Согласно учетной политике ВолГУ, по истечении каждого отчетного периода документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сшиты в папку с указанием на титульном листе наименования учреждения, названия и порядкового номера папки, периода, количества листов в папке. Бюджетная отчетность ВолГУ включает в себя показатели деятельности филиалов.
Налоговый учет ведется раздельно по всем видам внебюджетной деятельности. Университет не формирует резервы, разрешенные законодательством в целях налогового учета.
2.2 Финансовая отчетность ВолГУ
2.2.1 Порядок составления баланса
Бухгалтерская отчетность бюджетного учреждения имеет ряд особенностей, свойственных ему как исполнителю сметы доходов и расходов, ведущего бюджетный учет по отдельному плану счетов. Порядок составления бюджетной отчетности университетом регламентируется приказом Министерства Финансов РФ №72н от 24.08.2007 года. Баланс ВолГУ, как главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф. 0503130 – приложение 1) формируется получателем средств бюджета по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, как и любым коммерческим предприятием. Показатели отражаются в Балансе в разрезе бюджетной деятельности (графы 3, 7), приносящей доход деятельности (графы 4, 8), средств во временном распоряжении (графы 5, 9) и итогового показателя (графы 6, 10) на начало года (графы 3, 4, 5, 6) и конец отчетного периода (графы 7, 8, 9, 10).
В разделе "Нефинансовые активы" отражаются остатки по стоимости нефинансовых активов в разрезе счетов бюджетного учета по счетам:"Основные средства";"Амортизация", "Нематериальные активы"; "Амортизация нематериальных активов". В этом аспекте отличие такого баланса от баланса формы 1 для коммерческих организаций в том, что отдельными строками показываются начисленная амортизация и остаточная стоимость НМА и основных средств, в то время, как в форме 1 стоимость этих показателей сразу отражается по остаточной стоимости.
В раздел финансовые активы также включаются остатки по находящимся в пути материалам, основным средствам и нематериальным активам, а также по капитальным вложениям и непроизведенным активам.
Строки 010, 020, 040, 050 в валюту баланса не включаются.
Строки 010 - 150 в графах 5, 9 не заполняются.
В разделе Финансовые активы отражаются остатки по счетам учета денежных средств, счетов расчетов с подотчетными лицами и дебиторами по доходам, остаток счета расчетов по недостачам и остаток по счету 210.03 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств. Все это отражается в активе баланса.
Пассив баланса состоит также из двух разделов: "Обязательства", где отражаются остатки по счетам расчетов по налогам, сборам и прочим платежам в бюджет и внебюджетные фонды, расчетов с поставщиками и подрядчиками (причем, особенность бюджетного учета предусматривает, что на этом же счете ведутся расчеты по заработной плате), а также остатки счета 304.01 – " Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение". Ещё один раздел баланса – "Финансовый результат". Там отражается финансовый результат деятельности получателя средств бюджета по строкам: "Финансовый результат прошлых отчетных периодов" - остаток по счету 040104100 "Доходы будущих периодов"; строка 900 - сумма строк 600, 620. Строки 620 - 680 в графах 5, 9 не заполняются.
Предоставляя годовой баланс, подтверждающий исполнение сметы предполагаемых доходов и расходов Федерального бюджета, ВолГУ также представляет справку по консолидируемым расчетам с Федеральным агентством по образованию в разрезе сумм денежных и неденежных расчетов.
Справка о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах отражает остатки по счетам арендованных основных средств, бланкам строгой отчетности, ценным призам, Суммам предоставленных государственных и муниципальных гарантий и т.д.
Смета, как главный документ учреждений бюджетной сферы
Главным плановым документом бюджетной сферы является смета доходов и расходов. Учреждения, финансируемые в сметном порядке, называются бюджетными. Это школы, детские сады и ясли, высшие и средние специальные учебные заведения, профессионально-технические училища, научно-исследовательские организации, учреждения здравоохранения, социального обеспечения, физкультуры и др.
Потребность в средствах бюджетного учреждения отражается в смете расходов, которая представляет собой основной плановый финансовый документ. На основе утверждённой сметы бюджетные учреждения получают денежные средств для осуществления своей деятельности.
Бухгалтерский учёт в бюджетных учреждениях обеспечивает отражение всех операций, связанных с исполнением сметы расходов по бюджету, смет по специальным средствам и обобщение данных учёта и отчётности. Бухгалтерский учёт в ВолГУ, как в бюджетном учреждении, обеспечивает отражение всех операций, связанных с исполнением сметы расходов по бюджету, смет по специальным средствам и обобщение данных учёта и отчётности. Форма сметы, основные показатели, по которым она составляется, нормы и расценки для определения размера расходов сообщаются вышестоящим организациям. Для начала все филиалы дают головному подразделению данные о контингенте студентов, численности и оплате труда персонала, планируемом материальном обеспечении и т.д. С учетом этих сводных данных Управление экономики ВолГУ составляет общую плановую смету доходов и расходов. При составлении сметы необходимо придерживаться Порядка составления, утверждения и ведения бюджетных смет федеральных бюджетных учреждений, находящихся в ведении Рособразования.
Смета составляется по специальной форме на один финансовый год и утверждается Рособразованием. В типовой смете содержатся данные, общие для всех бюджетных учреждений. Она состоит из трёх частей: 1) в первой части указываются наименование и адрес университета, бюджет, из которого оно финансируется, и свод расходов по статьям с распределением по кварталам; 2) во второй части отражаются показатели оперативного плана на начало и конец года, а также среднегодовые; 3) в третьей части приводятся расчёты и обоснования по каждой статье расходов и отдельным её элементам. Смета составляется в одном экземпляре, подписывается начальником Управления экономики, ректором университета и главным бухгалтером.
Расходы в смете подразделяются на капитальные вложения и текущее содержание учреждения. Последние состоят из административно-хозяйственных и операционных расходов.
При составлении проекта сметы университет для обоснования требуемых сумм расходов в лице начальника Управления экономики дает более подробную номенклатуру расходов, выделяя внутри статьи отдельные расходы.
Обоснование отдельных сумм расходов по смете приводятся в приложение к ней. В частности, приложение к смете расходов университета открывается сведениями о количестве учебных аудиторий и студентов по состоянию на первое января и первое сентября планируемого года, затем следует расчёт фонда заработной платы, план по закупкам мебели, планируемые расходы на обеспечение детей-сирот, а также расчёты по другим статьям классификации расходов. Необходимо отметить, что расходы на обеспечение детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей рассчитываются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 7 ноября 2005 г. №659 и до ВолГУ доводится письмом Федерального агентства по образованию с указанием сумм средств Федерального бюджета, предусмотренных на питание, одежду и обувь в расчет на одного обучающегося.
Заключают приложения к смете расходов общие сведения, используемые при расчётах. Сметы расходов, составляемые ВолГУ по каждому параграфу классификации расходов, принято называть индивидуальными.
Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по приносящей доход деятельности главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф. 0503137 – приложение 2) составляется университетом на основании данных по кассовому исполнению сметы доходов и расходов по приносящей доход деятельности по состоянию на, 1 января года, следующего за отчетным.
В третьей графе отчета отражаются коды бюджетной классификации Российской Федерации без отражения группировочных кодов (соответственно по разделам отчета: классификации доходов, ведомственной, функциональной и экономической классификации расходов, классификации источников финансирования дефицитов бюджетов). Бюджетная классификация является группировкой доходов, расходов и источников финансирования дефицитов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, используемой для составления и исполнения бюджетов, составления бюджетной отчетности, обеспечивающей сопоставимость показателей бюджетов бюджетной системы Российской Федерации. По строке 700 отражается запланированный сметой доходов и расходов по приносящей доход деятельности показатель изменения остатков денежных средств относительно начала отчетного финансового года: со знаком "плюс" либо минус.