Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. У резолюції як правило, вказується рішення керівника з розглянутих у документі питань та шляхи його здійснення.
Формулювання резолюції повинні вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказівок на те, що і як слід робити, це означає, що приймати рішення мусить виконавець. Резолюції типу „Прошу переговорити", „Прошу зайти до мене" не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно.
Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова й адресуються підлеглим особам. Наприклад: „Негайно вжити заходів щодо запобігання..." „Про результати і вжиті заходи повідомте заявників...", „Терміново надішліть...", „Негайно підготуйте звіт...".
Резолюцію пишуть з лицьового боку у верхній частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом (наприклад, адресатом), резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа крім полів.
Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки робиться позначка літерою „К" (червоним, зеленим, синім олівцем) або гумовим штемпелем „Контроль".
Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить стислу довідку про виконання.
Фраза „До справи", вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання й підпис виконавця або керівника структурного підрозділу вміщуються на нижньому полі першої сторінки. Цей реквізит свідчить про те, що роботу з документом закінчено.
Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті персонального комп'ютера. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія", особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження.
Висновки
У процесі виконання контрольної роботи було розглянуті такі питання:
- організація інформаційно-довідкової роботи;
- поняття документообігу;
- етапи документообігу;
- систематизація окремих категорій документів;
- індексація справ;
- проходження документів.
Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.
Важливе місце в діловодстві займає документообіг, тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.
Література
1. Блощииська В.А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.
2. Вербіщька Т.С, Чіішікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.
3. Гордієнко. К.Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.
4. Задорожный Э.М, Задорожный С.Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.
5. Кондратюкова Л.К., Ткачева Л.Б., Акулина Т.В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.
6. Кульицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.
7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.
8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н.П. Осипова, В.Д. Воднік, Г.П. Клімова та ін. За ред. професора Н.П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.
9. Палеха Ю.І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.
10. Палеха Ю.І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.
11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.
12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.
13. Сорока М.Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.
14. Стенюков М.Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.
15. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.
16. Шейнов В.П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.
17. Шепель В.М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. - 382 с.
18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.