2.4 Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации
Для достижения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организация обязана проводить инвентаризацию в ходе которой проверяют фактическое наличие, состояние и оценку материалов в натуральном и стоимостном выражении. Проверка фактического наличия материалов производится путем пересчета, перевешивания, перемеривания. Не допускается вносить в опись данные об остатках ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Инвентаризация проводится в соответствии с порядком установленном на предприятии и в обязательных случаях:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственных лиц;
- при выявлении хищения, порчи, в случае чрезвычайных ситуаций;
- при ликвидации или реорганизации предприятия.
Организует и руководит инвентаризацией руководитель, его заместитель или главный бухгалтер. Проводит ее постоянно действующая инвентаризационная комиссия (учитывая большой объем работ на предприятии может быть несколько комиссий), назначенная руководителем, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и так далее) (Приложение 15). В ее состав включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты (юристы, техники, инженеры и так далее), представители службы внутреннего аудита, независимые аудиторы. Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица и всех членов комиссии, если хотя бы один из них отсутствует, результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.
Бухгалтер к моменту инвентаризации составляет инвентаризационную опись материалов по складам или объектам (Приложение 16). Также в ходе инвентаризации проверяется и наличие оборудования, которому присваивается инвентарные номера (Приложение 17) Все материальные ценности должны быть оприходованы к этому моменту, складские операции не проводятся. Кладовщик дает расписку о том, что все материалы оприходованы и неоприходованных ценностей нет. При хранении материалов в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опломбировывается). Материалы, поступающие во время проведения инвентаризации принимаются в присутствии членов комиссии и заносятся в отдельную опись "Товарные ценности, поступившие во время инвентаризации" с указанием даты поступления, номера приходного документа, наименования товара, количества, цены, суммы и приходуются после инвентаризации. При длительном проведении инвентаризации, только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера в присутствии членов комиссии могут отпускаться материалы. Они заносятся а отдельную опись "Материалы, отпущенные во время проведения инвентаризации". По данным заполняется инвентаризационная опись по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других данных.
Данные инвентаризации сравнивают с учетными. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации, оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости.
Пример:
В ООО "Монострой" 30 марта 2008 года была уволена кладовщица – Шипулина Г.Я., на ее место была назначена – Букина М.Н. На предприятии была проведена внеплановая инвентаризация в связи со сменой материально-ответственного лица. Расхождений фактических остатков материалов на складе с данными учета и в бухгалтерии выявлено не было.
А при выявлении расхождений с данными бухгалтерского учета недостачи и излишки отражаются в учете в соответствии с п.3 ст.12 Федерального Закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 № 129-ФЗ [3].
Если выявлены излишки, в оценке аналогичных запасов, состоящих на учете в организации, или (при их отсутствии) по рыночной стоимости выявленных излишних ценностей, отражая как прочие доходы на основании ведомости № ИНВ-26.
Оприходованы излишки материалов, выявленные при инвентаризации:
Д-т сч. 10 "Материалы" К-т сч. 91-1 "Прочие доходы и расходы"
Суммы недостач и порчи запасов учитываются: по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета запасов – в части договорной (учетной) цены запаса; по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 16 "Отклонение в стоимости материалов" при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов.
При порче материалов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи. Недостача запасов и их порча списывается со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в пределах норм естественной убыли на счеты учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу.
Недостачи в пределах норм естественной убыли списаны на затраты:
Д-т сч. 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Недостача запасов в пределах норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. Она может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально-ответственного лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц. В том случае если после зачета по пересортице, все же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. При хищении и сверх норм естественной убыли – за счет виновных лиц. Списана недостача при установлении виновного лица:
Д-т сч. 73-2 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты.
Списана недостача при неустановлении виновного лица:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы" К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
В материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращение в соответствующие органы (органы МВД России, суд и так далее) по фактам недостач, и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля) или специализированных организаций.
Материалы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы. Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации.
Инвентарь и хозяйственные принадлежности (далее ИХП), находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально-ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи ИХП заносят наименования в соответствии с номенклатурой. При инвентаризации ИХП, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи. ИХП пришедшие в негодность и не списанные, в опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности. По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.
Заключение
Улучшение использования оборотных фондов важнейшая задача промышленных предприятий. Чем лучше используются сырье, топливо, вспомогательные материалы, нет неликвидных и залежалых материальных запасов, тем меньше их расходуется для выработки определенного количества продукции, тем самым создается возможность увеличить объем производства промышленной продукции и, следовательно, увеличить прибыль предприятия.