Во время проведения экзамена ответственность за хранение экзаменационных материалов лежит на руководителе ППЭ.
После окончания экзамена руководитель ППЭ передает:
1) заполненные бланки ЕГЭ по акту (форма 14-ППЭ Инструкции по проведению единого государственного экзамена в 2004 году от 11.04.2004) уполномоченным представителям государственной экзаменационной комиссии субъекта Российской Федерации для отправки их на хранение и обработку в ППОИ или РЦОИ;
2) контрольные измерительные материалы, бланки черновиков, а также испорченные и неиспользованные в ходе проведения ЕГЭ экзаменационные материалы по акту (форма 14-ППЭ Инструкции по проведению единого государственного экзамена в 2004 году от 11.04.2004) на хранение в орган управления образованием субъекта Российской Федерации.
В исключительных случаях допускается передача вышеуказанных экзаменационных материалов в ППОИ и РЦОИ вместе с заполненными бланками ЕГЭ.
После завершения процедуры обработки бланков ЕГЭ экзаменационные материалы передаются по акту (форма 14-ППЭ Инструкции по проведению единого государственного экзамена в 2004 году от 11.04.2004) уполномоченными представителями ППОИ и РЦОИ на хранение в орган управления образованием субъекта Российской Федерации. В исключительных случаях экзаменационные материалы передаются в муниципальные органы управления образованием.
Копии вышеуказанных актов направляются в Центр тестирования Минобразования России. В срок до 15.08.2004 орган управления образованием субъекта Российской Федерации готовит и направляет в Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки сводную справку об использовании экзаменационных материалов ЕГЭ в 2004 году по прилагаемой форме.
Экзаменационные материалы хранятся до 01.04.2005 как документы строгой отчетности, затем подлежат уничтожению по соответствующему акту.
Организация РЦОИ
Региональный центр обработки информации единого государственного экзамена (далее - Центр) создается с целью обеспечения информационной поддержки проведения эксперимента по введению единого государственного экзамена (далее ЕГЭ) в субъекте Федерации. Центр может создаваться в структуре существующей государственной организации, может функционировать также в рамках созданной организации в качестве самостоятельного юридического лица в организационно-правовой форме государственного учреждения.
Центр действует на основании нормативных, организационных, технических и методических документов Министерства образования Российской Федерации и субъекта Российской Федерации.
Центр возглавляет руководитель Центра. Назначение на должность и освобождение от должности руководителя Центра осуществляется администрацией субъекта Федерации или руководителем учреждения, на базе которого создан Центр. Руководитель Центра организует работу Центра, представляет его интересы и несет ответственность за его деятельность в установленном порядке.
Функциями Центра являются:
- обеспечение информационного сопровождения проведения ЕГЭ;
- создание и ведение региональных баз данных образовательных учреждений;
- cоздание и ведение баз данных участников ЕГЭ;
- организация обработки данных с бланков ЕГЭ;
- информационное обеспечение работы региональных государственных экзаменационных комиссий, органов управления образованием, образовательных учреждений в части подготовки, проведения и анализа результатов ЕГЭ;
- обеспечение информационного взаимодействия региональных ГЭК с федеральными организациями, ответственными за проведение эксперимента по введению ЕГЭ;
- организационно-технологическое сопровождение проведения ЕГЭ;
- управление деятельностью и обучение персонала первичных пунктов обработки информации субъекта Федерации.
Во время, не связанное с подготовкой и проведением ЕГЭ, Центр проводит работы по решению задач, связанных с оценкой качества образования в соответствии с региональными программами.
Кроме руководителя в штат Центра входят заместители руководителя по информационно-программному и методическому обеспечению работы и работники, исполняющие обязанности системного администратора комплекса средств автоматизации. Должностные инструкции работников Центра разрабатываются на основе нормативных и методических документов Министерства образования Российской Федерации с учетом местных особенностей проведения эксперимента по введению единого государственного экзамена. На период проведения ЕГЭ и мероприятий по подготовке проведения ЕГЭ к выполнению работ привлекаются дополнительные работники на основании срочного трудового договора в соответствии с примерным перечнем, представленным в следующей таблице:
| Должности по общероссийскому классификатору профессий, должностей и тарифных разрядов | Технологическое наименование работника | Функции, выполняемые работником |
| инженер - программист | оператор сканирования | Сканирование бланков |
| техник информационно- вычислительного центра, техник | помощник оператора сканирования | Обеспечение работы оператора сканирования |
| инженер - программист | верификатор | Контроль качества заполнения и распознавания бланков |
| инженер - программист | старший верификатор | Организация работы верификаторов |
| инженер - программист | диспетчер | Информационное обеспечение работы предметных комиссий |
Для обработки бланков во время проведения ЕГЭ в Центре рекомендуется работать в две или в три смены. Количество дополнительных работников определяется руководителем Центра на основе инструктивных материалов Министерства образования Российской Федерации с учетом схемы участия, объемов обрабатываемой информации и местных особенностей субъекта Российской Федерации в эксперименте по введению ЕГЭ.
Перечень оборудования Центра приведен в приложении 2. Количество и общая площадь помещений Центра должны обеспечить размещение оборудования и работу сотрудников Центра в соответствии с санитарными нормами и требованиями по установке и эксплуатации средств вычислительной техники. Помещения Центра должны быть компактно расположены и изолированы от остальных помещений организации, иметь единый общий вход. Все помещения должны быть защищены от несанкционированного доступа, оборудованы системой сигнализации.
Примерный состав помещений Центра:
1. Помещения для руководства и штатного персонала Центра (общая площадь не менее 20 кв.м.).
2. Помещение для четырех серверов (не менее 15 кв.м, должно быть оснащено системой кондиционирования и принудительной вентиляции).
3. Помещение для высокопроизводительного сканера и трех ПЭВМ сканирования (не менее 30 кв.м., должно быть оснащено системой принудительной вентиляции).
4. Помещения для ПЭВМ верификации (общая площадь не менее 12 кв.м. + 6 кв.м./компьютер должно быть оснащено системой принудительной вентиляции).
5. Помещение для хранения документов.
6. Подсобные помещения.
7. Помещения для работы предметных комиссий (не менее 3кв.м./чел.).
8. Помещение для работы представителей ГЭК (прием материалов) (30 кв.м.).
Помещения п.п. 7-8 необходимы только в период проведения ЕГЭ.
Все помещения должны быть обеспечены электропитанием и соответствующими условиями по освещенности, отоплению, вентиляции и пожарной безопасности. Должен быть обеспечен ввод электрической сети, реальное заземление, три раздельные фазы (бытовые приборы, компьютерная система и система вентиляции). Пиковая мощность нагрузки не менее 30-35 кВт (из расчета 30 ЭВМ, 4 сервера, сетевое оборудование, системы вентиляции, бытовые приборы, аварийный запас мощности). Управление питанием должно быть выведено на единый щит с раздельным управлением и защитой от перегрузок по каждой фазе и каждому помещению. Должно быть предусмотрено резервное автономное электропитание (на случай аварийного отключения).
В помещениях п.п. 1-4 должна быть подготовлена структурированная кабельная система, которая выполняется коробами и размыкаемыми плинтами, единым кабелем без сращиваний и спаек, с разделением слабо и сильноточных цепей. Каждое рабочее место должно иметь не менее одного разъема RJ-45 5 категории (соединено с патч-панелью), не менее двух евророзеток с заземлением компьютерной электросети и не менее одной розетки бытового назначения. Необходимы 4 входные линии связи телефонии и Интернет (минимум 128 Кб, постоянный IP - адрес).
4. Бланки ЕгЭ
Бланки ЕГЭ являются документами строгой отчетности, имеют степень защиты и штрих-коды.
Бланк регистрации
Бланк регистрации размером 195 210 мм печатается на белой бумаге плотностью 80 г/м2. Фон бланка – оранжевый цвет (пантон № 165).
Бланк состоит из трех основных частей.
В верхней части бланка регистрации имеются вертикальный и горизонтальный штрих-коды, образец написания символов при заполнении бланка, поля для указания следующей информации: код региона; код образовательного учреждения, в котором обучался выпускник; номер и буква класса; код пункта проведения единого государственного экзамена (ЕГЭ); номер аудитории в пункте проведения ЕГЭ; дата проведения ЕГЭ; код предмета; название предмета; номер варианта; служебная отметка; поле для подписи участника ЕГЭ.
В средней части бланка регистрации указываются сведения об участнике ЕГЭ: фамилия, имя, отчество; серия и номер документа; пол; поля для служебного использования, факт выхода из аудитории во время экзамена.
В нижней части бланка регистрации расположены поля, заполняемые по желанию участника ЕГЭ в случае имеющихся у него замечаний по процедуре проведения ЕГЭ.