Формуляр современного управленческого документа (стр. 3 из 4)
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица. Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений. Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации. Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным ( повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
5. Развитие унификации и стандартизации документов
Рабочая группа по упрощению процедур международной торговли, признавая необходимость гармонизации коммерческих счетов, включила в программу своей работы подготовку унифицированного счета для международной торговли. Первоначально предполагалось разработать один документ, который мог бы использоваться для всех коммерческих и административных целей, - предложение, которое было изучено Рабочей группой ГАТТ “Нетарифные меры (импортная документация)”, учрежденной в период Токийского раунда переговоров по тарифам. После проведения консультаций с этой Рабочей группой был сделан вывод, что в одном документе невозможно удовлетворительным образом объединить всю совокупность коммерческих и административных требований. Поэтому было решено, что Рабочая группа ЕЭК подготовит коммерческий счет, который по возможности будет учитывать те административные требования, для удовлетворения которых могла бы использоваться информация, содержащаяся в счете. В отношении задачи определения таможенных требований для импортной очистки и составления типового образца для Таможенной декларации (при ввозе) было отмечено, что Совет таможенного сотрудничества занимался этим вопросом, в частности, в связи с принятием приложения В.1 “Таможенная очистка для внутреннего потребления” к Таможенной конвенции по упрощению и согласованию таможенных процедур (Киото, 1973 г.).
При подготовке рекомендуемого формуляра-образца унифицированного счета были приняты во внимание результаты, достигнутые во многих отраслях за счет использования стандартизованного коммерческого счета, а также возможность использования подобного рода счета для замены или дополнения некоторых административных документов, требуемых правительственными органами. Был учтен прогресс в области использования методов автоматической обработки и передачи данных, а также те многие случаи, когда документы были согласованы с формуляром-образцом Организации Объединенных Наций (ЮНЛК) либо непосредственно, либо через унифицированные национальные серии документов или стандарты. Тот факт, что формуляр-образец Организации Объединенных Наций уже принят значительным числом стран и организаций, оправдывает разработку образца счета на основе этого формуляра-образца. Было признано, что следует добиваться того, чтобы образец счета был весьма гибким в применении, ввиду чрезвычайно разнообразных потребностей коммерческих и административных кругов, но что в то же время существует необходимость гармонизации содержания и расположения таких основных элементов информации, которые всегда являются обязательными для осуществления сделок в международной торговле. Официальная рекомендация, воспроизведенная в настоящем документе, была первоначально принята в 1975 году; настоящее, второе издание было принято в 1983 г. с некоторыми изменениями соответствующей терминологии и информации в контексте формуляра- образца унифицированного счета.
Отметив, что различные коммерческие документы, связанные со счетом и используемые в предварительных торговых процедурах продавца (например, предложение, подтверждение заказа, извещение об отправке и т.д.), аналогичны по содержанию данных самому счету, Рабочая группа ЕЭК высказала мнение, что подробные руководящие принципы для разработки указанных производных документов могут быть включены в рекомендацию, касающуюся формуляра-образца унифицированного счета. Однако при более глубоком изучении структуры системы унифицированных внешнеторговых документов Организации Объединенных Наций было сочтено предпочтительным издать пока формуляр-образец Организации Объединенных Наций, настоящее второе издание рекомендации, касающейся формуляра-образца унифицированного счета, и руководящие принципы применения формуляра-образца Организации Объединенных Наций в качестве трех отдельных публикаций. Конечная цель состоит во включении этих трех публикаций во всеобъемлющее справочное руководство.
Что касается составления коммерческих счетов методом однократной записи или при помощи других автоматизированных средств, то следует напомнить, что в мае 1979 г. Совет таможенного сотрудничества принял рекомендацию, согласно которой таможенным управлениям “следует принимать коммерческие счета, составляемые любым способом, например методом однократной записи, в тех случаях, когда представление коммерческого счета требуется в связи с очисткой товаров”, а также “воздерживаться от требования подписи для таможенных целей на коммерческих счетах, представляемых в подтверждение таможенной декларации”. Кроме того, в рекомендацию N 18, принятую Рабочей группой по упрощению процедур международной торговли в 1981 г., включена мера по упрощению 4.1, которая касается импортеров и в которой им рекомендуется “уведомлять свои банки не отказывать в приеме счетов, подготовленных методом однократной записи”.
6. Современные государственные стандарты на документы. Особенности
организационно- распорядительных документовПравила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению" совпало с началом нового этапа развития
Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации", отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.
В соответствии с Федеральным законом "О техническом регулировании" основными источниками обязательных требований к продукции и процессам производства стали технические регламенты. Под стандартизацией в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. С принятием Федерального закона "О техническом регулировании" изменилась сама трактовка понятия "стандарт". Если раньше под стандартом понимался нормативный документ (ГОСТ Р 1.12-99), то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов.
В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации; применяемой в области работы с документами терминологии.
Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД). ЕСКК представляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов.
Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации.
УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии "Унифицированные системы документации". В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов "Информационная технология" регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).