Как социальная система организация является открытой, ибо её выживание зависит от внешнего мира. Она описывается основными характеристиками, как внешняя и внутренняя среда, структура, цели, стратегии, технология, персонал, потенциал.
Как считает известный социолог А. Пригожин, организация как система априорно заданных отношений и официально установленная совокупность норм, правил и стандартов присуща всякому социальному институту независимо от его назначения и отражает существующую при любых условиях необходимость упорядочения совместной деятельности людей. [6, с. 9]
Несомненно, задачами организации как функции менеджмента являются:
1. Формирование структуры организации.
Структура организации – это упорядоченная совокупность её взаимосвязанных элементов. Бывает технологической, производственной, финансовой, социальной и информационной. [ 1, с. 190 ]
2. Определение способов управления.
Необходимо знать при помощи каких способов ведётся управление в организации. Выделяют два основных варианта управления: единовластие и соучастие (характеризуется децентрализацией власти).
3. Установление режимов работы подразделений и отношений между ними.
Крупные фирмы включают в себя множество самостоятельных подразделений, разбросанных по всем уголкам Земли, имеют десятки тысяч партнёров, на них заняты сотни тысяч работников, а объёмы производства сопоставимы с величиной национального продукта целых государств.
4. Обеспечение ресурсами, инновационность, использование информационных технологий.
5. Формирование внутренней культуры.
Внутренняя культура, с одной стороны, достаточно устойчива, традиционна, но с другой – находится в постоянном развитии, которое происходит естественным путём или в результате сознательных действий субъектов. Культура организации состоит из отдельных элементов, которые бывают субъективными и объективными, отражающими материальную сторону её деятельности.
2.2.1 Исследование организационной структуры ООО «HappyStory»
Сегодня процесс развития организации осуществляется либо непрерывно в виде частичных преобразований отдельных элементов (их групп), либо периодически как реорганизация основных сторон её деятельности, имеющая форму их разового радикального изменения.
Как и создание новой организации, реструктуризация и реинжиниринг требуют создания организационного проекта будущей структуры, системы управления, технологических, административных, информационных взаимосвязей между элементами, правил и процедур выполнения тех или иных действий.
Основными задачами организационного проектирования считаются6
- Выделение набора функционально обособленных элементов организации и связей между ними;
- Определение форм и методов реализации этих связей, необходимых полномочий;
- Закрепление их в нормативных документах. [1, с. 216]
Под организационной структурой, сформированной в результате проектирования, понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных подразделений, обособившихся в процессе разделения труда. Подразделения представляют собой официальные группы работников, ответственных за выполнение определённого набора производственных, финансовых, управленческих и иных функций. [1, с. 217]
Выделяют два основных типовых подхода к формированию организационной структуры:
1. Иерархический. При таком подходе главное внимание уделяется разделению работ на отдельные функции и ответственности предоставляемых работникам полномочий.
2. Органический. Его характерной чертой является групповая и индивидуальная ответственность каждого работника за общий результат.
Структура управления ООО « Happy Story » постоянно приспосабливается к условиям внешней среды, т.е. относится к органическому типу. Поскольку прослеживаются характерные черты этого типа: гибкость, ориентация на проблемы и возможности, временное закрепление функций за группами.
Согласно этому типу можно сделать вывод о том, что организационная структура ООО « Happy Story » является матричная. Поскольку временные проектные группы создаются для организации свадьбы, написания определённого сценария в рамках постоянно существующих подразделений. С одной стороны, непосредственный руководитель базового подразделения (службы) выделяет ресурсы и иную помощь руководителю проекта. С другой, руководитель целевой группы наделяется необходимыми полномочиями для организации работ по конкретной программе. В состав команды входят постоянные члены: директор, бухгалтер, администратор, менеджер по организации (руководитель проекта) и другие работники и специалисты.
Преимущества данной организационной структуры:
· Улучшение и рост информационного обмена в организации;
· Сбалансированная ориентация развития.
Недостатки структуры:
· Возможный рост конфликтности;
· Двойственность полномочий и подчинения.
Организационная структура ООО « Happy Story » представлена схемой (приложения 4).
2.2.2 Организация взаимодействия и полномочий
Управление представляет собой многогранный процесс. Он включает в себя выработку и доведение решений до исполнителей, координацию их действий, получение и анализ информации о результатах, корректировку и другое. Всё это происходит в рамках постоянного взаимодействия субъектов управленческой деятельности: подразделений, должностных лиц. [ 1, с.233 ]
По характеру такое взаимодействие может быть прямым или косвенным. Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, то говорят о непосредственном взаимодействии.
Взаимодействие может быть связано с решением главных либо второстепенных проблем, осуществляться постоянно или эпизодически, как преднамеренно, так и случайно. По содержанию оно бывает:
- Техническое (имеет место в рамках процессов, не относящихся к принятию решений);
- Информационное (субъекты обмениваются сведениями, необходимыми для ориентирования в ситуации выработки решений);
- Административное (передача высшими звеньями низшим полномочий и ответственности; контроль их работы; координация действий и т. д.)
Управленческое взаимодействие в ООО « Happy Story » основано на делегировании полномочий и является административным, так как происходит интеграция всех звеньев и уровней управленческой структуры путём их подчинения руководящему центру, то есть директору агентства. Естественно, взаимодействие между элементами управленческой структуры осуществляется посредством коммуникационных каналов. Причём осуществление взаимодействия происходит через центральные звенья: администратор, менеджер, бухгалтер, и тем самым структура является централизованной.
Под полномочиями подразумеваются совокупность официальных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять те или иные действия в интересах организации. Ими наделяется подразделение или отдельная должность в связи с выполнением возложенных на них функций. [1, с. 242]
Какими же полномочиями обладают сотрудники ООО « Happy Story »?
Директор:
- организует всю работу предприятия;
- несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива;
- представляет предприятие во всех учреждениях и организациях;
- распоряжается имуществом предприятия;
- заключает договора;
- поиск поставщиков материала;
- издает приказы по предприятию в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников;
- применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия;
- открывает в банках счета предприятия.
Администратор несёт ответственность за:
- выпуск высококачественной продукции и ее совершенствование;
- разработки новых видов услуг;
- внедрение в предоставление услуг новейших достижений науки и техники;
- осуществляет контроль за комплексностью и качеством проведения услуг;
- организует контроль за качеством поступающего на предприятие сырья, материалов, так как качество продукции является не последним в общей оценке результатов деятельности свадебного агентства.
Менеджер по организации:
- поиск ресторанов (не менее чем за 4 недели до торжества);
- общение с VIP клиентурой;
- ведёт бюджетные заказы;
- в дальнейшем будет координировать работу руководителей проектов;
- является заместителем руководителя по работе с клиентами и персоналом фирмы в отсутствие руководителя;
- координирует работу поставщиков.
Бухгалтер:
- составление отчётов и учётов;
- разработка календарных графиков работы.
Делегирование полномочий и ответственности требует чёткого разграничения ответственности исполнителя и руководителя и определения случаев, когда работники могут принимать решения сами.
Таким образом, успех управления определяется следующими важными обстоятельствами:
1) оптимальное количество членов группы;
2) правильный подбор участников с учётом их социального статуса, профессионального и образовательного уровня;
3) хорошим пониманием задач;
4) активным обменом информации;
5) своевременным поощрением;
6) наличием руководителя, стимулирующего творчество, которому группа всецело доверяет.
2.2.3 Организация реализации стратегии
Стратегию, которая была поставлена перед ООО « Happy Story »: комплексная стратегия по предоставлению услуг более высокого качества и расширение ассортимента дополнительных услуг, следует разделить на ряд тактических задач:
- комплексное изучение рынка данного региона, включая виды товара, аналогичные производимой фирмой, и структуры сбытовой сети;
- изучение потребителя в данном регионе;