График документооборота
Согласно пункту 5.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов СССР 29.07.1983 № 105 (далее - Положение № 105) работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (п. 5.4 Положения № 105).
При формирование графика документооборота следует учитывать требования Перечня типовых документов органов государственной власти типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 (в редакции от 28.04.2004 № 4) по срокам хранения документов в организации.
Работа по составлению графика документооборота трудоемка. В связи с этим ниже нами приводится график документооборота некоторых документов по учету отпускных (табл. 2).
Таблица 2
График документооборота
| Наименование документа | График отпусков | Табель учета использования рабочего времени | Расчетно-платежная ведомость | Расчетная ведомость | Платежная ведомость | Журнал регистрации платежных ведомостей |
| Код формы | Т-7 | Т-13 | 49 | Т-51 | Т-53 | - |
| Количество экземпляров | 1 | |||||
| Ответственный за составление | Работник отдела кадров | Бухгалтер | ||||
| Документы, на основе которых составляются данные | Заявление работника | Табельный учет, листки нетрудоспособности, справки и т.п. | Первичные документы по учету выработки - наряды, рапорты о выработке, раскройные карты; по учету фактически отработанного времени - Табель учета использования рабочего времени формы Т-13 | Расчетная ведомость формы Т-51 | Расчетно-платежная ведомость формы Т-49, платежная ведомость формы Т-53 | |
| Срок составления | Ежегодно не позднее 5 января текущего года | Ежедневно в рабочие дни | За три дня до срока выплаты заработной платы, согласованного с банком | За один день до выплаты заработной платы | ||
| Ответственный за проверку | Начальник отдела кадров | Главный бухгалтер | ||||
| Срок проверки | Один день со дня составления | |||||
| Кто утверждает (подписывает) | Руководитель организации, начальник отдела кадров | Начальник отдела кадров | Руководитель, главный бухгалтер | Главный бухгалтер | Руководитель, главный бухгалтер | главный бухгалтер |
| Срок утверждения | В день составления | |||||
| Куда передается | В отдел кадров (в бухгалтерию - копия) | В бухгалтерию | В кассу | В бухгалтерию | ||
| Срок передачи | Не позднее следующего дня после подписания | |||||
| Документы, в которых производятся записи | - | - | Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации платежных ведомостей | Лицевой счет формы Т-54 | Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации платежных ведомостей | - |
| Документы, составляемые на основании данного | - | Расчетная или расчетно-платежная ведомость | Лицевой счет, чек в банк, расходный кассовый ордер на выданную сумму | Платежная ведомость, лицевой счет | Расходный кассовый ордер на выданную сумму | - |
| Место хранения | Отдел кадров | Бухгалтерия | Касса | Бухгалтерия | Касса | Бухгалтерия |
| Ответственный за хранение | Начальник отдела кадров | Главный бухгалтер | ||||
| Срок хранения | 3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки | 3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки. При отсутствии лицевых счетов - 75 лет | 3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки |
Отпуск без сохранения заработной платы
В соответствии со ст. 150 Трудового кодекса Республики Беларусь от 26.07.1999 № 296-З (с учетом изменений от 29.06.2006 № 138-З) (далее - ТК) под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы. Кроме ежегодных оплачиваемых отпусков работникам могут предоставляться отпуска без сохранения заработной платы. Такие отпуска условно можно сгруппировать в три группы (табл. 3):
- отпуска без сохранения заработной платы, которые наниматель обязан предоставить работнику:
- отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым и другим уважительным причинам, предоставляемый по договоренности между работником и нанимателем;
- отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемые по инициативе нанимателя.
Таблица 3
| № п/п | Категория работников | Количество дней отпуска | Основание |
| 1 | Наниматель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы | ||
| 1.1 | Женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до четырнадцати лет или одного ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет | До 14 календарных дней | Ст. 189 ТК |
| 1.2 | Участникам Великой Отечественной войны и лицам, приравненным к ним по льготам | ||
| 1.3 | Работникам, осуществляющим уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением (без выдачи больничного листка или заменяющего его документа) | ||
| 1.4 | Пенсионерам по возрасту и инвалидам, работающим на производствах, в цехах и на участках, специально предназначенных для труда этих лиц | До 60 календарных дней | |
| 1.5 | Работникам, получившим в соответствии с медицинским заключением путевку для санаторно-курортного лечения, срок которого превышает продолжительность трудового отпуска, - на недостающее время (с добавлением времени на проезд), а если трудовой отпуск использован, - на весь срок путевки (с добавлением времени на проезд) | ||
| 1.6 | Пенсионерам по возрасту и инвалидам, работающим в учебно-производственных организациях обществ глухих | ||
| 1.7 | Работникам, получившим в соответствии с медицинским заключением путевку для санаторно-курортного лечения, срок которого превышает продолжительность трудового отпуска | на недостающее время (с добавлением времени на проезд), а если трудовой отпуск использован на весь срок путевки (с добавлением времени на проезд) | |
| 1.8 | Работникам, допущенным к вступительным экзаменам в высшие и средние специальные учебные заведения, предоставляется отпуск без сохранения заработной платы | Не менее 15 календарных дней, а в средние специальные учебные заведения - не менее 10 календарных дней, не считая времени на проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно | Ст. 212 ТК |
| 1.9 | Работникам, обучающимся без отрыва от производства на подготовительных отделениях при высших учебных заведениях для сдачи выпускных экзаменов | Не менее 15 календарных дней, не считая времени на проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно | Ст. 213 ТК |
| 1.10 | Работникам, допущенным к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру | До 30 календарных дней (из расчета по 10 календарных дней на каждый экзамен) | Ст. 219 |
| 2 | По договоренности между работником и нанимателем | Ст. 190 ТК | |
| 2.1 | Отпуск без сохранения заработной платы, если иное не установлено коллективным договором, соглашением, может предоставляться по договоренности между работником и нанимателем по семейно-бытовым и другим уважительным причинам, помимо тех, которые предусмотрены частью первой статьи 189 ТК. Уважительность причин оценивает наниматель, если иное не установлено коллективным договором, соглашением | Соответствующей продолжительности | |
| 2.2 | Наниматель по рекомендациям соответствующих учебных заведений вправе предоставлять обучающимся на последних курсах вечерних и заочных высших и средних специальных учебных заведений для ознакомления непосредственно на производстве с работой по избранной специальности и подготовки материалов к дипломному проекту | 30 календарных дней | Ст. 217 ТК |
| 2.3 | Если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему социальный отпуск без сохранения заработной платы | Соответствующей продолжительности | Ст. 347 ТК |
| 3 | По инициативе нанимателя | ||
| 3.1 | При необходимости временной приостановки работ или временного уменьшения их объема наниматель с целью предотвращения увольнения работников по сокращению численности или штата вправе с согласия работника (работников) предоставить ему (им) отпуск (отпуска) без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением | Соответствующей продолжительности | Ст. 191 ТК |
Отпуска без сохранения заработной платы, которые наниматель обязан предоставить работнику, оформляются на основании заявления работника. В заявлении указывается основание - ссылка на статью ТК.