3.2 Применение программы «БЭСТ-ОФИС»
Оценивая состояние казахстанского бизнеса, можно сказать, что середина 90-х годов и вступление в третье тысячелетие проходят под знаком борьбы за рентабельность. Доказательством этому является пристальное внимание к использованию имеющихся ресурсов и, соответственно, появление потребности в постановке и совершенствовании управленческого и оперативного учета на предприятиях. Данное обстоятельство наложило определенные требования к облику информационных систем - в том числе и адресуемых представителям небольших предприятий.
Рамки программных продуктов, опирающихся на бухгалтерскую модель обработки информации (т.е. на некий массив проводок, к которым "привязаны" данные аналитического учета и натуральные показатели) стали узкими и неудобными и для этой категории пользователей. Им - точно так же, как и более крупным субъектам рынка - необходима система управления бизнесом, которая базируется не на бухгалтерских записях, а на оперативном учете хозяйственной деятельности.
В то же время реализация такого подхода к разработке информационных систем ни в коей мере не нарушает существующие нормы ведения бухгалтерского учета и не создает дискомфорта в повседневной работе бухгалтерской службы.
Проиллюстрируем это на примере системы "БЭСТ-ОФИС", разработанной компанией "Интеллект-Сервис". Этот программный продукт предназначен для управления малыми предприятиями. Система поможет в учете денежных средств, взаиморасчетов, управлении закупками, запасами и продажами, а также в учете кадров.
Первичным в системе "БЭСТ-ОФИС" является оперативный учет, в рамках которого происходит регистрация документов движения денежных средств и товарно-материальных ценностей. Эта работа выполняется в специализированных подсистемах, ориентированных на менеджеров службы снабжения, работников склада и т.д. Таким образом, ввод информации по финансово-хозяйственной деятельности производится именно там, где она появляется. Эти же подсистемы обеспечивают обработку и анализ накопленных данных в соответствии с целями оперативного управления конкретным участком.
В условиях программы "БЭСТ-ОФИС" оформление документа включает в себя несколько стадий (этапов). Первая стадия - черновик - означает, что документ зарегистрирован в базе данных и находится в соответствующем журнале, однако изменение состояния указанных в нем ресурсов еще не произошло. Заметим, что данная стадия характерна только для кассовых и банковских документов. Вторая стадия - т.е. проведение документа - изменяет текущее состояние этих ресурсов (например, товарных запасов или денежных средств). При этом по документу формируется соответствующая хозяйственная операция, которая фиксируется в книге учета операций. Третья стадия - контировка - подразумевает разноску этой хозяйственной операции по счетам бухгалтерского учета.
Таким образом, текущая картина состояния дел (остатки товарно-материальных ценностей на складах, баланс расчетов с бизнес-партнерами и т.д.) складывается из информации, отраженной в тех документах, которые были проведены в оперативном учете, т.е. до прохождения этапа бухгалтерской обработки и, соответственно, она не "привязана" к счетам бухгалтерского учета. В роли связующего звена между отгрузками и платежами выступают сделки или документы-основания, дающие возможность контролировать взаиморасчеты по схеме "документ-документ". Работа в программе "БЭСТ-ОФИС" организована так, что, находясь в режиме работы с договорами или счетами, пользователь может не просто увидеть список всех связанных с ними документов, но и непосредственно обратиться к каждому документу. Кроме того, не покидая данный режим, можно создать документ на оплату, накладную на получение или отпуск товаров, откорректировать соответствующий счет-фактуру, а также подготовить справку о зачете обязательств.
Соответственно, сотрудникам бухгалтерии нет необходимости решать учетно-аналитические задачи, не связанные с ведением финансового учета и подготовкой отчетности для налоговых органов. Так, например, если бухгалтерия не сочтет это нужным, то при учете взаиморасчетов она сможет не "углубляться" в ведение аналитики - по документам-основаниям (договорам, счетам) и т.д., а формировать необходимые бухгалтерские проводки только "на уровне" контрагентов. Подробные отчеты и сводки, отражающие исполнение обязательств перед бизнес-партнерами, необходимые для решения различных текущих и перспективных задач, могут быть получены в соответствующих подсистемах, без каких-либо лишних усилий со стороны бухгалтерии.
С другой стороны, поскольку система опирается на единую базу данных, все документы, зарегистрированные в рамках оперативного учета, сразу же становятся "видны" и бухгалтерам предприятия. Момент формирования проводок по документам определяется самими бухгалтерами. Иными словами, контировка может происходить как непосредственно при регистрации документа, так и в отложенном режиме. Бухгалтерскую обработку хозяйственных документов можно вести либо в соответствующей подсистеме программного комплекса, либо там, где они были созданы, т.е. в подсистемах учета денежных средств, логистики и т.д. Для ускорения процедуры создания бухгалтерских записей можно использовать так называемые типовые проводки (т.е. шаблоны). Таким образом, бухгалтеру будет достаточно только раз "сформулировать" правило отражения той или иной хозяйственной операции, после чего оно будет неукоснительно соблюдаться компьютером. Это позволит разгрузить бухгалтерию предприятия от излишней рутинной работы и уменьшить количество ошибок в учете.
Что касается собственно ведения бухгалтерского учета, то он строится на рабочем план счетов. Этот план счетов формируется на основе типового плана счетов, предоставляемого программой, или вводится непосредственно.
Таким образом, использование системы "БЭСТ-ОФИС" поможет более рационально распределить обработку данных между бухгалтерами и представителями других служб (отделов) на небольших предприятиях и, следовательно, повысить эффективность их бизнеса в целом.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
1. В условиях рыночной экономики затраты на производство и реализацию продукции, формирующие себестоимость продукции – это важнейший показатель коммерческой деятельности предприятий, характеризующий степень и качество использования трудовых и материальных ресурсов, результаты внедрения новой техники, ритмичность производства, бережливость в расходовании средств, качество управления. Себестоимость продукции является исходной базой для определения цен, а также оказывает непосредственное влияние на прибыль, уровень рентабельности и формирование общегосударственного фонда - бюджета.
2. В отечественной практике управления затратами для целей планирования, учета и калькулирования затраты на производство продукции классифицируются по различным признакам: по виду производства, виду продукции, месту возникновения затрат, по составу и экономическому содержанию, и т.д. Для практического использования в системе управления формированием затрат целесообразно использовать классификацию по элементам и статьям затрат.
3. В условиях рыночной экономики классификация затрат в отечественном хозяйстве будет упрощаться и приближаться к зарубежной практике. В зарубежной практике широко принято подразделение издержек производства предприятия на постоянные, переменные, валовые и предельные. В развитых странах широко используется метод определения затрат на производство продукции по ограниченной, сокращенной номенклатуре калькуляционных статей. В затраты включаются только переменные расходы.
4. При переходе бухгалтерского учёта в Казахстане на международные стандарты, изменяются задачи, стоящие перед бухгалтерским учётом и его подсистемой - калькулированием. В этих условиях задача калькулирования - не просто обеспечить фактическую себестоимость изделия, а рассчитать такую себестоимость, которая в сегодняшних условиях работы предприятия на рынке могла бы обеспечить ему определенную прибыль. Исходя из рассчитанного уровня нужно так организовать производство, чтобы фактически обеспечить приемлемый уровень себестоимости и возможность ее постоянного снижения, поэтому в настоящее время центр тяжести в калькуляционной работе постепенно должен переноситься с трудоемких расчетов по распределению косвенных расходов и определению точной фактической себестоимости на прогнозные расчеты себестоимости, составление обоснованных нормативных калькуляций, организацию контроля за их соблюдением в процессе производства.
5.Издержки производства представляют собой стоимость всех применяемых для данного производства и удерживаемых от альтернативного использования ресурсов, включая как выплаты за привлекаемые со стороны ресурсы, так и затраты по удержанию от альтернативного использования неоплачиваемых собственных факторов производства, экономические издержки отличаются от бухгалтерских как по структуре, так и по величине. Использование позаказного метода учета затрат на производство применяется когда возможно его использование. Данный метод очень эффективен и значительно снижает себестоимость продукции.
6.Для аналитического учета затрат вместо «Книги учета затрат и выхода продукции» вести Лицевой счет (производственный отчет), формы 83 АПК, как это требует инструкция по бухгалтерскому учету затрат, что повысит аналитичность учета затрат.
7. В целях совершенствования учета затрат постепенно переходить на автоматизацию бухгалтерского учета. Таким образом, предложенные мероприятия по устранению выявленных недостатков в учете затрат и исчислении себестоимости продукции будут способствовать совершенствованию бухгалтерского учета затрат промышленных производств, что положительно скажется на себестоимости готовой продукции этих производств, а следовательно на экономической эффективности производства в целом.