Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах. В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений. Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники. Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела. Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов. На этапе диагностики ДОУ: изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты положения инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая подготовку и оформление служебных документов, обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнении, учет и регистрацию документов рассмотрение и согласование документоведение контроля сроков исполнения документов обеспечение хранения и уничтожения документов анализируется состав документов и принципы их систематизации изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством, проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании, рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы, выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения. На этапе проектирования ДОУ: формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию утверждению визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов; формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов; разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес единиц);проектируются системы учета регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов, оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации. На этапе регламентации ДОУ: происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов, осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.
Заключение
В заключение хотелось бы отметить, что административная реформа, осуществляемая в нашей стране, направлена на решение задач совершенствования процессов государственного управления, повышения его эффективности. Неотъемлемой частью реформы является документационное обеспечение, которое служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативной правовой и методической базы документационного обеспечения управления. Как в рамках государственных структур, так и в коммерческих фирмах ведутся более или менее масштабные (и затратные) работы по внедрению электронных систем документооборота, ERP систем. Все это, безусловно, моменты положительные, но вместе с тем нельзя закрывать глаза и на отрицательные тенденции современного развития системы управления и его документационного обеспечения, в том числе кадровой деятельности. В последние годы идет размывание нормативно-методической основы, как документирования, так и организации работы с документами. Государственные стандарты, в том числе и в сфере работы с документами, которые и так можно пересчитать по пальцам трансформировались из обязательных в рекомендательные. Государственная система документационного обеспечения управления, которой гордились 25 лет назад, не переутверждалась с 1988 года и не переиздавалась с 1991 года.
Фактически единственным нормативно-методическим документом для всей страны осталась Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Другие разработки, даже если и пишутся, то не могут дойти до потребителя. Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов. Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.
Список использованной литературы:
1. Басаков М.И. Делопроизводство:М,2004
2. Ватолина М.В. Организация работы с документами Р-на-Д.,2004
3. Организация работы с документами :Учеб.-М:Инфра,1998
4. Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // www.termika.ru
5. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005. - № 23. - ст. 2199