Пример. Аудитор установил, что сумма командировочных расходов за отчетный год составляет 50 000 рублей. Эта сумма была обоснована авансовыми отчетами по форме № АО-1, приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а и командировочными удостоверениями по форме № Т-10, а также прочими документами, подтверждающими произведенные расходы на проезд, проживание.
Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" командировочные расходы должны быть обоснованы следующими документами:
· приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а;
· командировочным удостоверением по форме № Т-10;
· служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т-10а.
По прибытии из командировки отчет о выполнении служебного задания согласовывается с руководителем структурного подразделения организации и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
Служебное задание и отчет о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Бухгалтеру следует обратить внимание на оформление служебного задания и отчета о его выполнении в качестве приложения к авансовому отчету. Отсутствие служебного задания может являться основанием для того, чтобы признать командировочные расходы в сумме 50 000 руб. экономически неоправданными для целей налогового учета.
Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.
Обращается внимание на правомерность и оформление представительских расходов. Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, отчет о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми документами (товарным чеком, кассовым чеком, закупочным актом и др.). Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:
· по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
· по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
· по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
· по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Проверка расчетов наличными денежными средствами. При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц. Проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере. Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами - составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о состоянии расчетов с подотчетными лицами, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней.
Выполняя процедуру проверки расчетов с подотчетными лицами, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:
Порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории РФ соответствуют положениям нормативных актов?
Порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки соответствуют положениям нормативных актов?
Налогообложение расходов на командировку соответствует положениям нормативных актов?
Порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды соответствуют положениям нормативных актов?
Порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы соответствуют положениям нормативных актов?
Порядок проведения проверки расчетов с подотчетными лицами, как нам представляется, включает ряд последовательных этапов:
Проверка расходов на командировки
При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке расчетов с командированными лицами.
В служебную командировку работник отправляется по распоряжению руководителя организации, чтобы выполнить какое-либо служебное поручение вне места постоянной работы. Так сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ.
Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию.
К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).
Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы.
Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации.
Нормы суточных утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".
Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.
Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.
Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.
Расходы по бронированию жилого помещения возмещаются работникам в порядке и размерах определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.
Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).
Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:
· стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);
· оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
· оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
· стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
· сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.
Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).
Проверка представительских расходов
При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке отнесения расходов, к представительским.
Порядок отнесения представительских расходов на расходы организации при исчислении налога на прибыль установлен пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Представительские расходы организации согласно указанной статье квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
К расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).