Товарные запасы относятся к текущим материальным активам, образуя оборотные средства торговой организации. По степени ликвидности – это медленно реализуемые активы, поэтому эффективное управление товарными запасами позволит избежать иммобилизации финансовых ресурсов и перенаправить их на стратегическое развитие торговой деятельности.
Товарные запасы при формировании, хранении и реализации должны соответствовать стандартам качества и быть пригодными для употребления.
Товарные запасы необходимы для бесперебойного обеспечения спроса покупателей – потребителей. Товары классифицируются по следующим различным признакам:
1) по целям использования:
- потребительские товары - это товары, непосредственно предназначенные для конечного потребления, удовлетворения личных потребностей человека,
- производственные товары – это товары, используемые в производственном цикле при создании новых товаров;
2) по времени использования / потребления:
- товары краткосрочного пользования, используемые один или несколько раз,
- товары длительного пользования, используемые многократно;
3) по характеру потребления:
- товары повседневного спроса,
- товары тщательного выбора,
- престижные товары;
4) по характеру использования в зависимости от степени их участия в процессе производства:
- сырье, материалы, тара и упаковка,
- комплектующие детали, инструмент, инвентарь,
- техника и оборудование, прочие товарно-материальные запасы.
5) по функциональной принадлежности:
- товары – продукты питания,
- промышленные товары;
6) по видам запасов:
- текущие запасы – это товары на стадии реализации,
- подготовительные запасы – это товары на стадии предпродажной подготовки,
- гарантийные (страховые) запасы – необходимый и достаточный резерв товарных запасов с целью обеспечения непрерывного процесса реализации на случай срыва запланированных сроков текущих поставок товаров, изменения интенсивности потребления при непредвиденном возросшем спросе,
- сезонные запасы - это необходимый и достаточный резерв товарных запасов с целью обеспечения непрерывного процесса реализации в период сезонного колебания покупательского спроса,
- переходящие запасы;
7) по видам движения товаров в учете:
- товары в пути, товары на складе,
- товары на стадии предпродажной подготовки,
- зарезервированные товары, товары в магазинах в процессе реализации, товары на консигнации,
- реализованные товары на ответственном хранении.
На эффективность использования товарных запасов оказывают влияние следующие внешние и внутренние факторы, снижение влияния которых может производиться за счет оптимизации управления товарными запасами:
- внешние факторы – налоговое законодательство, финансово-кредитная политика, величина процентов к уплате по заемным средствам, экономическая ситуация в государстве;
- внутренние факторы – пути минимизации влияния внутренних факторов: ликвидация сверх нормативных запасов, совершенствования нормирования запасов, улучшение организации снабжения, оптимальный выбор надежных поставщиков, уровень запасов; рациональная организация сбыта товаров, применение рациональных форм расчетов; ускорение документооборота.
Для оценки эффективности управления товарными запасами необходимо проанализировать эффективность использования товарных запасов. Экономический анализ, прежде всего, проводится по данным бухгалтерской отчетности, а для более детального рассмотрения отдельных вопросов также используется информация управленческого учета и аналитическая информация по бухгалтерским счетам учета.
Эффективность использования товарными запасами оценивается следующими показателями:
- удельный вес товарных запасов в их общей величине на начало и конец отчетного периода;
- абсолютный прирост товарных запасов на конец отчетного периода (в денежных единицах измерения и в натуральных единицах измерения по каждому виду товара);
- темп прироста товарных запасов на конец отчетного периода (в процентах), сравнивается с темпом прироста выручки от торговой деятельности;
- оборачиваемость товарных запасов, характеризующая длительность одного полного кругооборота средств с момента превращения оборотных средств из денежной формы в запасы и до их реализации. При ускорении оборачиваемости товарных запасов высвобождаются материальные ресурсы и источники их финансирования;
- показатель экономии оборотных средств в результате снижения расходов на материальные ресурсы и товарные запасы на единицу реализованного товара без ущерба для качества, надежности, эксплуатационных свойств;
Оценка скорости оборачиваемости запасов в торговой деятельности является одним из основополагающих элементов экономического анализа, так как товарные запасы относятся к медленно реализуемым активам, а в оборотных средствах торговой организации они имеют значительный удельный вес. Оценка влияния на приращение объема продаж экстенсивности и интенсивности использования запасов и оборотных средств позволят вычленить более рациональные и прогрессивные пути повышения эффективности результатов торговой деятельности.
Кроме перечисленных показателей эффективности использования товарных запасов в целях принятия управленческих решений актуальным представляется оценка таких показателей, как товарная структура в товарообороте, рентабельность используемой торговой площади по видам товаров, объем продаж в расчете на единицу торгового персонала или смену (производительность труда), товарная структура поставленных на заказ товаров и прочее.
В результате высокой оборачиваемости товарных запасов в торговле экономический анализ рекомендуется осуществлять за минимальный период времени. Отчетным периодом при этом могут быть часы, день, технологическая смена персонала, будние дни, выходные и праздничные дни, неделя, декада, месяц.
Методология экономического анализа показателей эффективности использования оборотных средств, а в том числе и товарных запасов, не является целью настоящей статьи, более подробно этот вопрос рассмотрен в статье "Оценка деловой активности торговой организации".
Оценка товарных запасов и анализ покупательского спроса на отдельные виды товаров позволяет спрогнозировать потребность в товарах различного ассортиментного ряда как в целях развития конкретной торговой организации и повышения ее конкурентоспособности, так и в целях макроэкономического анализа развития экономики по таким показателям как товарная структура в розничной торговле, товарные запасы, коэффициент оборачиваемости товарных запасов и другим показателям.
В международной практике для оценки развития экономики макроэкономическом аспекте используются такие нестандартные для российской статистики показатели как заказы на товары длительного пользования и заказы на производственные товары.
Заказы промышленности — это индикатор, который показывает потребность промышленности в товарах длительного и недлительного пользования. Увеличение значения этого индикатора характеризует активность производства и его возможный рост, тогда как уменьшение свидетельствует о сворачивании производства. Заказы на товары длительного пользования — это индикатор, который показывает потребность в товарах со сроком использования более 3 лет. Обычно такие товары имеют большую цену (например, автомобили), поэтому отражают не только ожидания потребителей, но также и способность последних тратить такие большие суммы. Увеличение этого показателя положительно характеризует состояние экономики и производства. Поэтому рост данного показателя помогает валюте усиливаться, а падение — ослабляет ее. Этот индикатор публикуется ежемесячно и достаточно важен для рынка.
Как видно, даже аналитическая информация в управлении товарными запасами используется в оценке макроэкономических показателей.
Эффективное управление товарными запасами позволяет также изыскивать пути оптимизации расходов торговой организации по таким статьям как транспортные и складские расходы. Без предварительного анализа товарных запасов и покупательских предпочтений решение сократить расходы на содержание ряда складских помещений может привести не к экономии, а к обратному эффекту - сокращению продаж и прибыли в результате постоянного дефицита товаров. Чтобы этого избежать, необходимо оценить покупательский спрос, имеющиеся возможности организации в товарных запасах, динамику объема продаж, месторасположение покупателей, мощность и местонахождение складских помещений, транспортные расходы и другие критерии. После этого анализируется альтернативное использование высвободившихся средств в случае сокращения расходов по содержанию складских помещений или транспортных расходов. Оценка проводится комплексным анализом влияния прогнозируемых расходов на показатели товарооборота и рентабельности.
2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ НА ТОРГОВЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
2.1 Учет поступления и реализации товаров на предприятии
Товары являются частью материально - производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенные для продажи.
Порядок отражения товаров в бухгалтерском учете регулируется ПБУ 5/01.
При поступлении товаров оформляется Акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1). Если количество и качество товаров не совпадает с данными, указанными в сопроводительных документах дополнительно составляется Акт об установленном расхождении (форма № ТОРГ-2). При этом приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении недостачи товара (или других отклонений от условий договора-поставки) покупатель обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.