Возмещаемые сотруднику расходы (при отсутствии документов) считаются дополнительным доходом работника, который будет начислен ему в дополнение к основной заработной плате. При этом будет составлена корреспонденция счетов: Дебет 7210 «Административные расходы» – Кредит 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда». Все полученные работником доходы (заработная плата и возмещаемые расходы) подлежат налогообложению индивидуальным, социальным налогами, социальными отчислениями в ГФСС и отчислениям в накопительный пенсионный фонд.
В этом случае данные расходы относятся на расходы на счет 7210, но не как расходы подотчетных лиц со счета 1251, а как дополнительный доход работника со счета 3350. Превышение командировочных сверх норм в сумме 5 100 тенге вошло в доход Суркова В.А. за февраль 2006 года, включено в расчет по ежемесячному исчислению и удержанию индивидуального подоходного налога и исчислению социального налога, и в расчетную ведомость.
При приобретении каких-либо материальных ценностей их необходимо сначала оприходовать, т.е. показать в учете, что они поступили на склад предприятия, а затем составить акт об их использовании и списать со склада на расходы компании. Поэтому приобретаемые подотчетным лицом канцтовары в случае их сдачи на склад следует отразить на счете 1350 «Прочие запасы». Однако в том случае, когда канцтовары на склад не сдаются, а используются сразу после приобретения, например, в ходе командировки, то их можно списать на расходы на счет 7210.
Все суммы выделенного НДС по полученным от поставщиков счетам-фактурам, билетам, квитанциям отражают на счете 1420 «Налог на добавленную стоимость». Бухгалтер проставляет корреспондирующие счета, проверяя все приложенные первичные документы.
В таблице 3 приведена корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.
Таблица 3 – Фрагмент журнала хозяйственных операций ТОО «Казхром» – за январь-февраль 2008 года
| № п/п | дата | Документ | Д-т | К-т | Сумма | Содержание хозяйственной операции | Аналитика | |
| Д-т | К-т | |||||||
| 1 | 05.01 | РКО №1 | 1251 | 1040 | 7 000,00 | Выдано на хоз. расходы | Исаев С.А. | |
| 2 | 08.01 | Авансовый отчет №1 | 1350 | 1251 | 6 585,00 | Приобретены запчасти | Запчасти | Исаев С.А. |
| 3 | 08.01 | ПКО №2 | 1040 | 1251 | 415,00 | Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету №1 | Исаев С.А. | |
| 4 | 17.01 | РКО №2 | 1251 | 1040 | 15 000,00 | Выдано на хоз. расходы | Исаев С.А. | |
| 5 | 20.01 | Авансовый отчет №2 | 1311 | 1251 | 13 043,00 | Приобретены материалы | Электроматериалы | Исаев С.А. |
| 6 | 20.01 | Авансовый отчет №2 | 1420 | 1251 | 1 957,00 | НДС в зачет | Исаев С.А. | |
| 7 | 21.01 | РКО №3 | 1251 | 1040 | 130 000 | Выдано в подотчет для оплаты счетов | Исаев С.А. | |
| 8 | 04.02 | РКО №4 | 1251 | 1040 | 44 000 | Выдано в подотчет на командировочные расходы | Сурков В.А. | |
| 10 | 21.02 | Авансовый отчет №4 | 7210 | 1251 | 38153 | Командировочные расходы | Сурков В.А. | |
| 11 | 21.02 | Авансовый отчет №4 | 1420 | 1251 | 1 353 | НДС в зачет | Сурков В.А. | |
Таким образом, в данном пункте была рассмотрена корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами в ТОО «Казхром».
Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний среди расчетов с дебиторами и кредиторами вызывают расчеты с подотчетными лицами. В большинстве случаев авансовые отчеты подписываются только бухгалтером, без утверждения руководителем предприятия или организации. При этом суммы по предоставленным авансовым отчетам списываются с подотчетного лица на расходы или иные объекты учета. Повсеместны случаи, когда к авансовым отчетам прилагаются недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или штампов, фискальные чеки, не установленного образца, или чеки, не имеющие отношения к операции, отражаемой в авансовом отчете и т.п. В других случаях к авансовым отчетам не прилагаются квитанции приходных кассовых ордеров или чеки при оплате стоимости товарно-материальных запасов подотчетным лицом.
Статьей 92 Налогового кодекса РК предусмотрено отнесение произведенных расходов на вычеты только при условии подтверждения их соответствующими документами [3]. В случае отражения расходов на счетах бухгалтерского учета, не подтвержденных соответствующими документами, искажаются показатели финансовой отчетности.
Известны случаи не только предпринимателям, но и контролирующим органам, когда под видом выдачи денежных средств в подотчет, с целью избежания уплаты подоходного и социального налогов, осуществляется выплата заработной платы [16].
Особое внимание следует обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение ГСМ, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление ремонта. Как правило, эти суммы безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия либо расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышают потребность в производстве ремонтов или приобретении запчастей. Иногда к авансовым отчетам прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти, не соответствующие по своему назначению характеру произведенного ремонта.
Допускаются ошибки при поступлении выручки от реализации продукции или товаров через подотчетное лицо. Например, поступление выручки в учете отражается на кредите счетов 3 раздела Типового Плана счетов в корреспонденции со счетом учета денежных средств (1010–1040) и т.п.
Часто работникам предприятия выдаются денежные средства в подотчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда на общественном транспорте. Предприятие вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого дохода с учетом требований налогового законодательства.
Необходимо также обратить внимание на правильность отнесения представительских расходов через подотчетное лицо на себестоимость продукции, работ, услуг. Обоснованность таких расходов должна быть подтверждена оправдательными документами, в том числе приказом о назначении ответственного лица, актом с документами, подтверждающими расходы, с перечнем участников встречи и т.д. В затраты, включаемые в состав вычетов, представительские расходы относятся в пределах официально утвержденных норм [16].
Следует учитывать, что расчеты с подотчетными лицами, связанными с командировками за рубеж, суточные выплачиваются при проезде по территории РК в тенге по нормам, установленным законодательством, а при проезде и за время пребывания в загранкомандировке – по нормам, утвержденным для лиц, выезжающих в командировку за границу. Со дня пересечения границы РК при выезде суточные начисляются в иностранной валюте, а при возвращении, со дня пересечения границы РК, – в тенге. В таких случаях следует учитывать правильность учета расчетов, возмещения расходов по однодневной загранкомандировке и в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивался бесплатным питанием и жильем. Особое внимание следует уделять расчету и учету курсовой разницы на день представления подотчетным лицом авансового отчета.
Необходимо еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечения расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем.
Рассмотрим, на первый взгляд, незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов. Упоминалось, что нередки случаи, когда авансовые отчеты подписываются только главным бухгалтером или лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты, хотя и утвержденные руководителем предприятия, но без указания утверждаемой суммы или утверждаемая сумма обозначена в числовом выражении. Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью. Случается, это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами. Указанное обстоятельство создает условия для злоупотреблений со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.
Предположим, что в уже утвержденном авансовом отчете утверждаемая сумма указана в размере 2354 тенге, дописав перед обозначенной суммой единицу, получим сумму в 12354 тенге, дописав двойку – 22354 тенге и т.п. Приложив, как это нередко случается, первые попавшиеся чеки, квитанции к авансовому отчету, можно списать суммы, значительно превышающие фактически израсходованные. Поэтому в целях предупреждения таких злоупотреблений предусмотрено указание утверждаемой суммы прописью. Если в предыдущие периоды не удалось избежать указанных в оформлении авансовых отчетов отклонений, то следует их перепроверить. Такие нарушения выявляются относительно легко. В первую очередь следует обращать внимание на приложенные к авансовым отчетам документы, в которых отражены «круглые» суммы или числа с нулями. Допустим, сумма в авансовом отчете 753 тенге, «исправленная» изложенным способом эта сумма может быть увеличена до 1753, 2753 тенге и т.д. Соответственно следует обратить внимание на квитанции, чеки и т.п. на сумму 1000, 2000 тенге и т.д. Возможны и иные способы искажений, которые также выявляются различными способами.