязанности”, и в нем перечислены обязанности работника, что также соответствует требованиям. По содержанию нет никаких замечаний, кроме опять же последнего пункта: “Выполнение других поручений, даваемых начальником отдела организационно-кадровой работы и контроля”. Необходимо отметить, что поручения должны даваться только в рамках должности и в рамках должностных обязанностей данного работника.
Следующий раздел “Права” соответствует нормативной структуре. Также правильным является то, что количество прав меньше количества обязанностей.
Раздел “Ответственность” соответствует требованиям, и отличается от предыдущих инструкций по сути только набором источников, в которых предусмотрена ответственность. В остальном он совпадает с предыдущими документами, поэтому повторяться не буду. Все замечания описаны в анализе соответствующего раздела первой инструкции.
Пятый раздел называется “Профессиональные знания”. Комментарии по этому поводу были даны в анализе первой инструкции. Он хотя и несколько отличается от соответствующих разделов первых двух инструкций набором документов, которые необходимо знать работнику, но в целом по структуре такой же. Промахом тут является то, что в пункте 5.1. уже упоминался Устав г. Новосибирска, а в пункте 5.2. он повторяется.