Нормы представительских расходов, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода, представлены в таблице 2.
Таблица 2 – Нормы представительских расходов, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода
| Наименование представительских расходов | Норма вычета |
| Расходы по проведению официального приема лиц (из расчета на одного человека в день) | до 8 МРП |
| Расходы на питание во время переговоров (из расчета на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающих лиц) | до 1,5 МРП |
| Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, принимающей делегацию (в час) | до 1 МРП |
| Транспортное обслуживание (в час) | до 1 МРП |
Во время проведения официального приема лиц количество участников с принимающей стороны не должно превышать количества участников со стороны принимаемой делегации.
При составе делегации свыше пяти человек количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих делегацию, должно определяться из расчета один переводчик или сопровождающий не менее чем на пять членов делегации.
Для подтверждения данных вычетов необходимо иметь следующие документы:
приказ о проведении приема;
список приглашенных лиц;
список лиц принимающей стороны;
журнал регистрации гостей;
смета расходов на проведение приема;
документы об оплате и получении фактических услуг и материалов, относящихся к представительским расходам.
Пунктом 2 ст. 93 Налогового кодекса определено, что не относятся к «…представительским расходам и не подлежат вычету расходы по организации банкетов, досуга, развлечений или отдыха. Эти расходы производятся за счет собственных средств предприятия, оставшихся после налогообложения» [3].
Для подтверждения произведенных расходов на предприятии ТОО «Казхром» издается приказ на проведение приема (Приложение 10).
Деньги на оплату расходов по приему делегаций выдаются в подотчет ответственному лицу. В случае превышения фактически понесенных представительских расходов над утвержденными нормами превышение расходов является косвенным доходом подотчетного лица и должно облагаться подоходным налогом по ставке п. 2 ст. 145 Налогового кодекса, социальным налогом, отчислениями в накопительные пенсионные фонды. Однако в данном случае подотчетное лицо тратит денежные средства не на себя, а на гостей. Поэтому для подтверждения того, что понесенные расходы не являются доходом конкретного подотчетного лица, на предприятии ТОО «Казхром» составляется еще один приказ.
Все эти приказы необходимы потому, что денежными средствами ТОО «Казхром» распоряжается руководитель.
Краткосрочная дебиторская задолженность работников ТОО «Казхром» может возникать по расчетам с командировочными и прочими подотчетными лицами, по возмещению материального ущерба, по расчетам за товары, проданные в кредит и по предоставленным займам.
Эти расходы не всегда можно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержденному руководителем предприятия, наличные деньги. [20, с. 293]
Предприятия выдают своим работникам в подотчет суммы, которые используются подотчетными лицами для приобретения в магазинах канцелярских товаров, бланков, оплаты почтовых переводов и других расходов, необходимых для хозяйственной деятельности предприятия, а также эти средства используют для оплаты командировочных расходов.
Авансовые отчеты с приложенными к ним документами сдаются бухгалтеру, который проверяет законность и целесообразность произведенных расходов, их соответствие утвержденным нормам, а также правильность оформления счетов и документов.
Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на активном счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников». В Типовом плане счетов ТОО «Казхром» к этому счету открыты следующие субсчета:
- 1251 расчеты с подотчетными лицами;
- 1252 по возмещению материального ущерба.
- 1253 с работающими – за товары, проданные в кредит и по предоставленным займам;
Счет 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» используется бухгалтерской службой ТОО «Казхром» в том случае, если подотчетному лицу выданы суммы в подотчет, после чего предоставлен отчет об использовании этих сумм.
В случае, когда подотчетное лицо сначала предоставляет отчет об использовании своих собственных средств и только после этого предприятие ему возмещает произведенные расходы, используется субсчет 3392 «Краткосрочная кредиторская задолженность по служебным командировкам» счета «Прочая краткосрочная кредиторская задолженность».
Выдача денег из кассы в подотчет отражается корреспонденцией: Дебет счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: задолженность по подотчетным суммам» – Кредит счета 1010 «Денежные средства в кассе».
Любой авансовый отчет раскрывает цели использования денежных средств сотрудником компании. Если при выдаче денег из кассы в подотчет счет 1251 «Задолженность по подотчетным суммам» дебетовался, то при рассмотрении авансового отчета счет 1251 будет кредитоваться, т.е. будет отражено, на какие цели были израсходованы подотчетные суммы. В данном случае необходимо указать на дебет какого счета, корреспондирующего с кредитом счета 1251, будут списываться командировочные и другие расходы.
Здесь необходимо помнить, что величина затрат без НДС на проезд, постель, бронь, проживание и суточные, т.е. непосредственные затраты по командировке, могут относиться на следующие счета:
на счет 7210 «Административные расходы», если это командировка сотрудника, входящего в состав административно-управленческого аппарата, в результате которой решаются вопросы, относящиеся ко всей деятельности организации;
на счет 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», если это командировка сотрудника, занимающегося реализацией продукции, товаров или услуг компании, и в ходе командировки решаются вопросы реализации;
на счет 8414 «Прочие накладные расходы», если это командировка сотрудников основного производства, которая связана с процессом производства.
В нашем случае в командировку отправлялся гл. механик компании для подписания договоров с поставщиками. Поэтому расходы по командировке следует отнести на счет 7210 (приложение 8).
Затем подсчитывается общая сумма, списываемая на каждый из счетов. По авансовому отчету Суркова В.А. на счет 7210 списываются:
стоимость проезда без НДС туда и обратно – 9023 тенге (2654 + 6369);
суточные – 61 800 тенге;
Итого на счет 7210 – 70 823 тенге
На счет 1420 будет относиться 1 353 тенге (398 + 955).
Всего на разные счета со счета 1251 списывается 72176 тенге (70823 + 1353).
Эти общие суммы по корреспондирующим счетам отражаются бухгалтером на лицевой стороне авансового отчета в правом верхнем углу, и делается отметка о дате проверки авансового отчета. Затем сумма понесенных расходов утверждается руководителем организации. Общая израсходованная сумма (72176 тенге) сравнивается с величиной ранее полученных денежных средств в подотчет (75000 тенге). В нашем случае сотрудник фактически потратил сумму меньшую, чем было получено, и остаток неиспользованных денег в сумме 2824 тенге внесен в кассу. Сумма 500 тенге, израсходованная Сурковым В.А. за постель, не была подтверждена документами и не была принята бухгалтером.
Если бы имела место обратная ситуация, когда сотрудник фактически потратил сумму большую, чем было получено, в этом случае сумма перерасхода должна быть выдана сотруднику из кассы. В любом случае в авансовом отчете делается соответствующая отметка, подтверждающая завершение всех взаиморасчетов между сотрудником и организацией по данной операции. В том случае, когда материально-ответственное лицо не может отчитаться за полученные из кассы денежные средства (не предоставляет документы о расходовании этих средств), то они должны быть удержаны из его заработной платы. Однако встречаются случаи, когда авансовый отчет не может быть составлен из-за утери подтверждающих документов, хотя определенные расходы сотрудник понес и использовал денежные средства по назначению.
В таком случае следует попытаться восстановить утерянные документы, запросив у поставщиков их копии. Если же это невозможно, сотрудник может написать объяснительную записку о причинах утери документов, указать величину произведенных расходов и обратиться к руководству компании с просьбой возместить понесенные расходы.
К отчету по командировке Сурковым В.А. приложена объяснительная записка о том, что в городе Астана он вел с зарубежным партнером междугородные телефонные переговоры на сумму 5100 тенге, которые не подтверждены первичными документами. Бухгалтер в авансовом отчете на сумму таких неподтвержденных расходов в качестве корреспондирующего счета должен указать счет 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».
Корреспонденция счетов: дебет 3350 – кредит 1251 означает, что задолженность сотрудника перед организацией по подотчетным суммам будет погашена за счет удержания из заработной платы. Если руководитель компании не удовлетворит просьбу сотрудника о возмещении понесенных, но не подтвержденных расходов, то на соответствующую сумму будет уменьшена заработная плата, причитающаяся сотруднику к выплате на руки.
Руководством компании было принято решение о том, чтобы возместить неподтвержденные расходы, и был издан приказ о возмещении расходов.