Учёт движения денежных средств (стр. 16 из 28)

Подпись лица, получающего денежные

средства на расходном кассовом ордере

Выдача наличных денежных средств на руки

Запись в кассовую книгу

Отражение в бухгалтерском учете

Рисунок 11 – Документальное отражение учета расхода денежных средств

Выдача наличных денег из кассы ООО ПКФ «Славита и К» производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным или расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на такие документы штампа с реквизитами этого расходного кассового ордера. Соответственно на данные документы также выписывается расходный кассовый ордер, а на сами документы ставится штамп с реквизитами (датой и номером) этого расходного кассового ордера. В частности, после выдачи заработной платы по платежной ведомости (приложение Х) в бухгалтерии на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на ведомости (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

В случае если на погрузочно-разгрузочные работы были организованно направлены группы от организаций, выдача денег лицам, привлекаемым на указанные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомостям. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы.

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой либо выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) (приложение Ф).

После заполнения расходного кассового ордера его подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или лицо, на то уполномоченное письменным распоряжением руководителя.

Если на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

Расходный кассовый ордер передается бухгалтером в кассу для выдачи по нему денежных средств. Выдача расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

При получении расходного кассового ордера кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность подписи руководителя и главного бухгалтера на

документе;

- правильность оформления документа;

- наличие перечисленных в документе приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает расходный кассовый ордер в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные средства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а сумму копеек — цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой. В следующей строке расходного кассового ордера кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя, который кассир согласно п. 15 Порядка ведения кассовых операций должен потребовать при выдаче денег отдельному лицу по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу. Таким документом, например, может быть паспорт, военный билет, водительские права. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в этом случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится (п. 15 Порядка ведения кассовых операций).

Приложенные к расходному кассовому ордеру документы кассир погашает штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Документы погашаются штампом для того, чтобы в дальнейшем ими никто не смог воспользоваться с целью получения денег из кассы вторично.

После выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер остается в кассе. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после выдачи денег по расходному кассовому ордеру или другому заменяющему его документу (п. 24 Порядка ведения кассовых операций).Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Запись производится на том же листе кассовой книги, где была отражена операция получения денег по приходному кассовому ордеру. Расходный кассовый ордер и кассовая книга являются основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по расходованию денежных средств из кассы организации:

Дебет счета 57 Кредит счета 50 - переданы инкассатору наличные денежные средства для отправки в банк;

Дебет счета 58 Кредит счета 50 — предоставлены долгосрочные (или краткосрочные) денежные займы другим организациям (в том числе под векселя);

Дебет счета 60 Кредит счета 50 — из средств кассы погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками (выданы из кассы авансы под поставку материальных ценностей);

Дебет счета 62 Кредит счета 50 — возвращена заказчикам излишне полученная с них наличная денежная сумма (возвращены авансы, полученные от покупателей и заказчиков);

Дебет счета 66 (67) Кредит счета 50 — отражено погашение наличными денежными средствами краткосрочных (долгосрочных) заемных обязательств;

Дебет счета 68 Кредит счета 50 — внесены в бюджет наличными штрафные санкции, налагаемые на должностных лиц;

Дебет счета 69 Кредит счета 50 — за счет фондов социального страхования и обеспечения осуществлены выплаты работникам;

Дебет счета 70 Кредит счета 50 — выплачена заработная плата персоналу;

Дебет счета 71 Кредит счета 50 — выданы из кассы подотчетные суммы;

Дебет счета 75 Кредит счета 50 - выплачены из кассы дивиденды учредителям, не являющимся работниками предприятия;

Дебет счета 76 Кредит счета 50 — оплачены из кассы услуги (выплачена депонированная заработная плата; оплачены из средств кассы страховые взносы по договорам страхования, заключенным со страховыми компаниями; оплачены из кассы штрафные санкции по хозяйственным договорам);

Дебет счета 76 Кредит счета 50 — участником договора простого товарищества компенсированы убытки, понесенные в ходе совместной деятельности;

Дебет счета 76 Кредит счета 50 - комиссионером выплачена компенсация комитенту за утерянные товары (комиссионером отражены наличные денежные средства, выданные комитенту за реализованные товары);

Дебет счета 91 Кредит счета 50 — отражены отрицательные курсовые разницы по валютным денежным средствам в кассе (за нарушение договорных обязательств оплачены штрафы и неустойки);

Дебет счета 91 Кредит счета 50 — комиссионером выплачена комитенту из кассы неустойка за задержку перечисления денежных средств;

Дебет счета 94 Кредит счета 50 — при инвентаризации кассы выявлена недостача денежных средств.

Порядок выдачи денежных средств рассмотрим на конкретном примере 2

Пример 2

Сотрудница Носова Татьяна Дмитриевна для нужд ООО ПКФ «Славита и К» закупила канцелярские товары . Денег выданных ей под авансовый отчет не хватило и она добавила свои. После составления авансового отчета № 22 от 06.03.07 г. перерасход составил 315-03 коп. Для выдачи наличных денежных средств был выписан расходный кассовый ордер № 39 от 16.03.07 г. на сумму

315-03 руб. Подписан генеральным директором, главным бухгалтером, кассиром. После своей подписи в расходном кассовом ордере Носова Татьяна Дмитриевна получила денежные средства на руки.

Бухгалтер сделал следующие бухгалтерские записи:

Дебет 71.1 –Кредит 50.1- 315-03 выдан из кассы перерасход по авансовому отчету

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и кассовая книга, как правило, заводятся на определенный период. В зависимости от совершаемых с денежными средствами операций это может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период.