Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.
Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения). В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.
Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения).
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ РАЗЛИЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Документирование - совокупность методов, способов и процессов создания документов.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
По форме организации документирования может осуществляться децентрализовано, централизованно и смешанно. В подавляющем большинстве распространена на крупных предприятиях смешанная форма, т.е. часть в основном трудоемких работ по документированию выполняется централизованно, а часть - децентрализовано в структурных подразделениях. Организация документирования обычно предусматривает этапы подготовки необходимой информации, составления, согласования, оформления и изготовления документов. Документирование всех операций позволяет контролировать правильность использования средств, сохранность товарно-материальных и денежных ценностей, придает бухгалтерскому учету юридическую доказательную силу.
Документирование взаимоотношений между организациями заключаются в том, что внутрихозяйственные отношения по передаче товаров, имущества, результатов работ или услуг, между самой организацией, создавшим обособленное подразделение, и этим подразделением оформляются путем заключения гражданско-правовых договоров аренды, поставки и т. д.
Каждая хозяйственная операция, отраженная на бухгалтерских счетах, должна быть подтверждена первичным документом. Этот документ должен отвечать определенным требованиям. На основе сведений, содержащихся в первичных документах, заполняются учетные регистры. В учетных регистрах эти сведения обобщаются. Данные учетных регистров помещаются в бухгалтерскую отчетность. Большинство первичных документов, используемых организацией, имеют установленную форму. Формы первичных документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые и следует применять. Но встречаются ситуации, когда нужной формы в таком альбоме нет, например, некоммерческая организация принимает средства на благотворительную деятельность, через ящик для приема пожертвований. В этом случае форма первичного документа разрабатывается бухгалтером самостоятельно и принимается приказом об учетной политике. Другой пример - бухгалтерская справка или бухгалтерская справка-расчет.
3. ДОКУМЕНТАЦИЯ СДАТОЧНОГО ОБЪЕКТА
Приемочные комиссии по объектам, заказчиком (застройщиком) по которым являются предприятия, организации и другие юридические лица, назначаются юридическими лицами, утвердившими проектную документацию, а по объектам инвестируемым физическими лицами – местными исполнительными и распорядительными органами. Приемочные комиссии следует назначать не менее чем за 30 дней до начала приемки объекта в эксплуатацию. Заказчиком (застройщиком) с участием подрядчика должны быть определены дата начала и окончания работы приемочной комиссии с учетом установленного срока ввода объектов в эксплуатацию. Приемочная комиссия создается из представителей заказчика (застройщика), генерального подрядчика (подрядчика), генерального проектировщика (проектировщика), эксплуатирующей организации, государственного пожарного надзора, а при приемке объектов социальной сферы – и представителя местных исполнительных и распорядительных органов. По инициативе заказчика (застройщика) в состав комиссии по согласованию с другими организациями и органами государственного надзора могут быть дополнительно включены их представители. Приемочная комиссия при приемке объектов индивидуального строительства высотой до 2-х этажей (высотой до 10 м) создается в составе представителей заказчика (застройщика), подрядчика (при строительстве подрядным способом), местных исполнительных и распорядительных органов, Комитета архитектуры, градостроительства и землеустройства или органов государственного управления архитектурной и градостроительной деятельности местного территориального уровня. Государственного санитарного надзора и Государственного пожарного надзора. Председатели приемочных комиссий по приемке объектов в эксплуатацию назначаются юридическими лицами, назначившими приемочные комиссии.
Приемка объекта в эксплуатацию оформляется актом установленной формы, который подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается юридическим лицом, назначившим комиссию. Соответствие объекта утвержденной проектной документации, требованиям эксплуатационной надежности и безопасности должно быть подтверждено заключениями органов Государственного надзора; Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды (кроме объектов жилищного фонда); Государственного санитарного надзора; Государственного строительного надзора; Комитета по инспекции труда при Министерстве труда (кроме объектов ремонта, реконструкции и жилищного фонда); Проматомнадзора (при приемке объектов, ему подконтрольных); Государственной автомобильной инспекции (при приемки улиц, дорог и дорожных сооружений); Штаба гражданской обороны (при приемке объектов со встроенными помещениями или отдельно стоящих сооружений гражданской обороны); Государственного энергетического надзора (при приемке объектов и работ, ему подконтрольных); Комитета по охране историко-культурного наследия при Министерстве культуры (при приемке после реставрации историко-культурных ценностей); предприятия Государственного дорожного хозяйства, на балансе которого состоит автомобильная дорога (приемке в эксплуатацию объектов, находящихся в контролируемой зоне автомобильных дорог общего пользования - пространство по 200 метров в каждую сторону от оси дороги); учреждения финансирующего банка (по объектам, финансируемым за счет средств республиканского и (или) местного бюджетов или приравненных к ним фондов), других органов, осуществляющих государственный надзор в строительстве в соответствии с законодательством Республики Беларусь
Председатель приемочной комиссии письменно извещает органы Государственного надзора о приемке объекта не менее чем за 15 дней до начала работы комиссии. Органы Государственного надзора обязаны до завершения работы приемочной комиссии представить заключение о готовности объекта или мотивированный отказ. Приемка объектов без наличия в акте приемки хотя бы одной подписи члена комиссии, а также при наличии мотивированного отказа со стороны органов Государственного надзора не допускается.
Приемочные комиссии обязаны проверить соответствие объектов и смонтированного оборудования проектной документации, выполнение строительно-монтажных работ согласно требованиям строительных норм и правил; результаты испытаний и комплексного опробования оборудования подготовленность объектов к эксплуатации и выпуску продукции (оказанию услуг), включая выполнение мероприятий по обеспечению на них условий труда в соответствии с требованиями взрыво- и пожарной безопасности и производственной санитарии, защите природной среды, наличие и содержание прилагаемой к акту документации и заключений органов Государственного надзора. Приемочные комиссии в необходимых случаях назначают контрольные опробования, испытания и проверки.
Приемочная комиссия при выявлении неготовности объекта к эксплуатации представляет мотивированное заключение об этом юридическому лицу, назначившему комиссию. С момента утверждения акта приемочной комиссии полномочия приемочной комиссии прекращаются. Генеральный подрядчик (подрядчик) представляет приемочной комиссии следующую документацию:
- перечень организаций, участвовавших в производстве строительно-монтажных, ремонтно-строительных и иных видов работ, с указанием видов выполненных ими работ и фамилий инженерно технических работников, непосредственно ответственных за их выполнение;
- комплект рабочих чертежей на строительство предъявляемого к приемке объекта, разработанных генеральным проектировщиком (проектировщиком) с подписями, о соответствии выполненными в натуре работ этим чертежам или внесенным в них по согласованию с генеральным проектировщиком (проектировщиком) изменениям, сделанными лицами, ответственными за производство работ. Указанный комплект рабочих чертежей является исполнительной документацией;
- копии сертификатов соответствия на продукцию, подлежащую обязательной сертификации копии технических свидетельств - на продукцию, подлежащую техническому освидетельствованию другие документы, удостоверяющие качество материалов, конструкций и деталей, применяемых при производстве строительно-монтажных работ;