- необходимо убедиться (путем отправления запроса поставщику в том, что претензия действительно была предъявлена и что отраженные на счете 76 (субсчет «Расчеты по претензиям») суммы соответствуют значениям, указанным в коммерческом акте:
- претензия должна быть предъявлена своевременно (в противном случае суд может отказать в удовлетворении иска);
- пакет документов, приложенных к претензии и исковым заявлениям, должен быть доказательным. В частности, здесь должны присутствовать, как минимум: претензионный расчет, коммерческий акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме ТМЦ (в качестве при приемке выполненных работ, оказанных услуг), претензионное удостоверение о полномочии участников количественной и качественной выбраковки, документы, подтверждающие расходы, стоимость которых возмещается за счет поставщика.
Проверка учета курсовых и суммовых разниц. Если у проверяемого предприятия есть поставщики-нерезиденты, а также в случаях, когда расчеты между контрагентами резидентами производятся в рублях, а в договоре сумма указана в иностранной валюте или условных единицах, в учете возникают разницы. При проверке необходимо убедиться в правильности расчета курсовых разниц, отнесенных на внереализационные доходы и расходы организации. Курсовые разницы подлежат отражению на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетом 60.
Проверка соответствия данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета. В ходе проведения этой процедуры проверяется полнота и достоверность отражения на счетах синтетического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Необходимо сверить методом пересчета итоговые данные по регистрам аналитического учета с суммами отраженными на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и на субсчетах к этому счету. В частности, в случае ведения учета по журнально-ордерной форме счетоводства итоговые данные по журналу-ордеру № 6 должны совпадать с оборотами и остатками по счету 60. При автоматизированном способе ведения учета необходимость в данной процедуре отпадает так как сводные (синтетические) регистры формируются автоматически на основании однократно введенной первичной информации.
Проверка правильности отражения в отчетности итоговых данных по расчетам с поставщиками и подрядчиками. Основная цель - определение достоверности сумм кредиторской и дебиторской задолженностей в части расчетов с поставщиками и подрядчиками, отраженных в отчетности проверяемого предприятия. проверяются бухгалтерский баланс и приложения к нему. Основные нарушения – зачет различных статей задолженности между собой.
Налоговый учет процентов по векселям и коммерческим кредитам. В случае если кредиторская задолженность обеспечена векселем и предусматривает уплату поставщику определенного процента, необходимо обратить внимание на учет процентов по этим обязательствам в целях налогообложения. В настоящее время проценты по долговым обязательствам признают расходом организации в целях налогообложения при соблюдении, следующих условий (пп.2 п.I ст. 65 и п.I ст.269 НК РФ):
- расходом признаются проценты, начисленные за фактическое время пользования заемными средствами (фактическое время нахождения ценных бумаг у третьих лиц);
- размер начисленных по долговому обязательству процентов существенно (более чем на 20% в ту или иную сторону) не отклоняется от среднего уровня процентов, взимаемых по долговым обязательствам, выданным в том же отчетном периоде на сопоставимых условиях. Если долговые обязательства, выданные в том же отчетном периоде на сопоставимых условиях, отсутствуют, то предельная величина процентов, признаваемых расходом, принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной на 10% (когда лаговое обязательство выражено в рублях) и равной 15% (по долговым обязательствам в иностранной валюте).
- в налоговом учете проценты по заемным средствам, связанным с приобретением ценностей, отражаются в составе внереализационных расходов после принятия ценностей к учету. До этого момента проценты по заемным средствам включаются в стоимость приобретаемых ценностей.
Налоговый учет сомнительной задолженности. Если учетной политикой предусмотрено создание резервов по сомнительным долгам, то следует учесть следующее:
- в соответствии с п. 4 ст. 266 НК РФ сумма резерва определяется по результатам проведенной на последний день отчетного периода инвентаризации дебиторской задолженности следующим образом. По сомнительным долгам со сроком возникновения свыше 90 дней - задолженность включается в резерв в полной сумме; по сомнительным долгам со сроком возникновения от 45 до 90 дней 50% от суммы долга; со сроком возникновения меньше 45 дней - в резерв не включаются. Общая сумма резерва не должна превышать 10% от выручки отчетного (налогового) периода и может быть использована только на покрытие убытков от безнадежных или признанных таковыми в соответствии с законодательством (истечение срока исковой давности; невозможность взыскания, подтвержденная соответствующим актом государственного органа либо ликвидация предприятия). Суммы отчислений в резерв по сомнительным долгам производятся равномерно в течение отчетного (налогового) периода (п. 3 ст. 266 НК РФ);
- расходы по списанию долгов, признанных безнадежными к взысканию, осуществляются только за счет суммы созданного резерва. В случае превышения суммы списываемой задолженности над суммой созданного резерва разница подлежит включению в состав внереализационных расходов (п. 5 ст. 266 НК РФ).
Налоговый учет суммовых разниц. Суммовая разница возникает у предприятия, если сумма возникших обязательств на дату оприходования товаров (работ, услуг), начислена по установленному соглашением сторон курсу условных денежных единиц, не соответствует фактически уплаченной сумме в рублях. Суммовые разницы в налоговом учете полностью включаются в состав внереализационных доходов (расходов) (п. 11.1 ст. 250 и пп. 5.1 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Учет налога на добавленную стоимость. Суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг), подлежат вычету из общей суммы исчисленного к уплате налога на добавленную стоимость и отражаются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Предприятие вправе произвести налоговые вычеты, если: товар (работа, услуга) принят к учету; товар (работа, услуга) фактически оплачен, что подтверждается первичными документами; на приобретенный товар (работу, услугу) имеется выписанный в установленном Налоговым кодексом порядке счет-фактура. При проверке учета НДС по приобретенным ценностям (работам, услугам) следует учесть:
1. Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением установленного НК РФ порядка не могут служить основанием для принятия НДС к возмещению;
2. Составление счетов-фактур и ведение книги покупок обязательно для всех налогоплательщиков как в случае осуществления операций подлежащих налогообложению, так и освобождаемых от налогообложения (исключение составляют освобожденные от налогообложения операции, осуществляемые банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами, а также по реализации ценных бумаг);
3. Если обязательство по условиям сделки выражено в иностранной валюте, то суммы, указываемые в счетах-фактурах, также должны быть выражены в иностранной валюте.
Проверяя суммы предъявленного к возмещению НДС, необходимо сверить соответствие оборотов за отчетный период по дебету счета 68 «расчеты с бюджетом» в корреспонденции со счетом 19 с итоговыми суммами за этот период в книге покупок.
Типичные ошибки при учете расчетов с поставщиками и подрядчиками.
1. В части организации первичного учета:
- арифметические ошибки при фиксировании оперативного факта (при измерении количества, веса, размеров и т.п.);
- несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации;
- регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы (в случае если для данной операции унифицированный документ предусмотрен);
- отсутствие необходимых реквизитов, придающих юридическую силу;
- нарушения, допущенные при оформлении первичного документа (заполнение документов средствами, не допускающими их долговременное хранение, нарушения при внесении исправлений в перрвичный документ);
- отсутствие графиков документооборота;
- ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документа в учетные регистры);
- несвоевременная регистрация документа в учетном (либо отсутствие данных в учетном регистре по отдельным первичным документам);
- нарушения сроков хранения документации в архиве;
- уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению;
- нарушения при оформлении дел с первичной учетной документацией (касается кассовых и банковских документов).
2. В части организации бухгалтерского и налогового учета:
- перекрытие задолженности одного контрагента авансами, данными другому контрагенту (проводка: Дт60 Кт60 «Авансы выданные», 76);
- несвоевременное списание задолженности в связи с неверным исчислением сроков исковой давности (проводка: Дт91 «Прочие доходы и расходы» Кт60);
- возмещение входящего НДС по неотфактурованным поставкам (проводки Дт19 Кт60 субсчет «Неотфактурованные поставки» и Дт68 Кт19);
- отсутствие корректировки по списанным на затраты ТМЦ (работам, услугам), ранее отраженным как неотфактурованные поставки, документы по которым поступили и имеют несоответствия: с ранее отраженными в учете показателями;
- возмещение входящего НДС по поставкам, обеспеченным выданными организацией собственными векселями;