Совету директоров (Наблюдательному совету) акционерного общества уделяется значительное место, так как в его руках находятся основные рычаги управления обществом. Для предупреждения связанных с этим возможных злоупотреблений законодатель счел необходимым весьма жестко, императивно урегулировать порядок создания, созыва, принятие решений, компетенцию и кворум Совета директоров (Наблюдательного совета). Другие, менее значимые вопросы, регулируются локальными нормативными актами общества.
В Положении о Совете директоров (Наблюдательном совете) целесообразно предусмотреть следующие вопросы процессуального характера: созыв и проведение заседаний, порядок голосования, принятия и оформления решений, возможность создания в Совете директоров (Наблюдательном совете) комиссий (рабочих групп) по отдельным направлениям и вопросам и ряд других. Кроме того, при определении порядка формирования Совета директоров (Наблюдательного совета) необходимо учитывать, что Закон допускает два варианта процедуры выборов его членов: кумулятивное (списком) и традиционное (по каждой кандидатуре отдельное) голосование. В этой связи в Положении следует четко определить процедуру выборов в Совет директоров (Наблюдательный совет).
Закон не устанавливает орган, компетентный принять Положение о Совете директоров (Наблюдательном совета), в связи, с чем этот документ может быть утвержден как Общим собранием акционеров, так и самим Советом директоров (Наблюдательным советом).
Высшие органы управления акционерного общества - коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию. Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что мы называем оформлением документов. При оформлении протоколов органов управления акционерных обществ следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления именно акционерных обществ.
В обобщенном виде порядок составления протокола сводится к следующему.
При подготовке к заседанию или собранию:
формулируются вопросы повестки дня, то есть те вопросы, по которым должны быть приняты решения;
определяется состав основных докладчиков;
подбираются соответствующие материалы, например, проекты документов, которые требуют обсуждения и утверждения, тексты докладов и т.п.
Во время заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов повестки дня и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания могут стенографироваться, доклады и выступления - записываться на диктофон. Все эти материалы являются основой для последующего составления протокола.
Протокол состоит из следующих частей:
1. Заголовочная часть протокола.
Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги с реквизитами, которые соответствуют общему бланку. В их составе: фирменное наименование организации; название вида документа; дата; индекс; место составления документа.
При оформлении всех реквизитов, включая реквизиты бланка, нужно учитывать определенные правила. Только это может обеспечить документу юридическую силу.
2. Текст.
Самым главным в любом документе является его содержание (текст).
Текст протокола четко структурирован. Это означает, что независимо от вопросов, включенных в повестку дня заседания или совещания, хода их обсуждения, принимаемых решений, текст документа будет состоять из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности.
Текст протокола делится на две части:
вводная часть, в которой указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря собрания; сведения о присутствующих на собрании и повестка дня (эти данные предваряют основную часть текста, как бы «вводят» в нее);
основная часть, которая отражает ход обсуждения вопросов повестки дня и фиксирует принимаемые решения.
3. Оформляющая часть.
Протокол подписывается после того, как его текст окончательно отредактирован, выверен и оформлены все разделы, соответствующие повестке дня собрания. Документ подписывают председатель и секретарь собрания. Подписи располагают от границы левого поля, отделив их от текста двумя- тремя межстрочными интервалами.
Юридическую силу протокол приобретает только при наличии подписей председателя и секретаря собрания. Это общепризнанная практика, которая закреплена в ряде законодательных и нормативных актов. В частности, по нормам ФЗ «Об акционерных обществах» протокол общего собрания акционеров составляется в 2-х -экземплярах и оба они должны быть подписаны председателем и секретарем собрания.
Протокол является внутренним распорядительным документом, -поэтому его удостоверения печатью обычно не требуется.
Акционерное законодательство предусматривает два варианта осуществления руководства оперативно-текущей деятельностью акционерного общества:
- единоличным исполнительным органом (директором, генеральным директором);
- единоличным и коллегиальным (правлением, дирекцией) органами одновременно.
Назначение на должность и освобождение от должности единоличного исполнительного органа общества (к примеру, Генерального директора) осуществляется на основании договора, который общество заключает с Генеральным директором. Этот договор по существу представляет собой трудовой договор или контракт и является фактически единственным локальным нормативным актом, прямо названным Законом в отношении единоличного исполнительного органа общества.
Общее собрание акционеров вправе в любой момент расторгнуть этот контракт, если Уставом решение данного вопроса не отнесено к компетенции Совета директоров (Наблюдательного совета). При этом на отношения между Генеральным директором и обществом действие трудового законодательства РФ распространяется в части, не противоречащей Закону.
Законодательством не предусмотрено урегулирование вопросов единоличного исполнительного органа общества иными локальными нормативными актами. Однако в ряде случаев может возникнуть потребность в принятии отдельного документа, регламентирующего порядок назначения Генерального директора, вопросы его полномочий и ответственности как одного из высших должностных лиц общества.
Таким документом может стать, например, Положение о Генеральном директоре общества, в котором как в локальном нормативном акте должны быть учтены все нормы действующего законодательства, а кроме того дополнительно регламентированы некоторые вопросы (см.Приложение).
В Положении о Генеральном директоре должна быть детально прописана его компетенция, срок полномочий и основания для их досрочного прекращения.
Принятие Положения о Генеральном директоре, не исключает обязательности заключения с ним контракта. При этом необходимо, чтобы нормы Положения о Генеральном директоре и контракта с ним не дублировали и не противоречили друг другу, а также действующему законодательству.
Согласно Закону «Об акционерных обществах» (ч.1 ст.70) Правление (Дирекция) общества действует на основании Устава, а также утверждаемого Советом директоров (Наблюдательным советом) внутреннего документа общества (Положения, Регламента или иного документа).
Таким образом, Закон прямо устанавливает орган, утверждающий упомянутый локальный нормативный акт, и его примерное название. Также Закон определяет перечень минимально необходимых сведений, которые должны содержаться в данном нормативном акте, а именно: сроки и порядок созыва и проведения заседаний коллегиального исполнительного органа, порядок принятия его решений.
В Положении о Правлении общества целесообразно предусмотреть следующие основные разделы:
- состав Правления и порядок назначения его членов;
- права и обязанности членов Правления;
- компетенция Правления (и его председателя - Генерального директора);
- порядок подготовки и проведения заседаний Правления:
- ответственность членов Правления;
- отчетность Правления.
При разработке Положения о Правлении акционерного общества особое внимания следует обратить на процессуальные вопросы его деятельности, так как четкость работы исполнительного органа в значительной степени определяет эффективность работы акционерного общества в целом.
К распорядительным документам акционерного общества, издаваемым генеральным директором относятся приказы Делопроизводство - это распоряжение руководителя организации, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы могут издаваться устно и письменно.
Характеризуя данный вид служебных документов, относящихся большей частью к внутренней служебной переписке, можно выделить среди них: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу, приказы по отпускам и командировкам.
Приказ по личному составу издается для регламентации повседневной деятельности АО, в том числе прием на работу и увольнение, перемещение сотрудников по службе, убытие сотрудников в длительные отпуска, на учёбу и т.п.
Приказы по основной деятельности издаются за подписью генерального директора Общества ежедневно или с меньшей периодичностью, по мере накопления сведений и разного рода распоряжений, которые необходимо "отдавать" именно приказом по организации.