Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое юридическое лицо (в том числе и кредитная организация) должно иметь кассу, а для учета поступления и выдачи наличных денег - вести кассовую книгу.
Прием наличных денег кассами производится по приходным кассовым ордерам типовой формы, а выдача - по расходным кассовым ордерам также типовой формы либо надлежащим образом оформленным другим документам. В частности, оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Каждое юридическое лицо может иметь в своей кассе наличные деньги только в пределах лимита, установленного обслуживающей его кредитной организацией по согласованию с руководством этого юридического лица (для кредитных организаций такой лимит устанавливается Банком России).
Денежная наличность сверх установленных пределов подлежит сдаче в кредитную организацию для зачисления на счет юридического лица. В этом случае деньги вносятся в кассу кредитной организации. Лимит остатка наличных денег в кассе, а также сроки сдачи наличных денег в кредитную организацию устанавливаются ежегодно на основании расчета по установленной форме, представляемого юридическим лицом в кредитную организацию (Приложение 1 к Положению ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 14-П "О правилах организации налично-денежного обращения на территории Российской Федерации"). При наличии у юридического лица нескольких счетов в различных кредитных организациях оно обращается в одну из них по своему выбору. По юридическим лицам, не представившим расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одну из обслуживающих их кредитных организаций, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в кредитную организацию наличность - сверхлимитной. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года по мотивированному ходатайству юридического лица.
Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.
Разрешается хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендий не свыше трех дней (для районов Крайнего Севера - пяти дней), предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.
Кроме того, юридическим лицам, не имеющим задолженности по платежам в бюджет и внебюджетные фонды, разрешается по согласованию с обслуживающими их банками расходовать поступающую в их кассы денежную выручку на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, а также принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России. В частности, такими целями являются выдача заработной платы и выплаты социального характера, закупка сельскохозяйственной продукции у населения, оплата командировочных расходов и т.п. (п. 3 Указания ЦБ РФ от 12 ноября 1996 г. N 360 "О первоочередных мерах по выполнению Указа Президента РФ от 18 июня 1996 г. N 1212 "О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения").
Предусмотрена также возможность выдачи наличных денег работникам под отчет (например, для оплаты командировочных расходов, горюче-смазочных материалов и т.п.). Такая выдача не подпадает под понятие расчетов, поскольку в этом случае речь идет не о выплате доходов работнику, а о предоставлении ему права оплатить определенные расходы самого юридического лица. По израсходованным суммам работник должен будет отчитаться перед бухгалтерией, а неизрасходованные суммы сдать обратно в кассу.
Получать наличные деньги со своих счетов в кредитных организациях (через кассы этих кредитных организаций) юридические лица также могут только на цели, установленные нормативными актами (в частности, это касается выдачи заработной платы и выплат социального характера и стипендий и т.п.). Выдача денег кредитной организацией в таких случаях осуществляется на основании чека. Получение наличных денег может производиться и с использованием банковских карт (п. п. 2.3 и 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт").
Осуществление приема и выдачи наличных денег кредитными организациями в качестве предоставления услуг своим клиентам называется кассовым обслуживанием.
Осуществление кассового обслуживания является банковской операцией (п. 5 ч. 1 ст. 5 Федерального закона "О банках и банковской деятельности"), в рамках которой совершаются расчетные сделки. В результате совершения этих сделок осуществляются исполнение публично-правовых обязанностей организаций по хранению средств в кредитных организациях и гражданско-правовых обязанностей кредитных организаций по обслуживанию этих организаций, а также трансформация вещных прав в обязательственные и наоборот. Данные обстоятельства позволяют говорить о том, что кассовые операции являются разновидностью расчетных операций со специальным порядком правового регулирования.
Инкассация также является банковской операцией. Данные операции могут осуществлять банки и расчетные небанковские кредитные организации (Приложения 6 - 7, 9 и 18 к Инструкции ЦБ РФ от 14 января 2004 г. N 109-И "О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций"), а также небанковские кредитные организации инкассации, зарегистрированные и получившие лицензию до 2 марта 2004 г. (с этой даты утратили силу Указания ЦБ РФ от 1 июня 1998 г. N 244-У "О регистрации небанковских кредитных организаций, осуществляющих операции по инкассации, и особенностях лицензирования их деятельности").
В соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влекут за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.
Проверки соблюдения определенного Банком России порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью осуществляют кредитные организации не реже одного раза в два года (п. 2.4 Положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 14-П "О правилах организации налично-денежного обращения на территории Российской Федерации").
За невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций на должностных лиц кредитных организаций налагается административный штраф в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда (ст. 15.2 КоАП РФ). Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. ст. 15.1 и 15.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях, рассматривают налоговые органы (ст. 23.5 КоАП РФ). Причем за осуществление расчетов наличными деньгами сверх установленных пределов штраф должен налагаться на юридическое лицо - плательщика (и, соответственно, на его должностных лиц) (Письмо ЦБ РФ от 24 ноября 1994 г. N 14-4/308). За нарушение порядка расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (т.е. при внесении юридическим лицом наличных денег в кредитную организацию для их зачисления (перечисления) на счет получателя) административного штрафа не установлено. В этом случае возможно применение к кредитной организации, принявшей наличные деньги от плательщика, со стороны Банка России мер воздействия, предусмотренных ст. 74 Федерального закона "О Центральном Банке (Банке России)".
Все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг на территории РФ в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовую технику, включенную в Государственный реестр (п. 1 ст. 2 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Исключения составляют случаи, перечисленные в п. 3 ст. 2 названного Федерального закона.
Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг указанными субъектами без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влекут за собой наложение административного штрафа на граждан в размере от 15 до 20 минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от 30 до 40 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от 300 до 400 минимальных размеров оплаты труда (ст. 14.5 КоАП РФ). Дела о таких административных правонарушениях рассматривают налоговые органы (ст. 23.5 КоАП РФ).
Однако контроль за соблюдением требований Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" кредитными организациями осуществляет Банк России (п. 3 ст. 7).