Необхідно зазначити, що навіть при негативному висновку установи, де виконана робота, дисертант має право подати роботу у встановленому порядку до спеціалізованої вченої ради.
Якщо у висновку установи, де виконана робота, вказується, що дисертант привласнив і використав чужі матеріали досліджень, тобто наявний плагіат, то така дисертація спеціалізованою вченою радою не приймається навіть для попереднього розгляду.
Висновок підписує керівник семінару чи завідувач кафедри (відділу) та учений секретар із зазначенням їхніх наукових ступенів і вчених звань і затверджує керівник установи, підпис якого засвідчується печаткою. Такий висновок має обмежений термін дії (один рік), тому він обов'язково датується.
Два примірники затвердженого висновку отримує здобувач, а третій долучається до відповідної справи і зберігається у встановленому порядку.
Спеціалізована вчена рада приймає дисертацію до попереднього розгляду за наявності документів згідно з переліком, встановленим ВАК України. До цього переліку обов'язково належать:
* - заява на ім'я голови спеціалізованої вченої ради з проханням прийняти дисертацію до розгляду, в якій необхідно зазначити, чи вперше захищається ця дисертація;
* особовий листок з обліку кадрів з фотокарткою, засвідчений відділом кадрів за основним місцем роботи (2 прим.);
* засвідчені копії дипломів про вищу освіту та про наукові ступені (вчені звання) (2 прим.);
* засвідчене підписами і печаткою посвідчення про складені кандидатські іспити за формою, затвердженою наказом міністра освіти України від 15.10.1992 р. №;
* висновок установи, в якій виконувалась дисертація, чи до якої був прикріплений здобувач, із зазначенням, ким і коли була затверджена тема дисертації (2 прим.).
Висновок оформлюється як витяг з протоколу засідання кафедри (міжкафедрального семінару, лабораторії, відділу), підписується завідувачем кафедри (керівником семінару, лабораторії, відділу), як правило, доктором наук, затверджується керівником установи і скріплюється печаткою. У висновку, крім інших аспектів характеристики дисертації та особистості здобувача, має бути визначений конкретний персональний внесок здобувача до всіх наукових праць, опублікованих із співавторами. Термін чинності висновку - 1 рік;
- перераховані в авторефераті монографії, брошури, авторські свідоцтва (копії), статті (відбитки або копії), тексти депонованих та анотованих у журналах рукописів наукових праць, тези доповідей (копії) - в 3 примірниках;
- дисертація, оформлена згідно з вимогами, викладеними в “Основних вимогах до оформлення дисертацій та авторефератів дисертацій”, у кількості примірників, необхідних для передачі на зберігання до Національної бібліотеки України ім. В.І.Вернадського, бібліотеки установи, де створено спеціалізовану вчену раду, для відправлення опонентам і провідній установі (організації).
Другий примірник дисертації подається у незброшурованому вигляді для передачі до Українського інституту науково-технічної та економічної інформації.
Всі примірники дисертації мають бути підписані автором на титульному аркуші дисертації.
- автореферат дисертації оформлений згідно з вимогами, викладеними в розділі 5, у двох примірниках. Перший примірник автореферату повинен мати дві ідентичні обкладинки. Всі примірники автореферату підписуються автором на обкладинці;
- відзив наукового керівника (наукового консультанта), засвідчений печаткою установи, в якій він працює;
- електронний варіант автореферату на дискеті діаметром 3,5 дюйма (2 примірники на двох дискетах);
- чотири поштові картки з марками і вказаними адресами здобувача (2 картки) та спецради (2 картки). На зворотному боці поштових карток у верхньому кутку пишуть прізвище, ім'я, по батькові здобувача, галузь науки та науковий ступінь, на який він претендує.
Позитивне рішення щодо прийому дисертації до захисту приймається за дотримання двох умов:
1) її зміст відповідає спеціальності, за якою спеціалізованій вченій раді дозволено приймати дисертації до захисту;
2) основні результати дисертаційного дослідження досить повно висвітлено в наукових фахових виданнях.
Відповіді на ці та деякі інші питання стосовно поданоїдисертації має дати комісія спеціалізованої вченої ради у своєму висновку.
Комісія, призначена спеціалізованою вченою радою у складі не менше 3-х осіб, вивчає дисертаційну роботу, подану для попереднього розгляду, і складає щодо неї свій висновок, який оголошується на засіданні спеціалізованої вченої ради під час розгляду питання про прийом дисертації до захисту
Висновок комісії повинен бути чітким, конкретним і віддзеркалювати такі аспекти роботи в наведеній нижче послідовності:
1. Актуальність роботи (теми).
`2. Новизна наукових положень і результатів, отриманих особисто здобувачем і поданих на захист.
3. Обгрунтованість і достовірність наукових результатів, висновків і рекомендацій.
4. Практичні результати роботи, їх рівень і ступінь використання (впровадження).
5. Повнота викладення наукових і прикладних результатів дисертації в опублікованих роботах; особистий внесок дисертанта в публікаціях; кількість публікацій, їх обсяг і рівень видання.
6. Відповідність дисертації обраній спеціальності та профілю спеціалізованої вченої ради.
7. Відповідність дисертації вимогам п.12 або п.13 “Порядку”.
8. Рекомендовані офіційні опоненти та провідна установа з дисертації. При цьому слід враховувати, що опоненти мають бути провідними фахівцями із спеціальності, за якою подано дисертацію, і мати за останні 5 років не менше 3 публікацій у провідних фахових виданнях за профілем спеціальності дисертації, поданої до захисту. Провідна установа повинна входити до відповідного переліку провідних установ, які ВАК України затвердив за кожною зі спеціальностей.
9. Перелік адрес для розсилання авторефератів (в частині, визначеній спеціалізованою вченою радою). При цьому підкреслюється, що автореферат відповідає змістові дисертації і може у поданому вигляді бути надрукованим.
Висновок підписується всіма членами комісії.
Для кандидатської дисертації призначаються два офіційних опоненти, з яких один - обов'язково доктор наук, а другий - доктор або кандидат наук. Для докторської дисертації затверджуються три офіційних опоненти - доктори наук за спеціальністю. Вимоги до вибору офіційних опонентів встановлено нормативними документами ВАК України. Зауважимо, що тільки один з опонентів може бути членом спеціалізованої вченої ради, до якої подано дисертацію, або працювати в установі, при якій утворено цю спеціалізовану вчену раду. Офіційні опоненти мають бути працівниками різних організацій. Не можна призначати офіційними опонентами членів експертних рад ВАК України.
Офіційні опоненти на підставі вивчення дисертації, автореферату дисертації, друкованих праць здобувача за темою дисертації надсилають спеціалізованій вченій раді письмові відзиви.
Окрім офіційних опонентів спеціалізована вчена рада призначає провідну установу згідно з переліком, затвердженим ВАК України.
Після того, як спеціалізована вчена рада вирішила прийняти дисертацію до захисту, затвердила офіційних опонентів і провідну установу, необхідно подати до “Бюлетеня Вищої атестаційної комісії України” (для докторських дисертацій) або журналу “Науковий світ” (для кандидатських дисертацій) повідомлення встановленого зразка. Лише після виходу в світ згаданих видань дозволяється розмноження та розсилання автореферату.
Копії письмових відзивів офіційних опонентів та провідної установи видають здобувачеві не пізніше як за десять днів до захисту дисертації.
Надрукований автореферат, в якому вказано дату захисту, розсилають не пізніше ніж за місяць до захисту дисертації згідно з переліком установ, затвердженим ВАК України, а також додатковим списком, визначеним спеціалізованою вченою радою. До нього входять установи, в яких діють спеціалізовані вчені ради за профілем дисертації, провідні установи за спеціальністю дисертації, зацікавлені організації, провідні вчені -фахівці. Автореферат розсилається також членам спеціалізованої вченої ради.
Дата розсилання автореферату повинна бути підтверджена штампом поштового відділення.
`Один примірник дисертації, прийнятої до захисту, та два примірники автореферату передаються до бібліотеки організації, при якій створено спеціалізовану вчену раду, не пізніше ніж за місяць до захисту, і зберігаються там на правах рукопису.
Приблизно за тиждень до дня захисту дисертації треба підготувати все, що знадобиться здобувачеві того дня, а саме:
текст дисертації,
кілька авторефератів,
основні публікації за темою дисертації,
текст виступу на захисті дисертації у вигляді невеликої доповіді (10-12 сторінок машинописного тексту),
письмові відповіді на питання, зауваження і побажання офіційних опонентів та провідної установи,
письмові відповіді на зауваження та побажання, що містяться у відзивах на автореферат дисертації:
таблиці, схеми, діаграми та графіки, взяті з тексту дисертації і відповідним чином підготовлені для демонстрації в залі засідання спеціалізованої вченої ради,
диктофон (магнітофон) для запису виступів під час прилюдного захисту дисертації,
слайди, відеоматеріали, комп'ютерні диски і т.ін. (за потребою).
Перше і найголовніше, з чого звичайно починається підготовка здобувача до захисту дисертації, - це його робота над виступом за результатами дисертаційного дослідження у формі доповіді, який має розкрити сутність, теоретичне і практичне значення результатів проведеної роботи.