2.3 Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда на исследуемом предприятии
Аналитический учет расчетов по оплате труда и начислению заработной платы осуществляется по следующим основным направлениям:
– по каждому работнику независимо от времени его работы на предприятии;
– по видам начислений;
– по источникам выплат;
– по структурным подразделениям;
– по видам выпускаемой продукции, оказываемых услуг, выполняемых работ.
На рабочем месте расчетчика основным направлением аналитического учета является организация учета начислении по каждому конкретному работнику. Расчетный отдел бухгалтерии предприятия состоит из двух бухгалтеров-расчетчиков, рабочее место которых не автоматизировано.
С 01 января 2008 года на Юргинском ГГАТП КО бухгалтерский учет ведется в программе «1С: Предприятие, версия 7.7». В данной программе предусмотрено ведение кадрового учета и расчетов по заработной плате, но бухгалтеры-расчетчики столкнулись с рядом проблем, вызванных тем, что в типовой версии программы «1С: Предприятие» ведение заработной платы возможно лишь на небольших предприятиях с несложной системой оплаты труда, а для применения в расчетном отделе бухгалтерии автотранспортного предприятии программа не адаптирована.
Юргинское ГГАТП КО является предприятием, имеющим много различных видов начислений и удержаний. Также на предприятии существуют два вида оплаты труда – повременно-премиальная и сдельно-премиальная. Поэтому на Юргинском ГГАТП КО главным бухгалтером принято решение вести в 2008 году расчеты по заработной плате вручную, а позже адаптировать установленную на предприятии типовую версию «1С: Предприятие» для начисления заработной платы. Итоговые суммы по начислению заработной платы, удержаний из нее, а также суммы начисленного ЕСН заносятся в программу в виде готовых проводок вручную.
Многочисленные документы по учету выработки и заработной платы поступают в расчетный отдел бухгалтерии из производственных подразделений по графику. После поступления документов производится их группировка с целью определения общего месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по предприятию в целом и по категориям работающих. Для расчета и выплаты заработной платы в Юргинском ГГАТП КО применяются следующие формы документов:
– расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49) – при составлении этой формы допустимо не заполнять другие расчетные и платежные ведомости;
– лицевой счет (форма №Т-54), которая заполняется бухгалтером предприятия на каждого работника на основании первичных документов о приеме на работу и в котором указывается информация: фамилия, имя, отчество; категория персонала; табельный номер работника Юргинского ГГАТП КО; количество детей (для определения вычетов при расчете налога на доходы физических лиц); дата поступления на работу.
Лицевой счет заполняется в течение года, в нем помесячно отражаются все виды производственных начислений и удержаний. Данные, содержащиеся в лицевом счете, являются основанием для расчета среднего заработка при оплате отпуска, начислений по больничным листам. Лицевой счет открывается на год. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый. И так каждый год, пока работник трудится в Юргинском ГГАТП КО.
Сводка данных по расчетам с персоналом по оплате труда обобщает данные всех расчетно-платежных ведомостей, составленных за отчетный месяц на предприятии. Сводная ведомость используется при отражении на счетах бухгалтерского учета начислений по оплате труда, премий, пособий; удержаний налога с доходов физических лиц, перечислений и выплат. Данные сводной ведомости сопоставляются с записями в Главной книге по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», и таким образом происходит сверка синтетического и аналитического учета расчетов по оплате труда. Синтетический учет расчетов с персоналом, состоящим в списочном составе предприятия осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту данного счета отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, дивидендов и других аналогичных сумм. По дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» фиксируются удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выплаченные суммы заработной платы, премий, пособий и другие удержания. Кредитовое сальдо счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» показывает задолженность предприятия перед работниками по начисленной, но не выданной заработной плате.
Таблица 2.3 – Синтетический учёт расчётов по оплате труда
| Наименование операций | Корреспонденция счетов | ||
| Сумма, руб. | Дт | Кт | |
| Сальдо на 1 мая 2008 г. | 1489506 | ||
| Начисление зарплаты рабочим основного и вспомогательного производства | 1173878 | 20,23 | 70 |
| Начисление зарплаты административно-управленческому персоналу | 273798 | 26 | 70 |
| Начисление премии предусмотренным положением о премировании и коллективным договором | 288828 | 20,23,26 | 70 |
| Начислено пособие за первые 2 дня болезни | 4560 | 20,23,26 | 70 |
| Начислено пособие по временной нетрудоспособности | 18810 | 69 | 70 |
| Выдана из кассы заработная плата | 1489506 | 70 | 50 |
| Удержание алиментов | 30906 | 70 | 76.1 |
| Удержание по исполнительным листам | 6900 | 70 | 76.4 |
| Личное страхование работников | 30309 | 70 | 76.3 |
| Удержание суммы ссуд | 18027 | 70 | 76.2 |
| Удержание подотчётных сумм | 7206 | 70 | 71 |
| НДФЛ | 162605 | 70 | 68 |
| Сальдо на 1 июня 2008 г. | 1503921 | ||
На каждого работника в начале года или при приеме на работу бухгалтерия предприятия открывает лицевой счет и заводит налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Кроме того, каждому работнику присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава организации. Чтобы выяснить сумму заработной платы, подлежащую выдаче на руки работнику, необходимо определить сумму заработка работника за месяц и произвести из нее необходимые удержания. Эти расчеты ведутся в лицевых счетах работников, а затем их результаты переносятся в расчетно-платежную и налоговую карточки. В расчетно-платежную ведомость заносят сумму начисленной заработной платы по ее видам, сумму удержаний по видам и сумму к выдаче. Для каждого работника в ведомости отводится одна строка. Расчетно-платежная ведомость не только является регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате, но и выполняет функции расчетного и платежного документа. Расчетно-платежная ведомость составляется в одном экземпляре, который подписывают главный бухгалтер и руководитель. Она служит кассовым документом, на основании которого производится выдача заработной платы работникам. Оформление ведомости допускается и при разовой выдаче денег на оплату труда (при уходе в отпуск, по больничному листу и другие). Но чаще разовые выплаты наличных денежных средств из кассы организации производятся по отдельным (оформленным на одного работника) расходным кассовым ордером.
При получении расходных кассовых ордеров или расчетно-платежных ведомостей кассир обязан проверить:
– наличие и подлинность подписи главного бухгалтера на документах, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – наличие разрешительной надписи (подписи) руководителя или лиц, на это уполномоченных. Разрешительная надпись о выдаче денег делается на титульном (заглавном) листе расчетно-платежной ведомости или на расходном ордере. Подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна, если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявления, счетах и другие) имеется его разрешительная надпись;
– правильность оформления документов, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнено бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые документы. Выдача денег по расходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления;
– наличие перечисленных в документах приложений.
В случае нарушения на предприятии хотя бы одного из этих требований выдача денег по оформленным таким образом документам не производится. Такие документы кассир должен вернуть в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Каждый получатель денег должен расписаться в расчетно-платежной ведомости. В получении денег получатель может расписаться только собственноручно чернилами или шариковой ручкой. При этом в расходном ордере полученная сумма должна быть указана таким образом: рубли – прописью, копейки цифрами. Если выдача определенной суммы денег из кассы не подтверждена распиской получателя в расходном кассовом ордере или расчетно-платежной ведомости, то такая сумма рассматривается как недостача денежных средств в кассе и взыскивается с кассира. На общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого указываются в расчетно-платежной ведомости. Расходные кассовые ордера после выдачи по ним денег немедленно подписываются кассиром. Приложенные к расходным ордерам документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).