Записи в учетные регистры могут производиться двумя способами: простым; копировальным.
Простые записи получают только в одном учетном регистре. Копировальные производятся с помощью копировальной бумаги одновременно в нескольких регистрах.
С помощью копировальной записи ведется кассовая книга, в которой листы, написанные под копирку, отрываются и служат отчетом кассира.
Записи в регистры должны производиться чернилами или пастой шариковой ручки четко, разборчиво, без подчисток и помарок. Пропуски страниц и строк не допускаются.
Способы исправления ошибок в бухгалтерском отчёте
Исправление ошибок в регистрах производится тремя способами: корректурным, сторнировочным («красное сторно»), способом дополнительной проводки.
Корректурный способ — это зачеркивание неправильного текста или суммы одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Сверху пишется правильная сумма или текст и делается оговорка «Исправленному верить» за подписью лица, производившего исправление. Этот способ исправления ошибок применяется тогда, когда ошибка обнаружена до составления баланса и не требуется изменить корреспонденцию счетов. Способ дополнительной проводки применяется тогда, когда корреспонденция счетов составлена правильно, но сумма указана меньше, чем следовало, или ошибка обнаружена после подсчета итогов. При этом составляется корреспонденция на недостающую сумму. Способ «красная строка» применяется при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. При этом неправильно указанная проводка записывается красными чернилами и при подсчете итогов эти суммы вычитаются. После этого составляется правильная корреспонденция.
Формы бухгалтерского учёта
Формы бухгалтерского учета Совокупность учетных регистров, используемых организацией для отражения хозяйственных операций, образует форму бухгалтерского учета. Существующие формы бухгалтерского учета отличаются именно набором учетных регистров и системой их взаимодействия. Объединяет формы бухгалтерского учета то, что все хозяйственные операции подтверждаются первичными учетными документами и отражаются в учетных регистрах методом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов. Форма бухгалтерского учета это организация информационной системы, обеспечивающая в определенной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологических и систематических записей, синтетического и аналитического учета в целях осуществления текущего контроля фактов хозяйственной жизни и составления отчетности. Различают мемориально-ордерную, журнально-ордерную, упрощенную и автоматизированную формы бухгалтерского учета.
Сущность и особенности упрощённой формы бухгалтерского баланса
Упрощенная форма бухгалтерского учета применяется на малых предприятиях, имеющих на балансе собственные основные средства и осуществляющих большое количество банковских и расчетных операций.
Для учета операций по упрощенной форме учета применяются следующие формы учетных регистров:
B-I Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений;
В-2 Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям;
В-З Ведомость учета затрат на производство;
В-4 Ведомость учета денежных средств и фондов;
В-5 Ведомость учета расчетов и прочих операций;
В-6 Ведомость учета реализации;
В-7 Ведомость учета расчетов с поставщиками;
В-8 Ведомость учета оплаты труда;
В-9 Ведомость (шахматная).
Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов согласно рабочему плану счетов. Каждая хозяйственная операция отражается в двух ведомостях: в одной по дебету счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту, в другой — по кредиту счета с указанием корреспондирующего счета по дебету. Остатки средств по ведомостям синтетического учета должны сверяться с данными кассовой книги и ведомостями аналитического учета. Обобщение данных за отчетный период производится в шахматной оборотной ведомости, на основании которой составляются оборотная ведомость по синтетическим счетам и баланс.
Сущность и особенности мемориально-ордерной формы учёта
Журнально-ордерная форма учета основана на применении журналов-ордеров, в которых сочетаются хронологическая и систематическая записи. Записи операций в журналы-ордера производятся из первичных документов, отчетов материально ответственных лиц или накопительно-группировочных ведомостей. Каждый журнал представляет собой одновременно журнал и сводный мемориальный ордер. Журналы-ордера открываются по каждому синтетическому счету. Все журналы-ордера построены по кредитовому признаку. Записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом других счетов в шахматном порядке. Такой прядок записи позволяет записать операцию одновременно по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Для контроля за движением средств могут применяться накопительные ведомости. В некоторых журналах-ордерах ведется синтетический и аналитический
учет. По тем счетам, по которым аналитический учет в журналах не ведется, данные отражаются в карточках аналитического учета (но учету основных средств, товаров и т. д. ). Итоги карточек записываются в оборотную ведомость по аналитическим счетам. Итоговые данные по журналам-ордерам сверяются с другими журналами-ордерами. После сверки итоги журналов-ордеров переносятся в Главную книгу и отражаются по дебету каждого счета, кредитовые обороты отражаются справочно. Данные оборотной ведомости по аналитическим счетам сверяются с итогами Главной книги. После проверки итогов составляется баланс.
Сущность и особенности журнально-ордерной формы
Основой мемориально-ордерной формы учета являются мемориальные ордера. При этой форме учета на каждый первичный документ или группу однородных первичных документов составляется мемориальный ордер. Для обобщения однородных хозяйственных операций могут составляться накопительные ведомости. В мемориальных ордерах записывается краткое содержание операции со ссылкой на документ, приводится корреспонденция счетов и суммы. Мемориальный ордер подписывается главным бухгалтером, и указывается дата его составления. На основании мемориальных ордеров производятся записи в регистрационный журнал, где каждому ордеру присваивается порядковый номер. Кроме того, мемориальные ордера записываются в Главную книгу, а также в карточки аналитического учета: В конце отчетного периода на основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам. На основании карточек аналитического учета составляется оборотная ведомость по аналитическим счетам. После сверки данных по оборотным ведомостям синтетического и аналитического учета составляется баланс. Мемориально-ордерная форма учета не ограничивает количество применяемых счетов. Недостатком этой формы учета является многократная запись одних и тех же данных, разобщенность синтетического и аналитического учета, хронологической и систематической записи. Основную массу работы приходится выполнять в момент составления отчета.
| 01 | Основные средства А | 52 | Валютные счета А |
| 02 | Амортизация основных средств А | 60 | Расчёты с поставщиками и подрядчиками П |
| 04 | Нематериальные активы А | 62 | Расчёты с покупателями и заказчиками А |
| 05 | Амортизация нематериальных активов П | 66 | Расчёты по краткосрочным кредитам и займам П |
| 10 | Материалы А | 67 | Расчёты по долгосрочным кредитам и займам П |
| 19 | Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям А | 68 | Расчёты по налогам и сборам П |
| 20 | Основное производство А | 69 | Расчеты по социальному страхованию и обеспечению П |
| 23 | Вспомогательное производство А | 70 | Расчёты по оплате труда П |
| 25 | Общепроизводственные расходы А | 71 | Расчёты с подотчётными лицами А-П |
| 26 | Общехозяйственные расходы А | 76 | Расчёты с разными дебиторами и кредиторами А-П |
| 43 | Готовая продукция А | 80 | Уставный капитал П |
| 44 | Расходы на продажу А | 81 | Собственные акции(доли) А |
| 45 | Товары отгруженные А | 90 | Продажи А-П |
| 50 | Касса А | 94 | Недостачи и потери от порчи ценностей А |
| 51 | Расчётный счёт А | 99 | Прибыли и убытки А-П |