Руководитель предприятия утверждает перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, ТМЦ, нематериальных активов и другого имущества. С такими лицами, согласно ст.135 КЗоТ Украины, необходимо заключить договоры о материальной ответственности (обязательно в письменной форме).
У документов есть срок хранения, установленный в Перечне № 41. Всего перечень содержит 2293 пункта.
В табл. 1 приведены сроки хранения документов, наиболее часто используемых на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее — предприятия).
По истечении срока хранения документы подлежат передаче в архив или уничтожению.
В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно уведомляет правоохранительные органы, приказом назначает комиссию, которая должна установить перечень отсутствующих документов и провести расследование причин их пропажи или уничтожения. Для работы в комиссию приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссия оформляет актом, который утверждает руководитель предприятия. Копию акта в 10-дневный срок направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также государственной налоговой инспекции — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями,
1.3 Инвентаризация
Согласно ст. 10 Закона № 996, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия в обязательном порядке, согласно п.12 Порядка представления финансовой отчетности, утвержденного Постановлением Кабмина Украины от 28.02.2000 г. №419. В последнем установлен конкретный перечень случаев, при которых необходимо проведение инвентаризации: перед составлением годовой финансовой отчетности, при смене материально ответственных лиц (надень приема-передачи дел), при установлении фактов краж, злоупотреблений, после стихийных бедствий, при передаче структурных подразделений {аренде, выкупе), в случае ликвидации предприятия и других, предусмотренных законодательством. Осуществляется инвентаризация в соответствии с Инструкцией № 69.
Для проведения инвентаризации на предприятиях, распорядительным документом их руководителя создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии, возглавляемые руководителем предприятия или его заместителем, в составе компетентных руководителей в части инвентаризируемых ценностей соответствующих структурных подразделений и главного бухгалтера.
Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии одних и тех же материально ответственных лиц, одного и того же работника два года подряд.
До начала инвентаризации необходимо вывести остатки ценностей на день инвентаризации, опломбировать места хранения, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность весоизмерительных приборов.
До начала инвентаризации материально ответственные лица дают расписку о том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, а все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы.
Фактическое наличие ценностей при инвентаризации определяется путем пересчета, взвешивания и обмера в присутствии материально ответственных лиц и заносится в инвентаризационную опись. Каждая страница описи подписывается всеми членами комиссии. Инвентаризационные ведомости передаются в бухгалтерию. Для выявления результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости, где выводят расхождения фактического наличия ценностей против данных бухгалтерского учета.
В сличительной ведомости выявляются результаты инвентаризации — излишки или недостачи.
Выявленные отклонения регулируются следующим образом:
—основные средства, материальные ценности, ценные бумаги, средства и другое имущество, выявленные в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия или на увеличение финансирования с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных в этом лиц;
—убыль материальных ценностей в пределах утвержденных норм списывается по решению руководителя предприятия на затраты производства, обращения или на уменьшение финансирования. Нормы природной убыли могут использоваться только в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как сверхнормативная недостача;
—недостача сверх установленных норм, а также потери от порчи относятся на виновных лиц, а в тех случаях, когда виновные не установлены или когда во взыскании с виновных лиц отказано судом, — зачисляются на убытки или уменьшение финансирования.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Все выводы, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который утверждается руководителем предприятия, с включением результатов в отчет за тот период, в котором закончена инвентаризация, а также в годовой отчет.
1.4 Приемка-передача дел
При смене главных бухгалтеров, являющихся материально ответственными лицами, необходимо провести инвентаризацию имущества, средств и финансовых обязательств. Инструкция № 69 не устанавливает механизма инвентаризации. Следовательно, процесс приемки-передачи дел — это процедура, которую
Участники определяют самостоятельно.
Для этого можно воспользоваться Положением о главных бухгалтерах, утвержденным постановлением Совмина СССР от 24.01.1980г. № 59, где есть указания, как должна происходить эта процедура. Учитывая, что вопросы деятельности главных бухгалтеров урегулированы Законом № 996, то упомянутое выше постановление № 59 недействительно. Поэтому приведенными в нем рекомендациями можно воспользоваться для самостоятельной организации приемки-передачи дел. В частности, приемку-передачу дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляют актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В Законе № 996 установлено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксации фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет владелец, руководящий предприятием, согласно законодательству и учредительным документам. Поэтому в его интересах обеспечить процесс приемки-передачи дел.
Если при приемке-передаче дел выявлены ошибки, их необходимо исправить по правилам (ПС)БУ 6.
В случае если в ходе приемки-передачи не окажется каких-либо первичных документов, то их нужно восстановить, а в случае, если это невозможно, надо применить нормы п. 6. 10 Положения № 88.
2. Состав финансовой отчетности
Отчетность — система экономических показателей, предоставляемая пользователям для принятия решений. Приказом Минфина Украины от 31.03.1999 г. № 87, зарегистрированным в Минюсте Украины 21.06.1999 г. №391/3684, утверждены пять П(С)БУ бухгалтерского учета и отчетности:
1 «Общие требования к финансовой отчетности»;
2 «Баланс»;
3 «Отчет о финансовых результатах»;
4 «Отчет о движении денежных средств»;
5 «Отчет о собственном капитале».
П(С)БУ 1 устанавливает следующие принципы подготовки финансовой отчетности: исторической (фактической) себестоимости, автономности предприятия, непрерывности деятельности, периодичности, начисления и соответствия доходов и расходов, полного освещения, последовательности, осмотрительности, превалирования содержания над формой, единого денежного измерителя.
Содержание и форма отчета о финансовых результатах и требования к раскрытию его статей определены П(С)БУ 3.
Содержание и форма отчета о движении денежных средств предприятий определяются П(С)БУ 4. Содержание и форма отчета о собственном капитале определяются П(С)БУ 5.
Отчетным периодом для составления финансовой отчетности является календарный год. Промежуточные отчетности (месячные, квартальные) составляются нарастающим итогом с начала отчетного года.
Целью составления отчета о движении денежных средств является предоставление полной и непредубежденной информации об изменениях, произошедших в денежных средствах предприятия и их эквивалентах за отчетный период.
В отчете о собственном капитале осуществляется раскрытие информации об изменениях в составе собственного капитала предприятия в течение отчетного периода. Основным принципом заполнения Отчета о собственном капитале является приведение детализации оборотов по каждому субсчету и счету, отражающему собственный капитал в разрезе ряда статей для указания причин тех или иных изменений величины различных видов собственного капитала.
В соответствии с требованиями Закона № 996, пользователями финансовой отчетности являются: органы, в сферу управления которых входят: предприятия, трудовые коллективы, собственники (учредители), органы исполнительной власти и другие пользователи в соответствии с законодательством (органы государственной статистики, Государственная налоговая администрация Украины (ГНАУ), Государственная комиссия по ценным бумагам и фондовому рынку (ГКЦБиФР).