В состав приложений к бухгалтерскому балансу входит Отчет о движении денежных средств (форма N 4). В этом Отчете отражается информация о том, за счет каких источников организация осуществляла свою деятельность в прошедшем и отчетном году, а также как она расходовала имеющиеся у нее средства.
Отчет о движении денежных средств представляет собой таблицу, в графе 3 которой организации указывают данные за 2004 г., а в графе 4 - за 2003 г.
В Отчете о движении денежных средств отражается:
- движение денежных средств по текущей деятельности;
- движение денежных средств по инвестиционной деятельности;
- движение денежных средств по финансовой деятельности.
Каждая из этих частей Отчета построена по единому принципу. Сначала приводится группа строк, которая отражает поступление денежных средств по той или иной деятельности. Затем следует группа строк, которая содержит данные о выбытии денежных средств. В конце приводится строка, которая отражает сальдо движения денежных средств по той или иной деятельности. Иными словами, эта строка позволяет узнать, увеличилось количество денежных средств у организации по той или иной деятельности или уменьшилось.
Типовая форма Отчета приведена в Приложении к Приказу Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н. Однако не всегда достаточно тех строк, которые приведены в типовой форме, чтобы отразить все хозяйственные операции предприятия. Организация, заполняя Отчет, вправе ввести в него дополнительные строки.
Коды строк Отчета о движении денежных средств каждая организация проставляет самостоятельно. Сделать это нужно в соответствии с Приказом Минфина России N 102н. Но в нем указаны коды не для всех строк формы N 4. Поэтому коды для остальных строк организация определяет самостоятельно. Я советую проставить их нарастающим итогом. Причем это лучше всего сделать после того, как Отчет будет составлен.
Строка 010 "Остаток денежных средств на начало отчетного периода".
Заполняя эту строку, бухгалтер берет данные из Главной книги, сложив дебетовое сальдо по счетам 51 "Расчетные счета" и 55 "Специальные счета в банках" на 1 января соответствующего года. А по счету 50 "Касса" нужно взять дебетовый остаток только по субсчету "Касса в рублях".
Строки 020 - 200 "Движение денежных средств по текущей деятельности" - в этих строках Отчета о движении денежных средств организация показывает, сколько денег поступило и выбыло из-за текущей деятельности организации. Что следует понимать под текущей деятельностью, разъяснено в п.15 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, которые утверждены Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н.
Текущей деятельностью может быть, к примеру, производство промышленной, сельскохозяйственной продукции, выполнение строительных работ, продажа товаров, оказание услуг общественного питания, заготовка сельскохозяйственной продукции, сдача имущества в аренду. Или же другая деятельность организации, которая направлена на извлечение прибыли в качестве основной цели (для коммерческих организаций) либо не направлена на извлечение прибыли в качестве такой цели (для некоммерческих организаций).
По строке 020 "Средства, полученные от покупателей, заказчиков"нужно отразить общую сумму поступлений от покупателей и заказчиков. Ниже можно ввести дополнительные строки и расшифровать эти поступления по видам.
В бухгалтерском учете операции по реализации отражаются так:
Дебет 62 субсчет "Расчеты за товары (работы, услуги)" Кредит 90 субсчет "Прочие доходы"
- отражена выручка от продажи продукции;
Дебет 62 субсчет "Расчеты за товары (работы, услуги)" Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"
- отражена выручка от реализации производственных запасов;
Дебет 50 (51, 52) Кредит 62 субсчет "Расчеты за товары (работы, услуги)"
- получена выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг и производственных запасов.
Чтобы отразить выручку, нужно подсчитать кредитовый оборот по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", субсчет "Расчеты за товары (работы, услуги)", в корреспонденции со счетами учета денежных средств (50, 51, 52). Затем нужно определить, какой именно оборот приходится на реализацию продукции, товаров, работ, услуг, а какой - на реализацию из излишков сырья. На следующей строке можно указать сумму авансов, полученных от покупателей и заказчиков. В бухгалтерском учете поступление авансов отражается такой проводкой:
Дебет 50 (51, 52) Кредит 62 субсчет "Расчеты по авансам полученным"
- получена предоплата от покупателя или заказчика.
Чтобы заполнить эту строку, нужно использовать кредитовый оборот по субсчету 2 счета 62 в корреспонденции со счетами 50, 51, 52. На основании аналитических данных нужно выявить сумму авансов, которая получена от покупателей.
По строке 050 "Прочие доходы" нужно указать денежные средства, которые поступили на финансирование текущей деятельности организации, но не нашли отражения в предыдущих строках. В таблице мы привели список этих доходов. Организация вправе указать их все вместе либо ввести в форму дополнительные строки и расшифровать в них прочие доходы по видам поступления.
Строки 150 - 190 "Денежные средства, направленные:" - в них организация показывает, на что тратились деньги за текущий год. В типовой форме Отчета о движении денежных средств указаны следующие строки:
- 150 "на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов" По этой строке нужно указать, сколько было перечислено денежных средств на закупку сырья, материалов, топлива, комплектующих изделий, за арендную плату, коммунальные услуги и т.д.;
- 160 "на оплату труда". По этой строке нужно указать величину денежных средств, которые были направлены на оплату труда.
Чтобы заполнить эту строку, нужно использовать данные по дебетовому обороту по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции со счетами 50 и 51;
- 170 "на выплату дивидендов, процентов".По этой строке следует отразить суммы:
1) дивидендов, которые были выплачены акционерам организации. Для этого нужно использовать дебетовые обороты по счету 75 "Расчеты с учредителями", субсчет "Расчеты по выплате доходов";
2) процентов, которые были выплачены по выпущенным ценным бумагам. Для этого нужно использовать дебетовый оборот по счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам";
3) процентов, которые были выплачены по полученным займам и кредитам;
- 180 "на расчеты по налогам и сборам". По этой строке надо отразить суммы налогов и сборов, которые были перечислены организацией в бюджет. Речь в данном случае идет только о тех платежах в бюджет, которые относятся к текущей деятельности. Чтобы заполнить эту строку, нужно использовать счет 68 "Расчеты по налогам и сборам" в корреспонденции со счетом 51;
- 190 "прочие расходы". По этой строке следует отразить выбытие денег по текущей деятельности, которое не было отражено по предыдущим строкам отчета. Например, здесь можно отразить сумму займов, которую организация выдала своим работникам.
Чтобы заполнить эту строку, нужно использовать данные по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по предоставленным займам", в корреспонденции со счетом 50 или 51.
Конечно, организация может расходы, не попадающие в строки, указанные в типовой форме, отразить по строке "прочие расходы". Но лучше ввести в форму несколько дополнительных строк:
- 155 "на авансы, выданные поставщикам и подрядчикам". Этой строки в типовой форме Отчета о движении денежных средств не предусмотрено, но рекомендуем ввести такую строку.
Чтобы ее заполнить, придется использовать данные дебетового оборота по счету 60, субсчет "Расчеты по авансам полученным", в корреспонденции со счетом 50, 51, 52.;
- 156 "на покупку валюты". По этой строке нужно отразить расходы организации на покупку иностранной валюты. Чтобы заполнить эту строку, нужно использовать дебетовый оборот по счету 57 и данные по дебету счета 91, субсчет "Прочие расходы", в корреспонденции со счетом 51;
- 157 "на продажу валюты" По этой строке рекомендуем отразить сумму проданной иностранной валюты, а также расходы организации, связанные с этой операцией.
Чтобы заполнить эту строку, нужно использовать дебетовый оборот по счету 57 "Переводы в пути" в корреспонденции со счетом 52 "Валютный счет", а также данные по дебету счета 91, субсчет "Прочие расходы", в корреспонденции со счетом 51.;
- 165 "на выдачу подотчетных сумм" Отразить деньги, которые выданы под отчет работникам организации, можно в свободной строке. В ней нужно указать ту сумму, которая была выдана под отчет в рамках текущей деятельности организации (на хозяйственные нужды, на командировочные расходы и т.д.). Чтобы заполнить эту строку, можно использовать данные по дебетовому обороту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в корреспонденции со счетом 50;
- 185 "на расчеты с внебюджетными фондами". Организация может ввести дополнительную строку для отражения суммы уплаченных взносов по обязательному пенсионному страхованию, страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и т.д. Чтобы заполнить эту строку, надо использовать дебетовый оборот по счету 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" в корреспонденции со счетом 51;
Все показатели в указанных выше строках отражаются в круглых скобках.
Строка 200 "Чистые денежные средства от текущей деятельности" - здесь надо указать разницу между поступлением и выбытием денег из-за текущей деятельности организации. Чтобы подсчитать эту величину, нужно сложить показатели всех предыдущих строк без круглых скобок и вычесть показатели, указанные в круглых скобках.