Журнал операций содержит: дату (месяц); наименование учреждения, структурного подразделения; наименование и код по реестру получателей бюджетных средств; единицу измерения. Далее приводятся дата, номер, наименование документа, наименование показателя, содержание операции, сальдо на начало и конец периода, номер счета по дебету и кредиту, сумма.
Записи в Журнал операции осуществляются по мере совершения операций, не позднее следующего дня после получения первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.
По истечении месяца итоговые суммы по дебету и кредиту счетов из Журнала операции записываются в Главную книгу.
По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к Журналу операций, подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы.
Контроль, за соблюдением правил оформления движения материальных запасов возложен на главного бухгалтера и начальника Финансового управления.
Инвентаризация материальных запасов производится 1 раз в квартал.
2.3 Учет финансовых активов
2.3.1 Учет кассовых операции
Для хранения наличных денег и денежных документов, для осуществления расчетов личными деньгами Финансовое управление администрации Магдагачинского района имеет кассу. В соответствии с действующими нормативными актами, помещение кассы специально оборудовано, оснащено охранной сигнализацией.
Кассовые операции осуществляются с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93г. № 40.
Кассовые операции выполняет кассир. Кассир под расписку ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций в РФ, с ним заключен договор о полной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей (денежных средств, денежных документов). Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей и обязан возместить ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так из-за небрежного или недобросовестного выполнения своих обязанностей. В кассе финансового управления администрации Магдагачинского района могут находится наличные деньги в пределах лимита, установленного банком. Для установления лимита остатка денежных средств в кассе, финансовое управление администрации Магдагачинского района представляет в УФ 053 Зейского ОСБ 4159 специальный расчет по форме, утвержденной ЦБ РФ 05.01.98 г. № 14-П. Финансовое управление администрации Магдагачинского района имеет право хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не более 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке.
В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке, а также в результате возвратов авансов и неиспользованных сумм.
Прием наличных денег кассиром производится по приходным кассовым ордерам (ф 0310001), подписанных главным бухгалтером. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. Выдача наличных денег - расходными кассовыми ордерами (ф 0310002) или надлежаще оформленными другими документами (платежные ведомости и др.). При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа удостоверяющего личность получателя. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, то перед распиской о получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Оплата труда, пособий производится кассиром по расчетно-платежной ведомости. По истечении установленных трех дней кассир должен:
-ведомости напротив фамилии которым не произведена выплата делается надпись «Депонировано»
- составить реестр депонированных сумм (Ф 0504414)
-записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №__».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один расходный ордер. Депонированные суммы сдаются в банк по объявлению на взнос наличными.
Кассовые операции осуществляются в следующем порядке:
- оформляются первичные документы по приходу и расходу;
- первичные документы регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных документов;
- на основании первичных документов кассир производит записи в кассовую книгу, в кассовой книге кассир ежедневно подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число;
- кассир передает главному бухгалтеру финансового управления администрации Магдагачинского района в качестве отчета второй отрывной лист с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера Финансового управления администрации Магдагачинского района.
Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписями начальника, главного бухгалтера.
В сроки установленные руководителем учреждения, а также при смене кассира производится ревизия кассы с полным пересчетом денежной наличности. После ревизии составляется акт, составленный в двух экземплярах и подписанный ревизионной комиссией.
Недостача денег в кассе подлежит взысканию с кассира, а излишки приходуются в кассу и зачисляются в доход учреждения.
Для учета кассовых операций ведется по счету 120104000 «Касса» журнал операций по счету «касса».
Используемый для учета наличия и движения денежных средств счет 120104000 «Касса» активный, балансовый. Остаток счета указывает на наличие суммы свободных денег в Финансовом управлении администрации Магдагачинского района на начало месяца; оборот по дебету – поступление денег в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными.
Операции по счету для выплаты наличных денег с банковских счетов органа осуществляющего кассовое обслуживание исполнения бюджетов оформляются на основании заявки учреждения. Делается следующая проводка дебит 121003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» и по кредиту 130405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами организующими исполнения бюджетов»
В соответствии с действующей в настоящее время практикой, бухгалтерские записи по дебету счета 120104000 «Касса» производятся с одновременным кредитованием счетов, на которых учитывают источники поступления денежных средств:
По дебету счета 120104000 «Касса» отражается поступление наличных денег в кассу
| Д-т 120104510«Касса»Поступили денежные средства в кассу | К-т 121003660 - 292540-00«уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» с банка |
| Д-т 120104510«Касса» Поступили денежные средства в кассунеиспользованного аванса) | К-т 120822660 - 200-00 «Расчеты с подотчетными лицами»от подотчетного лица (возврат |
По кредиту счета 120104000 «Касса» отражается выбытие наличных денег из кассы.
| Д-т 120822560«Расчет с подотчетными лицами»Выбытие из кассы денежных средств- | К-т 120104610 - 1000-00«Касса»Выдача аванса подотчетному лицу |
| Д-т 130201830«Расчеты по оплате труда» | К-т 120104610 - 291540-00«Касса» |
Выдана заработная плата работникам Финансового управления за 2008год.
Дт 120104000 «Касса» Кт
| Остаток на 10.01.2008г. – 0 | |||
| Дт 121003000 Кт | Дт 120822000 Кт | ||
| 292540-00 | 1000-00 | ||
| Дт 120822000 Кт | Дт 130201000 Кт | ||
| 200-00 | 291540-00 | ||
| Обороты 292740-00 | Обороты 292540-00 | ||
| Остаток на 03.07.2008г. – 200-00 | |||
Схема 4. Корреспонденция счетов по счету 120104000 «Касса» за первое полугодие 2008 год, руб.
2.3.2 Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами являются работники Финансового управления администрации Магдагачинского района, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на хозяйственные расходы и расходы по командировкам. Авансы под отчет выдаются на основании приказа начальника Финансового управления администрации Магдагачинского района по письменному заявлению получателя с указанием назначения аванса и срока на который он выдается. На заявлении о выдачи суммы в подотчет главным бухгалтером делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам, проставляется счет аналитического учета счета «Расчеты с подотчетными лицами» Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Направляя своих сотрудников в командировку, бухгалтер Финансового управления выдает им деньги на проезд к месту назначения и обратно, на оплату проживания в гостинице, а также суточных. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ порядок возмещения подотчетному лицу его расходов, связанных со служебными командировками, должен быть определен коллективным договором. Нормы возмещения установлены нормативными актами. Коллективным договором или приказом (распоряжением) могут быть установлены суммы возмещения, превышающие эти нормы, но только за счет внебюджетных средств.
Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет (Ф.0504601) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Авансовый отчет представляется в 3-х дневный срок.