Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу).

Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия грифа конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом.

При уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения". Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует руководствоваться методическими рекомендациями "Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур)", в которых содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения.

При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России".

Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

-содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);

-происхождение документа (место и время издания);

-внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения содержания документа и определения его срока хранения на основе перечней документов с указанием сроков хранения или критериев определения ценности документов.

Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются:

-номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок;

-операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести:

-какие документы и в какое дело перешить,

-какие документы подлежат уничтожению,

-с каких документов можно снять гриф конфиденциальности;

-какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.

По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:

-какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения);

-какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

-какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;

-с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.

Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия.

2. Сопроводительное письмо

Составьте сопроводительное письмо генеральному директору ЗАО "Интерком" с просьбой рассмотреть претензию на полученные в соответствии с контрактом №… от 00.00.00, трансп. №… , по железнодорожной накладной № … товары (наименование товара, количество), в которых согласно акту экспертизы обнаружены дефекты производственного характера

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

3.Задача

В больницу скорой мед. помощи МВД г. Ростова-на-Дону на имя главного врача Перкова В.И. поступило письмо от главврача госпиталя Беликова М.И., находившегося в зоне боевых действий Чечни, с сообщением о ходе выполнения боевого задания врача Воронцова С.В., спасшего солдата федеральных войск после тяжелого ранения в бедро. В письме сообщается о том, что при отсутствии медикаментов и анестезии, Воронцов С.В. проявив смекалку и мастерство, спас нуждающегося в скорой помощи бойца. В письме Беликов М.И. обращается с предложением объявить благодарность Воронцову С.В. и наградить его медалью за мужество. В больнице СМП МВД гл. врач Перков В.И. издал приказ о награждении Воронцова С.В. и распоряжение о проведении профсоюзного собрания коллектива больницы по указанному событию. В ходе собрания был составлен протокол. Составьте необходимые документы.

Заключение

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

Использованная литература

1. Приказ от 19 января 1995 г. N 2 об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия;

2. Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, Приказ Главархива СССР от 05.09.85 N 263);

3. Основные правила работы архивов организаций (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

4. Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263);

5. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. "Современное делопроизводство" 3-е изд.- СПб. ПИТЕР, 2007;

6. Спивак В.А. "Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)" СПб.: ПИТЕР, 2007.

Экспертизы ценности документа, принципы, критерии (стр. 2 из 2)

Заключение