Автоматизация процессов документооборота (стр. 9 из 11)
Вот перечень настроек, которые необходимо сделать, чтобы вести в системе всю информацию о таком сложном документе:
Определить и создать структуру данных, соответствующую уникальным реквизитам документа.
Для счета-фактуры это может быть следующий набор реквизитов: Продавец, - Адрес продавца, - ИНН продавца, - Грузоотправитель, - Адрес грузоотправителя, - Грузополучатель, - Адрес грузополучателя, - Покупатель, - Адрес покупателя, - ИНН покупателя, - Руководитель организации (предприятия), - Главный бухгалтер, - Итоговая сумма.
Информация о товарах/услугах: Наименование товара, - Единица измерения, - Количество, - Цена (тариф за ед. изм.) руб., - Сумма, - Налоговая ставка, - Сумма налога, руб., - Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб., - Номер строки.
Определить формулы для расчетных реквизитов документа.
Сумма = Цена (тариф за ед. изм.) руб. х Количество; Налоговая ставка = 18;
Сумма налога, руб. = Сумма / 100 х Налоговая ставка; Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб. = Сумма + Сумма налога, руб.
Создать печатную форму документа и определить данные для вывода.
Для счета-фактуры пример файла в формате MS Word расположен в \PayDox\Samples\ Счет_фактура_ExtData.doc
Для счета-фактуры пример структуры данных расположен в самой БД PayDox в файле БД \PayDox\DataBase\PayDoxRUS.mdb
Это две таблицы: Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура – товары. В карточке каждого документа необходимо хранить две группы информации – информацию об основных реквизитах и информацию о товарах/услугах, которая является множественной. Т.е. для каждой карточки счета-фактуры будет создаваться одна запись в таблице Счет-фактура - реквизиты и произвольное количество записей в таблице Счет-фактура – товары.
В каждой из этих таблиц необходимо предусмотреть поле DocID, которое обеспечит соответствие по номеру документа между стандартными карточками документов, хранимыми в стандартной таблице DOCS БД PayDox и дополнительными таблицами Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура – товары, созданными для хранения дополнительных реквизитов документов. Таблицы Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура – товары присоединяются к PayDox как внешний источник данных.
Таблица 2 – Счет-фактура – товары
Определение формул для расчетных реквизитов документа
Формулы для расчетных реквизитов документа могут быть определены в файле программной настройки UserASP\UserCalculateValuesOnClient.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script, исполняемы на клиенте, т.е. в процессе ввода данных пользователем в MS Internet Explorer без обращения к серверу PayDox.
Код примера, который расположен в этом файле для расчетных реквизитов счета-фактуры указан в Приложении 1. Также в нем указаны комментарии к тексту программному кода.
Для вывода в карточке документа необходимо также задать способ вычисления итоговых значений счета фактуры. Формулы для итоговых значений реквизитов документа могут быть определены в файле программной настройки UserASP\UserShowDocExtDataCalcValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для определения формул автоматического расчета пользовательских переменных в процессе вывода записей внешнего набора данных.
Код примера, который расположен в этом файле для расчета суммарных реквизитов счета-фактуры указан в Приложении 1.
Рассчитанные итоговые значения счета-фактуры необходимо вывести в карточке документа. Это делается в файле программной настройки UserASP\UserShowDocExtDataShowValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для вывода на экран пользовательских значений после вывода записей внешнего набора данных.
Код примера, который расположен в этом файле для вывода на экран пользовательских значений после вывода записей внешнего набора данных расположен в Приложении 1.
Рассчитанное итоговое значения суммы и количества счета-фактуры необходимо автоматически записать в поле суммы и количества карточки документа. Это делается в файле программной настройки UserASP\UserCalculateValuesDoc.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для автоматического расчета полей карточки документа.
Код примера, который расположен в этом файле для автоматического расчета полей карточки документа также указан в Приложении 1.
Вывод сформированного документа в MS Word
Для обеспечения правильного вывода сформированного документа в MS Word необходимо обеспечить соответствие указанных в документе в MS Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом.
Для простых документов, содержащих не более одного внешнего источника данных, такое соответствие обеспечивается без использования программных настроек, только через названия закладок файла MS Word, которые должны соответствовать стандартным реквизитам карточки документа:
полям стандартной таблицы DOCS, формат имени закладки DocField_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName>)
расширенным реквизитам карточки документа из внешнего источника данных (формат имени закладки EXT_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName> внешнего источника данных)
полям подчиненных документов при выводе списка подчиненных документов (формат имени закладки DEP_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName> подчиненного документа)
Использование в документе нескольких внешних источников данных, вывод в документ MS Word произвольных вычисляемых выражений и использование в документе MS Word произвольных наименований закладок требует использования программной настройки.
Каждой таблице внешнего источника данных и списку подчиненных документов должна соответствовать отдельно располагаемая таблица в документе MS Word.
Такая программная настройка делается в файле программной настройки UserASP\UserMSWordBookmarkProcessing.asp. Этот настроечный файл позволяет задать соответствие между закладками документа MS Word и используемыми внешними наборами данных.
Код примера, который расположен в этом файле для вывода значений из внешних наборов данных, связанных с карточкой документа в пользовательские закладки документа в формате MS Word указан в Приложении 2.
2.3.5 Настройка связи с MS Word
Если настройка связи с MS Word не произведена, то при выдаче таких документоов система будет выдавать ошибку вида: ОШИБКА при обработке MS Word/ MS Excel. Проверьте наличие MS Word/ MS Excel на сервере и настройте доступ с помощью DCOMCNFG.EXE. - 006~ASP 0177~Server.CreateObject Failed~8000401a.
Запускаем программу DCOMCNFG.EXE
Рис 14 – Запуск программы Component Services
Выбираем Component Services -> Computers -> My Computer -> DCOM Config
В настройках Microsoft Word Document укажите на вкладке Identity пользователя Administrator (и укажите его пароль):
Добавьте во всех 3-х пунктах вкладки Security пользователя everyone (все).
Приведенный пример содержит настройки доступа, предоставляющие избыточные права доступа к MS Word / MS Excel. При необходимости обеспечить большую безопасность можно уменьшить данные права доступа.
Рисунок 15 – Настройка прав доступа к документу Microsoft Word
Попробуем снова вызвать документ MS Word из PayDox. Если ошибка повторится, следует перезагрузить Windows.
2.4 Расчет эффективности внедрения СЭД
2.4.1 Вычисление расходов
Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.
1) Стоимость одной лицензии ПО. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 2500 до 25 000 руб. на рабочее место и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД. [20] В нашем случае, количество рабочих мест равняется 60, а стоимость одной лицензии ПО PayDox 5000 руб. Таким образом, стоимость внедрения составит 5000*60 = 300 000 руб.
2) Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная количеству рабочих мест. Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Стоимость техники на одного сотрудника = 35 000 руб. Данные указаны исходя из современных цен на технику (компьютеры, сканеры, принтеры и т.д.). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше. Допустим, требуется дооснащение техникой на 25%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно:
Дооснащение = 0,25*35 000*60 = 525 000 руб.
3) Стоимость работ по внедрению системы. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов.
Предположим, что у ОАО «Модель-Волгоград» есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса обычно составляет порядка 5 человеко-месяцев. Из них примерно 2 человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала типичного ведомства - примерно 15 000 руб. в месяц. Стоимость консультанта в зависимости от условий предоставления услуг - от 50 000 до 150 000 руб. в месяц. Для определенности положим, что она равна 100 000 долл. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: 5*15 000 + 2*100 000 = 275 000 руб.