Цель аудита - решение конкретной задачи, которая определяется законодательством, системой нормативного регулирования аудиторской деятельности, договорным обязательствам аудитора и клиента.
Основной целью аудитора при проверке расчетов с работниками по заработной плате является определение сильных сторон контроля, чтобы убедиться, что существенные ошибки отсутствуют.
Задачи аудита расчетов по оплате труда в организации
К комплексу основных задач, которые необходимо проверить при аудите расчетов по заработной плате , относятся следующие:
соблюдение положений законодательства о труде, состояние внутреннего контроля по трудовым отношениям;
учет и контроль выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам;
учет и начисление повременных и прочих видов оплат;
расчеты удержаний из заработной платы физических лиц;
аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний);
сводные расчеты по заработной плате;
расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда, учет налогов и платежей с фонда оплаты труда;
расчеты по депонированной заработной плате.
Объектами аудита расчетов по заработной плате и ЕСН являются первичная информация (унифицированные формы первичной документации) разработанные НИПИ статинформом Госкомстата России, а также регистры бухгалтерского учета и отчетность.
Основная задача аудита расчетов с работниками по заработной плате - проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и правильности ведения бухгалтерского учета по оплате труда.
К числу основных комплексов задач, которые необходимо проверить, относятся следующие:
Соблюдение положений законодательства о труде, состояние внутреннего контроля по трудовым отношениям:
применяются ли типовые формы документов по учету личного состава;
личные карточки на работающих ;
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
приказ о переводе на другую работу ;
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта);
ведутся ли на работающих трудовые книжки;
проверяется ли отделом кадров соответствие применяемых окладов и разрядов рабочих, установленных в штатном расписании;
ведутся ли в цехах (отделах) табели рабочего времени.
Учет и контроль выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам:
применяются ли на предприятии утвержденные отделом труда нормы и расценки по видам работ;
используются ли типовые формы первичных документов;
организовано ли гашение (проставление отметки об оплате) первичных документов;
применяются ли ПК для выполнения расчетов по сдельной оплате труда;
применяются ли наряды на бригаду.
Аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний):
какие ведутся документы по аналитическому учету;
расчетно-платежные ведомости;
расчетно-платежные ведомости и лицевые счета на работающих;
применяются ли ПК для ведения аналитического учета;
организовано ли архивное хранение документов по аналитическому учету с работающими.
Учет и начисление повременных и прочих видов оплат:
ведутся ли расчеты по начислению повременных видов оплат согласно табелю рабочего времени;
проверяет ли отдел труда или внутренний аудитор правильность расчетов по начислениям различных видов оплат;
применяется ли ПК для выполнения расчетов по начислению заработной платы.
Расчеты удержаний из заработной платы физических лиц:
проставлены ли в расчетных ведомостях (лицевых счетах) данные для правильного исчисления удержаний;
налог на доходы с физических лиц;
удержаний по исполнительным листам;
прочих удержаний;
применяются ли ПК для прочих удержаний;
проверяли ли органы фондов социального страхования и налоговых служб расчеты по налогу на доходы с физических лиц.
6,7. Сводные расчеты по заработной плате, расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда, учет налогов и платежей с ФОТ:
имеют ли сквозную нумерацию расчетно-платежные ведомости;
сопоставляются ли начисления на оплату труда с данными отчетов по социальному страхованию, медицинскому страхованию, пенсионному фонду, фонду занятости;
проверяет ли ответственный бухгалтер данные о месячных, квартальных и годовых накоплениях сумм начислений по оплате труда;
применяются ли ПК для сводных расчетов по оплате труда;
имеются ли на предприятии задержки с расчетами и выплатами по оплате труда.
Расчеты по депонированной заработной плате:
ведутся ли на предприятии карточки по депонированной заработной плате;
производится ли отнесение депонированных сумм на счета «Прибыли и убытки» по истечении срока исковой давности;
применяются ли ПК для расчетов по депонированной заработной плате.
Методика аудита расчетов по оплате труда в организации
Необходимо прежде всего проконтролировать, как осуществляется на предприятии соблюдение трудового законодательства. Аудитор должен проверить, как ведется оформление сотрудников при приеме и увольнении, учет рабочего времени сотрудников, построение системы оплаты труда и др.
Правильность оформления работников (прием на работу и увольнение) проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглашениям. Из применяемых систем оплаты труда в основном используются сдельная и повременная системы, что должно быть отмечено в соответствующих документах работников предприятия. При повышенной оплате труда необходимо проверить правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной – правильность применения норм и расценок.
Учет рабочего времени, соблюдение установленного режима работы и начисления заработной платы работающих, состоящих на повременной оплате труда, организуется в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. По этому документу можно проверить все необходимые данные по каждому работающему (дни отпуска, время нахождения в командировке, дни болезни и др.).
Для проверки применяется метод сбора аудиторских доказательств по сопоставлению соответствующих документов (личных карточек, табелей учета рабочего времени) с приказами и распоряжениями.
Аудитор проверяет, как оформлены первичные документы (наряды, маршрутные листы и др.), правильность применения норм и расценок, наличие подписей должностных лиц, заполнение соответствующих реквизитов, обращает внимание на имеющиеся исправления. Особое внимание уделяется расчетам сдельного заработка, расчетам за дни пребывания в отпуске, расчетам премий и других видов оплат, правильности переноса итоговых сумм по работающим в расчетно-платежные ведомости. Целесообразно проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным документам (нарядам, разовым документам и др.). Если расчеты по учету сдельной заработной платы выполняются с применением ПК, то целесообразно проверить алгоритмы расчетов, нормативно-справочные данные.
При проверке применяются такие методы сбора аудиторских доказательств:
1)проверка документов, подготовленных на предприятии,
2) контроль арифметических расчетов (определение сумм сдельной заработной платы).
При несовпадении полученных аудитором данных с бухгалтерскими записями необходимо установить причину расхождения, и, если выясниться, что бухгалтер-расчетчик неправильно произвел расчеты, то делаются соответствующие замечания в отчете аудитора. Бухгалтер-расчетчик должен произвести исправления и отразить их в соответствующих документах.
При расчете начислений, которые рассчитываются с использованием среднего заработка, прежде всего необходимо установить, правильно ли определен средний заработок, а затем проверить правильность выполненных начислений по соответствующим видам оплат.
Аудитор также проверяет правильность начислений по прочим видам оплат и доплат: оплата отпусков, работы в праздничные дни, доплата за работу в ночное время и др. Методика проверки сводится к проверке алгоритмов расчетов и исходных данных. По обнаруженным ошибкам бухгалтер-расчетчик вносит необходимые исправления, пересчитывает начисления и удержания по работающим.
Основные виды удержаний: налог на доходы с физических лиц, удержания по исполнительным листам, прочие удержания (за брак, за товары, купленные в кредит, и др.). Вначале необходимо проверить справочные данные (льготы по налогу на доходы с физических лиц, размер удержаний по исполнительным листам и др.), затем установить соответствие алгоритма законодательным документам и, наконец, проверить сами выполненные расчеты.
При проверке правильности исчисления налога на доходы с физических лиц аудитор руководствуется НК РФ. Необходимо уточнить величину льгот, статус работника (штатный или совместитель), проверить правильность расчета налога на доходы с физических лиц, величину налогооблагаемой базы.
Проверка других видов удержаний не представляет сложности. Так, при проверке удержаний за товары, приобретенные в кредит, устанавливают период рассрочки, суммы удержаний и сроки платежей. При проверке погашения ссуд, выданных работникам, устанавливают сроки и невнесенные суммы, сумму удержанного налога на доходы с физических лиц за пользование ссудой.
Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется по физическим лицам, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия, по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам и удержаниям (налогам, платежам и др.).
Для этой цели необходимые данные накапливаются в лицевых счетах (накопительных документах), расчетно-платежной документации, а при использовании ПК могут храниться в виде отдельных файлов.
Аудитор должен проверить, ведется ли такой учет, и обратить внимание на сохранность этой информации и формирование на каждого работающего совокупного годового дохода. Помимо прямых начислений в совокупный доход должны быть включены: стоимость натуральной оплаты работником, вознаграждения по результатам работы за год, стоимость проезда к месту отдыха работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и в отдаленных районах Дальнего Востока, стоимость бесплатно предоставляемого питания и продуктов, единовременные вознаграждения за выслугу лет и др.