Таким образом, если налогоплательщик выбрал для себя момент определения налоговой базы по мере отгрузки и предъявления покупателю расчетных документов, то счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров (выполнении работ или оказании услуг) регистрируется в книге продаж в том налоговом периоде, когда произошла отгрузка.
Во втором случае, когда налоговая база по НДС определяется по мере поступления денежных средств за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги), счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров (работ, услуг), регистрируется налогоплательщиками в том налоговом периоде, когда покупатель погасил свое обязательство по оплате этих товаров (работ, услуг).
Если налогоплательщик получает денежные средства в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), он должен составить счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж в периоде получения данного аванса.
При отгрузке товаров в счет данного аванса выписывается новый счет-фактура, который также регистрируется в книге продаж. Одновременно первый счет-фактура, ранее выписанный на аванс, регистрируется в книге покупок. В такой ситуации не имеет значения, какой способ определения налоговой базы для НДС ("по оплате" или "по отгрузке") используется налогоплательщиком. В этом случае особое значение приобретает соблюдение условия о заполнении в счете-фактуре, выставленном продавцом, строки 5, в которой должны указываться номера платежно-расчетных документов, подтверждающих получение ранее предоплаты.
В п.20 Правил указано, что "в случае получения частичной оплаты за отгруженные товары (работы, услуги) при принятии учетной политики для целей налогообложения по мере оплаты регистрация продавцом счета-фактуры в книге продаж производится на каждую сумму, поступившую в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по этим товарам (работам, услугам) и пометкой по каждой сумме "частичная оплата".
Таким образом, один и тот же счет-фактура может регистрироваться поставщиком в книге продаж несколько раз по мере поступления частичной оплаты от покупателя или в случае, когда ранее полученный аванс не перекрывает всю сумму последующей отгрузки у налогоплательщиков, уплачивающих НДС "по оплате".
Счета-фактуры в книге продаж регистрируются указанным выше образом вне зависимости от того, платил покупатель деньгами или задолженность закрыта им иным образом. Если предприниматель исчисляет НДС "по оплате", запись в книге продаж осуществляется в том налоговом периоде, в котором происходит погашение дебиторской задолженности покупателя за отгруженные ему товары (работы, услуги).
До 1 января 2004 г. (до введения новой формы книги продаж) много сложностей на практике возникало у налогоплательщиков с заполнением графы "N п/п из книги покупок" книги продаж.
Данную графу надо было заполнять при реализации ранее приобретенных товаров (работ, услуг) с указанием в ней порядкового номера счета-фактуры поставщика реализуемых товаров (работ, услуг), под которым этот счет-фактура был зарегистрирован в книге покупок налогоплательщика.
Если налогоплательщик реализовал товары, приобретенные ранее не у одного, а у нескольких поставщиков или у одного поставщика, но по нескольким разным счетам-фактурам, то в этой графе книги продаж должен был сделать ссылки на все счета-фактуры, по которым были закуплены реализованные товары.
Если налогоплательщик реализует импортные товары, ввезенные им ранее на территорию РФ, то в этой графе нужно было указывать порядковый номер, под которым в его книге покупок зарегистрирована та ГТД, на основании которой были ввезены реализуемые товары.
Однако можно отметить, что даже какие-либо нарушения в порядке заполнения книги продаж, в том числе неточности в заполнении графы 9, не приводят сами по себе к негативным последствиям для налогоплательщика, если сумма НДС к уплате, отраженная в декларации, начислена верно.
Понятно, что эта процедура была необременительна для налогоплательщиков, только если их товарооборот небольшой или они реализуют товар теми же партиями, какими закупают, то есть без его дробления на более мелкие партии. Во всех других случаях для обеспечения достоверности требуемой информации необходима автоматизация товарного учета с использованием специальных программных средств. Постановлением Правительства РФ от 16.02.2004 N 84, утвердившим новую форму книги продаж, эта графа удалена.
По окончании каждого налогового периода (месяца или квартала) в книге продаж подводятся итоги по графам 4, 5а, 5б, 6а, 6б, 7, 8а, 8б и 9. Полученные результаты служат основанием для заполнения налогоплательщиком налоговой декларации по НДС за соответствующий налоговый период в части начисленных сумм НДС.
Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. При наличии большого количества покупателей допускается ведение книги продаж с использованием компьютера. В этом случае по истечении отчетного периода (месяц, квартал), но не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем (кварталом), книга продаж распечатывается, страницы ее пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью (п.28 Правил).
Контроль за правильностью ведения книги продаж осуществляет предприниматель или уполномоченное им лицо. Книга продаж должна храниться у налогоплательщика в течение полных пяти лет с даты последней записи (п.27 Правил).
Вне зависимости от того, сколько видов деятельности осуществляет предприниматель и сколько у него мест реализации товаров (даже если они находятся в разных регионах), счета-фактуры должны иметь неповторяющуюся нумерацию и быть отражены в единой книге продаж.
Покупатели (заказчики) ведут книгу покупок и регистрируют в ней счета-фактуры, выставленные продавцами (исполнителями) в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету (возмещению) в порядке, предусмотренном ст.ст.171 и 172 Налогового кодекса РФ. Форма книги покупок приведена в Приложении 2 к Правилам (образец см. на с. 318).
Приложение N 2
к Правилам ведения журналов
учета полученных и выставленных
счетов-фактур, книг покупок и книг
продаж при расчетах по налогу
на добавленную стоимость
КНИГА ПОКУПОК
Покупатель _______________________________________
Идентификационный номер и код причины постановки
на учет налогоплательщика-покупателя _____________
Покупка за период с __________ по _______________
| N п/п | Дата и номер счета- факту- ры про- давца | Дата оплаты счета- факту- ры про- давца | Дата приня- тия на учет това- ров (ра- бот, услуг) | Наиме- нование продав- ца | ИНН про- дав- ца | КПП про- дав- ца | Страна проис- хожде- ния товара. Номер ГТД | Всего поку- пок, вклю- чая НДС | В том числе | |||||||
| покупки, облагаемые налогом по ставке | покупки, освобож- даемые от нало- га | |||||||||||||||
| 18 процентов (8) | 10 процентов (9) | 0 процентов | 20 процентов <*> (11) | |||||||||||||
| стоимость покупок без НДС | сумма НДС | стоимость покупок без НДС | сумма НДС | стоимость покупок без НДС | сумма НДС | |||||||||||
| (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (5а) | (5б) | (6) | (7) | (8а) | (8б) | (9а) | (9б) | (10) | (11а) | (11б) | (12) |
| Всего | ||||||||||||||||
Главный бухгалтер ___________ _______________________
(подпись) (ф.и.о.)
Индивидуальный предприниматель ___________ _____________________
(подпись) (ф.и.о.)
Реквизиты свидетельства о государственной
регистрации индивидуального предпринимателя ______________________
--------------------------------
<*> До завершения расчетов по товарам (работам, услугам),
отгруженным (выполненным, оказанным) до 1 января 2004 г.
По общему правилу счета-фактуры, полученные от продавцов, учитываются в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретаемых товаров (работ, услуг). То есть записать счет-фактуру в книгу покупок можно только при одновременном соблюдении двух условий: приобретенные товары (работы, услуги) должны быть получены (приняты к учету) и налогоплательщик погасил свое обязательство перед поставщиком по их оплате.
Иными словами, счета-фактуры учитываются налогоплательщиками в книге покупок в том налоговом периоде, в котором наступает право на предъявление указанных сумм к вычету (возмещению). Если товары (работы, услуги) получены предпринимателем, но еще не оплачены, то до момента их оплаты счета-фактуры, выписанные продавцами по этим товарам (работам, услугам), в книге покупок не регистрируются. Счета-фактуры по не облагаемым НДС покупкам учитываются в книге покупок в том же периоде, как если бы данные покупки облагались НДС.
Для определения даты записи в книге покупок (то есть фактически даты возникновения права на вычет НДС по покупным товарам (работам, услугам)) не имеет никакого значения момент определения налоговой базы, используемый конкретным налогоплательщиком. Изложенные выше правила ведения книги покупок одинаковы для плательщиков НДС с любым моментом определения налоговой базы ("по оплате" или "по отгрузке").
Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, а также имеющие подчистки и помарки, не подлежат регистрации в книге покупок. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.